Hvordan bokføre en mottatt faktura via Mamut Autoinvoice

[#1]

I Mamut kan du velge å bokføre en mottatt faktura direkte fra Autoinvoice modulen. Her er det flere fordeler, blant annet er den ferdig utfylt, samt legger ved fakturaen som et vedlegg til bilaget i hovedboken automatisk. Du kan endre både konto og avdeling/prosjekt fra vinduet i Autoinvoice for bokføring.

Bokføringsvinduet kan enten åpnes ved å klikke Bokfør inne på en faktura/kreditnota i Motta dokumenter, eller ved å klikke direkte på Bokfør mottatte dokumenter.


Det gjøres et søk på organisasjonsnummer for å finne leverandøren i databasen deres. Hvis det ikke er treff, må du velge leverandør ved å klikke på Leverandør knappen.

Bokføringsvinduet viser alle produktlinjene på fakturaen, og gir deg mulighet til å velge hvilken  hovedbokskonto de skal føres mot. Det er også mulig å ekskludere en produktlinje, ved å sette Produkttype til Ignorer. Klikk på enten Opprett bilag i bilagsregistrering eller Bokfør i hovedbok.


Knappen Innstillinger oppe i venstre hjørne gir deg muligheten til å bestemme hvilke kolonner som skal vises, samt hva  som skal skje når en faktura/kreditnota er bokført

[Anonymous]

Hei

Jeg har bokført min første inngående faktura via Autoinvoice.

Det gikk fint å bokføre den, men jeg fikk beskjed om at ikke vedlegget ble lagt med.

Vet dere hva det kan skyldes?

[Øystein Rambøl]

Den sannsynlige årsaken til dette er at filene som skal lagre disse vedleggene er skadet.

Gå inn i Mamut på Fil - Databaseverktøy - Gå til firmadatabasens dokumentområde.

Gå så inn i mappen Documents og derfra inn i mappen Attachments.

Du skal der har 3 filer: 

• _attachments.CDX
• _attachments
• _attachments.FPT

Sjekk størrelsen på den siste (_attachments.FPT). Om denne er på 1 KB eller mindre er det ingen vedlegg lagret og du kan slette disse filene. Når du så prøver lagre vedlegg på nytt fra Autoinvoice skal det opprettes nye filer og lagringen skal fungere.

Om filen er større bør du kontakte Mamut One Support for å sende inn en sikkerhetskopi for korrigering.

[Anonymous]

Jeg får også melding om at vedleggene ikke blir lagret, og jeg har utført det som er foreslått her, men det blir ikke noe bedre. Har dere noen flere tips til hvordan vi skal få lagret vedleggene?

[Øystein Rambøl]

Om du går inn på et bilag i hovedbok og klikker på knappen med binders-ikon.

Kan du legge til et vedlegg der og lagre det?

Og om du åpner og lukker hovedbok, ligger vedlegget på bilaget fremdeles?

[Anonymous]

Nei, det gjør ikke det

---

[Øystein Rambøl]

Da er det fremdeles feil på disse 3 filene.

Gå til mappen der de ligger og slett eller flytt de på nytt.

Åpne så hovedbok, velg et bilag og legg inn et vedlegg.

Lagre bilaget og lukk og åpne hovedbok på nytt.

Om vedlegget nå ligger i bilaget er filene i orden og det skal også fungere å lagre vedlegg fra Autoinvoice.

[Anonymous]

Da fungerte det 🙂 Takk for hjelpen

[Anonymous]

Hei Turid, når man bokf en lev.fakura via aut.invoice, hvor ble faktura arkiver? opprettet aut.invoice bilag nr? hvordan er det å korr.bilag etter å ha ovef til hoved? er det samme som gamle måte?

[Anonymous]

Leser Autoinvoice forfallsdato på mottatt faktura, eller bruker Mamut informasjonen fra leverandør-kortet for dette? Er viktig å få dette korrekt ang. remitteringen for å unngå betalingsvarsler, tenker jeg.

[MaciejA]

Ved overføring til hovedbok blir et IF bilag opprettet, det kan man korrigere på vanlig måte som tidligere :
https://community.visma.com/t5/Brukertips-i-Mamut-One/Hvordan-reversere-bilag-direkte-fra-hovedboken...

Vedlegg blir arkivert i FTP filen - som finnes under Fil - Databaseverktøy - Gå til firmadatabasens dokumentområde.
Gå så inn i mappen Documents og derfra inn i mappen Attachments.

Det blir ikke mulig å åpne den filen og hente vedlegg derfra men vil bli mulig å se orginalutskrift som vedlegg i hovedboken.

For å kunne se vedlegg knyttet til bilag trykk på binders ikonet oppe i verktøylinja i hovedbok.

[MaciejA]

Mamut henter forfallsdatoen automatisk fra den innkommende faktura.
Hvis ønskelig kan denne overstyres manuelt fra vinduet i Autoinvoice for bokføring.