Brukertips i Visma AutoCollect

Visma Financial Solutions har sitt eget KID- og kontonummer på brevene som sendes ut både på purre- og inkassostadiet. Hvis du velger å ha automatisert purre- og inkassooppgjørene skjer følgende når din kunde betaler inn:    Dere vil få et remitteringsbilag som er et grunnlag for denne utbetalingen Dere vil få utbetalt pengene til bankkonto oppgitt i oppstart Dere vil få inkassooppgjøret automatisk bokført i retur i Tripletex som et bilag For å sette opp automatisk bokføring av purre- og inkassooppgjør går du til Oppsett helt til høyre i Visma AutoCollect. Hvis disse innstillingene gjøres er det eneste dere trenger å gjøre når dere mottar pengene på konto å føre hele beløpet mot kontoen dere har angitt som bankkonto motpost i oppsettet nedenfor.      Slik gjør du oppsettet:    1. Sett hake på Bruk automatisk bokføring av oppgjørsbilag     2. Definer hvilke kontoer du ønsker at føringene skal gå mot. Nedenfor finner du en beskrivelse av de ulike kontoene.    Konto MVA-Kostnad Visma AutoCollect beregner MVA på inntektene til Visma Financial Solutions. Dette beregnes av purregebyr, salær, provisjon av hovedstol og provisjon av rente. Obs! I dette oppsettet anbefaler vi at dere angir en egen MVA-kostnad mellomværendekonto og ikke en standard MVA-konto. MVA-pliktig firma: MVA blir ført brutto med MVA-grunnlag mot angitt kostnadskonto og avgiftskode angitt. Deretter vil det bli ført ut av konto uten MVA. Dette kan det kreves fradrag for i mva-meldingen. På denne måten vil det ikke bli en kostnad for deg som kunde i forbindelse med inndrivingen. Ikke MVA-pliktig firma: Beløpet føres direkte på angitt kostnadskonto. Det vil det ikke bli belastet merverdiavgift av salæret, men dette legges til salæret som skyldner betaler. Dere må i slike tilfeller kun ta kostnaden for MVA av purregebyret, provisjon av hovedstol og renter.     MVA kode Hvis ditt firma er MVA-pliktig angir du MVA-kode for "Inngående MVA høy sats" i feltet for å beregne grunnlaget korrekt. Dette er for eksempel kode 1. Hvis ditt firma ikke er mva-pliktig angir du MVA-kode for "Ingen MVA behandling". Dette er for eksempel kode 0.  Konto renteinntekter   Hvis Visma AutoCollect-avtalen din medfører at du får renteinntekter angir du her hvilken konto disse inntektene skal føres mot.     Konto gebyrinntekter   Hvis Visma AutoCollect-avtalen din medfører at du får gebyrinntekter angir du her hvilken konto disse inntektene skal føres mot.     Bankkonto motpost    Her definerer du mellomværende konto som inkassooppgjøret skal gå mot i påvente av innbetaling i banken. Når innbetalingen kommer i banken kan du føre beløpet direkte mot denne konto slik at kontoen går i null.  Vi anbefaler at dere oppretter en egen konto som dere kaller for Mellomværende Visma AutoCollect.  Obs! Det er viktig at betalingstype er definert for denne kontoen. Se bilde nedenfor for detaljert beskrivelse av hvordan betalingstype skal settes opp under Regnskap → Innstillinger → Betalingstyper.       

I Tripletex vil du til enhver tid kunne se status på aktive saker sendt til oppfølging i Visma AutoCollect under for eksempel Fakturaoversikt.          Ønsker du å se hvor mye som er påløpt av renter og gebyr kan du logge deg inn i Visma AutoCollect og finne dette fanen   Inkassostatus. Her kan du også finne oversikt over direktebetalinger og inkassooppgjør.  Du har også mulighet til å krysse av på  Ta med avsluttede saker   inne i   Inkassostatus  for å få en fullstendig oversikt over alle faktura som er sendt via Visma AutoCollect.   Ønsker man å se enda mer detaljer kan vår eksterne portal Kreditorweb brukes. I Kreditorweb finner du all historikk på sakene, brevene som er sendt og du har mulighet til å ta ut rapporter. Se brukermanual og brukertips angående Kreditorweb her:  Brukermanual KreditorWeb Se historikk på en sak

  Å komme i gang med Visma AutoCollect for Tripletex er enkelt. Ved hjelp av de fire stegene nedenfor er du i gang med tjenesten. I bunnen av  artikkelen finner du også en video som viser oppsettet.  Opprett API-nøkkel i Tripletex   For å kunne opprette API-nøkkel må du være brukeradministrator og API 2.0 må være satt opp i Tripletex.   Du finner brukertilgangen din under Min profil  → Brukertilgang.        Du finner API 2.0 under Selskap  → Vår Kundeside.      Hvis dette er på plass kan du opprette API-nøkkelen.      1. Gå til din profil og finn API-tilgang i nedtrekksmenyen      2. Velg NY NØKKEL og finn AutoCollect fra nedtrekksmenyen      3. På Gi nøkkelen et navn kan du skrive VismaAutoCollect. Tripletex genererer da en Brukernøkkel-ID for deg.       Obs! Pass på at du noterer ned Brukernøkkel ID-en du får etter at du har trykket Opprett nøkkel da det er denne du bruker som passord ved senere innlogging.  Registrer deg som kunde   1. Logg deg inn i Visma AutoCollect   Bruk følgende link:  https://autocollect-tripletex.visma.com/   Logg inn med følgende:  Brukernavn: Mailadressen din Passord: Brukernøkkel-ID som ble generert i punktet ovenfor   Obs! Pass på å benytt små bokstaver i mailadressen din hvis det er slik det er registrert i Tripletex.    2. Trykk på Bli ny bruker   3. Sjekk at alle opplysninger i registreringsskjema er riktig   Hvis ikke, endre opplysninger i Tripletex før du laster inn siden på nytt. Alle felt med stjerne må være utfylt.    Obs! Vi ønsker helst at du kopierer og limer inn bankkonto for å unngå at du taster feil. Velg Nei på MVA-pliktig hvis faktura som skal sendes via Visma AutoCollect ikke er MVA-pliktig.    3. Les gjennom avtalen og huk av for godkjenning   4. Velg lagre for å fullføre   Registreringen sendes til Visma Financial Solutions som godkjenner dette før du mottar velkomstmail.    5. Mottak av velkomstmail    Når du har mottatt velkomstmailen er du klar for å gjøre siste oppsett før oversending av faktura Sett opp automatisk bokføring av purre- og inkassooppgjør   1. Logg inn i Visma AutoCollect på nytt   2. Gå til fanen Oppsett   3. Legg inn riktig e-post i Epost jobbrapport   I dette feltet definerer du hvem som skal motta e-post fra oss hvis det skulle oppstå feilmeldinger.   4. Definer kontoer for automatisk bokføring   Visma Financial Solutions har sitt eget KID- og kontonummer på brevene som sendes ut både på purre- og inkassostadiet. Setter du hake her velger du å automatisere føringen av oppgjør tilbake i Tripletex. Det eneste du trenger å gjøre er å definere hvilke kontoer føringen skal gå mot. Se mer informasjon om automatisk bokføring av purre- og inkassooppgjør her.  Velg Visma Financial Solutions som inkassobyrå inne i Tripletex   1. Gå til Faktura → Innstillinger i Tripletex   2. Under Inkassobyrå trykker du VELG INKASSOBYRÅ   3. Huk av for Visma Financial Solutions som inkassobyrå

Nedenfor finner du brukermanualen til Visma AutoCollect for Tripletex.

Hvis du ønsker å endre forfall på en faktura som er sendt via Visma AutoCollect for Tripletex gjør du følgende:   1. Logg inn i Visma AutoCollect 2. Gå til fanen fakturaoversikt 3. Trykk på den aktuelle faktura du ønsker å gi beskjed om utsatt forfall på 4. Velg Endre oppdrag 5. I pop-up vinduet velger du Endre forfallsdato og setter ny forfallsdato     Hvis forfallsdatoen endres på denne måten vil det gå beskjed om nytt forfall til Visma Financial Solutions som stopper oppfølgingen av faktura frem til etter ny forfallsdato. Hvis faktura fortsatt ikke er betalt etter ny forfallsdato fortsetter innfordringen igjen med å sende nytt inkassovarsel etter 14 dager.    Obs!   Dette kan   kun   gjøres dersom faktura ligger til purring og ikke til inkasso. 

Faktura sendes til Visma AutoCollect direkte inne i Tripletex når du har satt deg opp som kunde av tjenesten.    For at faktura skal være tilgjengelig for overføring må følgende kriterier være oppfylt:    Faktura må være forfalt med 14 dager Kunde tilhørende faktura må ha postnummer og poststed på kundekort Fakturadato må være eldre enn forfallsdato   Så lenge disse kriteriene er oppfylt vil du kunne velge faktura for oversending på følgende måte:    Gå til Fakturaoversikt og huk av på faktura du ønsker å sende til purring   Velg Purring/Inkasso       I pop-up vinduet velger du inkassosak, sjekker at Visma Financial Solutions er valgt som inkassobyrå og velger Purring/Inkasso     Faktura er sendt til oppfølging!   Hvis en faktura er sendt over via Visma AutoCollect kan du følge status på den aktuelle fakturaen inne i Tripletex. Her vil du kunne finne dato for tiltak og hva som har skjedd av oppfølging.  

  Hvis dette dukker opp vil det si at det er en differanse mellom hva som er registrert i Tripletex og hos Visma Financial Solutions. Du kan se at restbeløpet på venstre side ikke stemmer overens med restbeløpet på høyre side i oversikten.   Vær oppmerksom på at synkronisering mellom systemene kun kjøres en gang daglig, rundt kl 23. Hvis de røde tallene fortsatt er der neste dag, etter synkronisering, ta kontakt med support på support.vfs.no@visma.com slik at dette blir rettet opp i. 

Her finner du informasjon om hvordan mindreårige kunder må registreres i ditt Visma ERP system for at du skal kunne følge opp utestående krav.

Du kan gjøre endringer på faktura som er sendt via Visma AutoCollect for Tripletex under fanen Fakturaoversikt. Hvis du trykker på den aktuelle fakturaen du ønsker å endre kommer det frem en knapp med Endre oppdrag.        Trykker du på denne kommer det opp et  vindu med en nedtrekksmeny med ulike alternativer.    Her har du mulighet til å sende melding til saksbehandler, gi beskjed om utsatt forfallsdato, sette faktura på pause, oppheve pause og avslutte oppdrag.        Velg aktuell type og trykk  Send.    Vær oppmerksom på at dersom faktura er sendt over til inkasso vil det kun være   Avslutt oppdrag  og  Melding   tilgjengelig som endringer i denne boksen. 

Faktura som oversendes via Visma AutoCollect vil ha Visma Financial Solution sitt KID- og kontonummer på purre- og inkassobrev. De fleste vil derfor betale med korrekt betalingsinformasjon, men av erfaring vet vi også at det er flere som vil betale direkte til dere.    Synkronisering av direkteinnbetalinger og inkassooppgjør synkroniseres en gang om dagen, rundt kl 23.   Innbetalinger direkte til dere   Hvis dere får en innbetaling til dere på en faktura som er gått til purring eller inkasso er alt dere trenger å gjøre å matche innbetalingen med den aktuelle fakturaen. Hvis dette gjøres vil det bli sendt beskjed om dette til Visma Financial Solutions og faktura blir justert i henhold til denne innbetalingen.    Krediteringer i Tripletex   Dersom dere velger å kreditere en faktura vil dette også bli fanget opp av Visma AutoCollect så lenge denne kreditnota matches mot faktura som ligger til oppfølging.   Innbetalinger til Visma Financial Solutions   Se beskrivelse av dette i denne artikkelen. 

Hvis faktura fortsatt ikke er betalt når inkassovarselet er forfalt er neste steg en inkassoliste.   Denne listen blir sendt på mail førstkommende tirsdag etter at inkassovarsel er forfalt. Den inneholder en oversikt over alle faktura som har forfalt inkassovarsel med beskjed om at disse postene er klare for inkasso.    Hvis det er noen av fakturaene på inkassolisten som  ikke  skal til inkasso har du mulighet til å stoppe disse fra videre oppfølging frem til torsdag morgen.   For å stoppe faktura gjør du følgende:   1. Gå til Fakturaoversikt       2. Finn den aktuelle fakturaen du ønsker å stoppe, trykk på den og velg   Endre oppdrag     3. Velg type Avslutt oppdrag og Send   Hvis det ikke blir gjort noen endringer på faktura innen torsdag vil den automatisk bli registrert til inkasso.

Nedenfor finner du beskrivelse på hvordan du logger inn i Visma AutoCollect for Tripletex.    Bruk følgende link:    https://autocollect-tripletex.visma.com/   Logg inn med Brukernavn: Mailadressen din Passord: Brukernøkkel-ID som generert her   Obs! Pass på å benytt små bokstaver i mailadressen din dersom det er slik den er registrert i Tripletex. 

Før du kan bruke Visma AutoCollect for Tripletex må det opprettes en API-nøkkel i Tripletex. Denne nøkkelen sørger for at informasjonen som skal synkroniseres frem og tilbake mellom Tripletex og Visma AutoCollect leveres.    For å kunne opprette API-tilgang må du være brukeradministrator. Innstillinger for din brukertilgang finner du under Min profil  → Brukertilgang:      Hvis dette er på plass kan du starte opprettelsen av API-nøkkelen. Følg stegene nedenfor:    1. Gå til Selskap → Vår kundeside og  hake på API 2.0     2. Gå tilbake til Min profil og finn valget API-tilgang     3. Velg NY NØKKEL     4. Finn AutoCollect i nedtrekksmenyen med oversikt over applikasjoner. I feltet Gi nøkkelen et navn kan du skrive AutoCollect. Tripletex vil da generere en Brukernøkkel-ID.      Obs! Pass på å notere ned Brukernøkkel-IDen du får etter at du har trykket Opprett nøkkel da det er denne du bruker som passord senere ved innlogging.

Hvordan du logger inn i Visma AutoCollect avhenger av hvilket Visma ERP- system du bruker. Man logger enten inn via ERP-systemet eller via en egen portal, se oversikt under.     Innlogging via ERP-systemet Visma Business Visma eAccounting Visma Global Visma Contracting   Innlogging via egen portal Visma.net ERP Tripletex

Opplever du problemer med å logge inn i Kreditorweb? Her får du noen tips til hva du kan gjøre dersom du har problemer med å logge inn på KreditorWeb.

Her finner du en beskrivelse på hvordan du henter ut remitteringsbilag via KreditorWeb.

Her finner du oppdatert brukermanual til Visma Kreditorweb for dere som  bruker Kreditorweb til oppslag for å se historikk på sakene og  hente ut rapporter. Dere registrerer ikke saker via KreditorWeb, men sender saker via Visma AutoCollect.   Du kan også finne brukertips vedrørende Kreditorweb i Visma Community her:    Sette opp forsiden/hjem-siden Se historikk på fakturaen din Svare på konversasjoner  Hente ut remitteringsbilag Hente ut oppdragsbekreftelser

Hva gjør du hvis det oppstår en uenighet om faktura mellom deg og din kunde? 

For å løse purre- og inkassosaker raskt, er det avgjørende at vi har mest mulig informasjon om våre kunders kunder.  Det er derfor viktig at kundekortet, som finnes i alle Visma ERP-systemer, inneholder mest mulig og riktig informasjon.   Telefon- eller mobilnummer Det er en fordel at vi mottar mobilnummer til sluttkunden da utring og SMS er noen av våre virkemidler for å få løst saker på et tidligere tidspunkt. For at vi skal motta mobilnummer må dette ligge i feltet “ Telefonnr .”   E-post Det er en fordel at vi mottar E-post til sluttkunden da E-post og er et viktig virkemiddel for å få løst saker på et tidlig tidspunkt. For at vi skal motta E-post må dette ligge i feltet “ E-postadresse ”.   Organisasjonsnummer til bedriftskunder Det er svært viktig at vi får riktig organisasjonsnummer til sluttkunden.  Dette sikrer en ryddig prosess og korrekt mottaker av våre brev. For at vi skal motta organisasjonsnummeret må dette ligge i feltet “ Org.nr. ”   Fødsels- eller personnummer til privatkunder For at vi skal motta fødsels- eller personnummer til privatkunder fra Visma Business må dette ligge i feltet "Person ID" . I henhold til GDPR kan ikke org.nr.feltet lenger benyttes da informasjonen her sendes med i fil til AutoInvoice. Vi har lagt i bestilling at AutoCollect skal hente informasjon fra dette feltet i Visma Business og dette vil komme med i neste versjon av AutoCollect, versjon 3.3.5.