Brukertips i Visma AutoCollect

Slik kommer du i gang med AutoCollect i Visma.net!   For at du skal kunne bruke AutoCollect må du ha følgende roller i Visma.net Financials: API User Financials User App Store administrator Rollene kan settes opp her:  Gå til Visma.net Admin Velg Brukere og roller Finn aktuell bruker i oversikten Legg til Financials User og API user under felt for Financials   Etter dette kan AutoCollect aktiveres:   Gå til Meny → Kundereskontro → AutoCollect Trykk på Gå til App Store godkjenning. Dette er en app som må lastes ned for å gi tilgang til å hente data fra Visma.net.   Trykk på Angi tillatelser på siden du dirigeres til:     Velg selskapet du ønsker å gi tilgang til:     Videre, trykk på Accept, Integrer og Aksepter igjen   Gå gjennom stegene i veiviseren og les avtale i siste steg     Gratulerer! Visma.net AutoCollect er nå aktivert og du kan begynne å bruke tjenesten.  

Når du har logget inn i Visma.net Financials og går til fanen AutoCollect vil du til enhver tid kunne se status på aktive saker sendt til oppfølging.   Trykk på fanen Sendt til AutoCollect og Gå til faktura   I denne fanen vil du finne informasjon om når faktura er sendt inn, hva restbeløpet er på og hvor i løpet faktura ligger, samt se sakshistorikk med brevutsendelser og tiltak.        Ønsker du å se enda mer detaljer kan vår eksterne portal Kreditorweb brukes. I Kreditorweb finner du all historikk på sakene, brevene som er sendt og du har mulighet til å ta ut rapporter.

I AutoCollect for Visma.net har du mulighet til å endre status på faktura som er sendt til AutoCollect for oppfølging.   For å endre status, gjør følgende:    Trykk på Sendt til AutoCollect   Trykk på Gå til faktura   Her har du mulighet til å pause eller stoppe og avslutte faktura i sin helhet.     Hvis du velger Pause saksoppfølging vil faktura pauses hos oss og avsluttes etter 6 måneder. Faktura må gjenopptas tidligere for å fortsette pågang.  Hvis du velger Stopp og avslutt saksoppfølging vil vi avslutte saken i sin helhet. Obs! Hvis faktura er registrert til inkasso vil det kun være mulig å avslutte faktura. Minner om at avslutning av inkassosak kan medføre faktura for påløpte inkassoomkostninger i henhold til avtale.   For å gjenoppta en faktura som er tidligere er pauset, velg Gjenoppta saksoppfølging:      

Visma Inkasso er utviklet med løsning for at Visma Financials Solutions sender en purring uten gebyr før inkassovarsel. Hvis dette er ønskelig gjøres følgende i oppsettet:    Hvis du setter på hake betyr det at faktura kan oversendes tidligst 7 dager etter forfall på opprinnelig faktura, og Visma Inkasso sender Purring uten gebyr som første brev.    Hvis du ikke setter på hake betyr det at faktura kan oversendes tidligst 14 dager etter forfall på opprinnelig faktura, og Visma Inkasso sender Inkassovarsel med gebyr som først brev.   Merk: Vi anbefaler at inkassovarsel sendes som eneste purring da det minsker kredittiden med flere dager og gjør at innbetaling kommer raskere på konto.  Hvis Visma Inkasso aktiveres mister du mulighet til å kunne sende purring selv fra eAccounting. Sett derfor hake på Send betalingspåminnelse før inkassovarsel dersom du likevel ønsker at det sendes når faktura overføres til Visma Inkasso.        

Når du skal tapsføre faktura i regnskapet er det viktig at dette ikke meldes som en betaling eller kreditering til AutoCollect. Benytt derfor en bilagsart som ikke rapporteres til AutoCollect - En bilagsart som ikke har en Innfordringsbilagsart knyttet opp i fanen Bilagsarter.   I eksempelet nedenfor har vi benyttet: Bilagsart 2 - Tapsføring/ Korrigering Debet Tap på fordring - konto 7830 Kredit Kunde  Motref mot faktura som skal tapsføres   (Merk: Konsekvens av å tapsføre feil / bruke feil bilagsart er at vi får beskjed om at saken er betalt - og avslutter saken. Skyldner (kunden din) får da et brev om at saken er avsluttet og kan i noen tilfeller få en faktura med påløpte renter og gebyr. Er dette feil, medfører det manuell korrigering for deg - og at vi må kontakte skyldner for å beklage)

Det er mulig å benytte behandlingsmenyen for å matche post-mot-post i tilfeller der betalingen ligger åpen på reskontro. Manuell matching av betalinger eller kreditnota mot en faktura sendt til AutoCollect, kan utføres fra tabellen Alle åpne poster.   Det er viktig å merke seg er at eneste alternativ for manuell matching av en faktura som bærer en verdi i kolonnen Innfordrings-ID er Match post mot post.  De andre prosessene for å matche Match like beløp og Match referanser er ikke tilgjengelig for fakturaer sendt til AutoCollect.   Når betalingsbeløpet (Bank) er lik summen av fakturabeløpet +  purregebyr + renter, varsles AutoCollect om hele beløpet. AutoCollect lager i tillegg en korreskjonsføring for å utligne hele betalingsbeløpet.   Eksempel på korreksjonsbunt opprettet etter Match Post mot post  betaling mot faktura  + renter og gebyr    

Innbetalinger direkte til klientens konto Innbetalinger gjort direkte til klientens konto trengs kun å matches med den aktuelle fakturaen. Hvis dette gjøres vil det bli sendt beskjed om dette til Visma Financial Solutions og faktura blir justert i henhold til denne innbetalingen. Innbetaling direkte til klientens konto med purregebyr og renter i Visma Net AutoPay Hvis innbetalingen inneholder både fakturabeløp, purregebyr og renter vil dette automatisk oppdateres hvis Visma.net Autopay benyttes. For innbetalinger med KID-nummer eller motref. vil følgende skje i Visma Business:   Innbetalingen blir matchet med KID eller motref. i bilagsregistreringen Visma Business sjekker om det er en verdi i kolonnen Innfordrings-ID, og om det er purregebyr eller renter utestående i tillegg til fakturabeløp på aktuell faktura.   Hvis Nei: Føringen går kun mot fakturabeløp Hvis Ja: Visma Business setter inn flere buntlinjer i oppdateringen   Linjene i bunten vil da være:  Bank (Total innbetaling)  Fakturabeløp Purregebyr Renter Overbetaling  (for mye betalt beløp booket som en overbetaling på kunden). Se mer info i Ekstratekst. Eksempel på innbetaling av faktura + renter og gebyr   Kontoer som benyttes i føringen beskrevet ovenfor er gjort på bakgrunn av hva som er satt opp som kontoer i innfordringsavtalen i AutoCollect. Beløpene hentes fra utestående rente- og gebyr på aktuell faktura i fanen Åpne poster.   Krediteringer Krediterer du en faktura vil dette fanges opp av AutoCollect så lenge kreditnota matches mot faktura som er sendt til AutoCollect.

I tilfeller hvor du skal matche post mot post på poster som er sendt til AutoCollect har du kanskje opplevd å få en feilmelding om at du ikke kan matche. Grunnen til det er at du forsøker å matche flere poster samtidig.    I AutoCollect på versjon 16 av Visma Business er det dessverre ikke mulig å matche flere poster enn én og en samtidig, post mot post. I AutoCollect fra versjon 17 av Visma Business kan du matche flere poster samtidig.       

I fanen Faktura under behandling i AutoCollect har du oversikt over fakturaer som er sendt til AutoCollect og ligger til behandling hos oss.   I oversikten har du informasjon om følgende vedr. beløp: Beløp i valuta Restbeløp i valuta Utestående gebyr i valuta Utestående rente i valuta   I flere tilfeller kan du motta direktebetalinger av hovedbeløp som synkroniseres via AutoCollect og over til oss. I de tilfellene vil påløpte renter og gebyr stå igjen og vi vil purre videre med rentenota. Det vil se slik ut i fanen:      Disse postene vil ligge åpne i fanen for at du skal ha en oversikt over hva som står åpent hos oss av resterende renter og gebyrer. I det saken avsluttes hos oss med betaling eller avskriving vil posten forsvinne fra fanen.   Hvis du ønsker at vi ikke skal purre på resterende renter og gebyr kan dere gi beskjed om det fra AutoCollect ved å velge Lukk krav.   Gjør følgende: Marker posten du vil avslutte --> Høyreklikk --> Behandling --> Oppdater AutoCollect-status      

Endre status Du har mulighet til å gi beskjed om endringer fra AutoCollect på faktura som er sendt til oppfølging hos oss.     Gå til fanen Faktura under behandling Trykk på den/de aktuelle faktura du ønsker å endre  Trykk på knapp (17.01)  eller høyreklikk - velg Behandling - Oppdater AutoCollect-status. Velg aktuell type og trykk Send.   Her har du mulighet til å:   Sette faktura på pause - Pause Oppheve pause - Fortsett Avslutte sak - Lukk krav Sende melding til saksbehandler  - Melding   Obs! Hvis faktura er registrert til inkasso vil det kun være mulig å sende melding til saksbehandler eller avslutte faktura ved å velge Lukk krav.   Dersom du velger å avslutte faktura med status Inkasso må du være oppmerksom på at du i henhold til avtalen med Visma kan bli belastet med omkostninger som har påløpt i saken. Det er mulig å endre flere faktura samtidig som skal ha samme status.

Versjon 16.10 og 17.01 av Visma Business   Sende faktura til AutoCollect manuelt Gå til fanen Purre- eller inkassoforslag Marker den/de faktura du vil sende Trykk på knapp (versjon 17.01)    eller høyreklikk  - velg Behandling - Send til AutoCollect (versjon 16.10) Fakturaene sendes til AutoCollect! Sende faktura til AutoCollect automatisk Sett opp tidsstyrt prosess med Autooverføring for å automatisere denne rutinen. Du ser hvordan i dokumentet - Tidsstyrte prosesser, Message queue og klientovervåkning   Hvorfor blir ikke faktura overført til purring/inkasso? Innfordrings valideringsstatus  Hent opp felt Innfordrings valideringsstatus i purre- eller inkassoforslaget. Der får du varsling dersom noen av postene ikke oppfyller kravene for oversending til AutoCollect. Dobbelttrykk i feltet Innfordring valideringsstatus for å se hva som mangler. Det er 3 hovedårsaker Krav på Åpen post har mangler eller er ugyldig. Krav ihht oppsett i avtalen er ikke oppfylt. Krav for informasjon på kunden er ikke oppfylt.    

Nedenfor finner du veiledning og linker for å kunne migrere fra gammel til NY Visma Business AutoCollect.

AutoCollect skal fange opp innbetalinger og krediteringer for å rapportere føringer til oss.   Innbetalinger direkte til klientens konto: Innbetalinger gjort direkte til klientens konto må kun matches mot den aktuelle fakturaen. Hvis dette gjøres blir det sendt beskjed til Visma Financial Solutions og faktura vil bli justert i henhold til innbetalingen. Innbetaling direkte til klientens konto med purregebyr og renter i Visma.net AutoPay: Hvis innbetalingen inneholder både fakturabeløp, purregebyr og renter vil dette automatisk oppdateres hvis Visma.net Autopay benyttes.   For innbetalinger med KID-nummer eller motref. vil følgende skje i Visma Business: Innbetalingen blir matchet med KID eller motref. i bilagsregistreringen Visma Business sjekker om det er en verdi i kolonnen Innfordrings-ID, og om det er purregebyr eller renter utestående i tillegg til fakturabeløp på aktuell faktura. Hvis Nei: Føringen går kun mot fakturabeløp Hvis Ja: Visma Business setter inn flere buntlinjer i oppdateringen. Linjene i bunten vil da være: Bank (Total innbetaling)Fakturabeløp Purregebyr Renter Overbetaling (for mye betalt beløp bokføres som en "overbetaling" på kunden). Se mer info i Ekstratekst.   Eksempel på innbetaling av faktura + renter og gebyr: Kontoer som benyttes i føringen beskrevet ovenfor er gjort på bakgrunn av hva som er satt opp som kontoer i fanen Regnskapsinformasjon i Innfordrings-avtalen. Beløpene hentes fra utestående rente- og gebyr på aktuell faktura i åpne poster. Krediteringer Krediterer du en faktura vil dette fanges opp av AutoCollect så lenge kreditnota har Innfordring-bilagsart for kreditnota og matches mot faktura som er sendt til AutoCollect.

Innfordring-bilagsart settes på bilagsarter for å definere de arter som brukes i forbindelse med AutoCollect. Det er viktig at bilagsartene som brukes defineres med dette for at AutoCollect skal fange opp føringer, og at poster skal dukke opp i purre-forslaget.    Gå til Bilagsarter i Visma Business og hent opp felt Innfordring bilagsart:   Bilagsart 1. Bank = Betaling (dobbeltklikk i Innforing-bilagsart for å få opp valg)  Bilagsart 11. Utgående faktura = Faktura Bilagsart 12. Utgående kreditnota = Kreditering Bilagsart 17. Renter = Renter og gebyr Bilagsart 18. Gebyr = Renter og gebyr Bilagsart 198. Inkassooppgjør = Oppgjør     Dette er de mest standard artene som må defineres. Hvis dere bruker flere arter til f.eks. betaling må dere sette gjeldende arter med Betaling i Innfordring bilagsart-felt for at AutoCollect skal fange opp føringen.  Hvis dere bruker flere arter til f.eks. faktura må du sette gjeldende arter med Faktura i Innfordring bilagsart-felt for at de skal dukke opp i purreforslaget.    Bilagsartene vil dukke opp i Visma Business Parameter i Innfordrings-avtalen i AutoCollect:          

Det kan være flere grunner til at faktura ikke kan sendes fra purre- eller inkassoforslaget.    Dersom dette skjer, undersøk følgende:  Faktura må ha passert antall Løpedager definert i Innfordrings-avtalen Kunden eller faktura må ikke være merket med Purrefritak Feltene Antall purringer og Purret pr. dato må være tom (delete innhold i feltene) Oppgjortstatus må være 1. Helt åpen post eller 2. Delvis åpen post Innfordring-bilagsart må være definert i Innfordrings-avtalen. Les mer om dette her.   I forslaget kan du hente opp felt Innfordring valideringsstatus. Der mottar du varsling dersom noen poster som ligger i forslaget ikke oppfyller kravene for oversending. Dobbeltklikk i feltet for å få opp statusene:   

Inkassolisten sendes alltid som PDF på e-post (definert i Innfordrings-avtalen) førstkommende tirsdag etter at inkassovarselet har forfalt. Det vil ikke skje noe med postene med mindre de overføres fra Visma Business og AutoCollect.   For å besvare listen direkte i AutoCollect - Neste Generasjon gjøres følgende:  Gå til fanen Inkassoliste Marker den/de faktura du ønsker å overføre Trykk på knapp   for v.17.01 av VB eller Høyreklikk - Velg Behandling - Godkjenn for inkasso for v.16.10 av VB.    Postene er nå overført til inkasso!    Vår anbefaling er at Inkassoliste med automatikk benyttes slik at du opplever en så automatisert tjeneste som mulig. Det vil også redusere kredittiden ved å overføre til inkasso raskt. Det er viktig at poster som det sendes inkassovarsel på sendes til inkasso fortløpende for å holde oss til god inkassoskikk, det minsker også mulighet for innsigelser fra din sluttkunde på kravene i ettertid.   Når inkassolisten med automatikk kommer vil postene overføres påfølgende torsdag. Du stopper de du ikke vil oversende i fanen Faktura under behandling. Se hvordan det gjøres her. 

For fullstendig artikkel rundt automatisk bokføring av purre- og inkassooppgjør gå hit. Denne artikkelen omhandler kun hvordan du setter opp din mellomværende konto riktig.    Bankkonto motpost   Vi anbefaler at du oppretter en egen bankkonto for føring av purre- og inkassooppgjør fra AutoCollect. Navnet på denne bankkontoen kan være Mellomværende AutoCollect.   Når innbetalingen kommer i banken kan du føre beløpet direkte mot denne kontoen da alle andre føringer allerede er gjort automatisk mot kundereskontro, inntektskontoer og mva-konto av AutoCollect.  Bankkontoen settes opp likt som bildene nedenfor:           Obs! Kontoen kan ikke være merket som avregningskonto.  Obs!! Husk å legg opp betalingsmetode 1 som vist på bildet.    Bankkonto posteringstype   Føringstype må angis da alle inntekter/utgifter blir ført som en bank/kontant transaksjon. Denne settes normalt til kode “Utbetaling”, for eksempel kode 4.    Merk at posteringstype må være gyldig for den bankkonto som er satt i oppsettet i Visma.net ERP.  Det er ikke mulig å validere denne, så sjekk at denne har korrekt verdi i henhold til oppsett i Visma.net ERP. Det ser du her i Visma.net ERP:   

Viser hvordan purre- og inkassooppgjør automatisk blir bokført i Visma.net ERP

Vi anbefaler at du bruker en purreflyt med vår betalingsinformasjon! Hvorfor, lurer du kanskje på?   Det er enkelt og oversiktlig for kunden din: Alle faktura som sendes til oppfølging samme dag samles på et og samme inkassovarsel til kunden. Oversiktlig og ryddig for kunden din. Flere faktura blir betalt til oss = Mindre rom for feil Færre direktebetalinger å håndtere Færre feil innbetalinger å håndtere Færre overbetalinger å utbetale Vi remitterer fortløpende    Vi får rett og slett bedre kontroll på faktura til oppfølging som gjør at vi reduserer feil og vi får mer fornøyde kunder! Hvordan endrer du purreflyt til vår betalingsinformasjon? 1. Gå til Innfordringsavtale →  Overordnet informasjon  → Purreflyt Velg 60 (Samlepurring klientkonto)  Trykk Oppdater og send avtaleinformasjon eller (hvis du ikke har denne knappen) gå via behandlingsmeny og trykk Aktiver AutoCollect     Litt historie: Når AutoCollect ble lansert, helt tilbake til 2003, tok det noen dager fra en kunde betalte til betalingen ble mottatt og bokført. Det var derfor viktig i utviklingen av løsningen at vi sikret raskest mulig betaling for kundene. Dette er historie nå - betaler en kunde idag, kan vi faktisk remittere samme dag, senest dagen etter.  Og når vi erfarer utfordringene med feil innbetalinger ser vi at fremover må vi purre med vår konto og KID.   Litt fremtid: Fremtidens innfordring blir at vi sender purringer & inkassovarsel med vår konto og KID. Dette henger sammen med fagsystemet og hvordan vi sikrer god kontroll og oversikt, både for våre kunder og sluttkunder.    PS! Dette gjelder for kunder som har ny AutoCollect i Visma Business, ikke pop-up vinduet med purreforslag. Har du pop-up vinduet kan du først endre til denne purreflyten etter migrering.  Les om migrering her

Det er enkelt å gå fra AutoCollect (portal) til vår innebygde AutoCollect direkte i Visma.net - alt du trenger å gjøre er å aktivere i Visma.net!       Se her for hvordan du kommer i gang med innebygd AutoCollect.   Faktura du allerede har sendt til AutoCollect vil bli fulgt opp som før. Du vil også ha mulighet til å følge opp disse inne i vår Kreditorweb sammen med faktura sendt via ny AutoCollect.