Bytte kunde- eller leverandørnr

[#1]

I Visma finnes det mulighet for å bytte kundenr eller leverandørnr i aktørtabellen.

Funksjonaliteten kan benyttes enten til å tildele nytt nr, eller å slå sammen flere kunder/leverandører til samme nr. Start med å finne kunden eller leverandøren som skal få nytt kunde/lev. nr. Nedenfor er eksempel på endring av kunde

Legg inn det nye kundenr i feltet Nytt kundenr. Høyreklikk deretter på raden og velg Behandling - > Bytt kunde-/leverandørnummer. Visma vil da gå igjennom alle transaksjoner, dette innebærer ordre, produkttransaksjoner, åpne kundeposter, kundetransaksjoner for å nevne noen.

Om kundenr ikke finnes fra før vil den opprette kunden og flytte transaksjoner dit!

Om kunden finnes fra før vil den slå sammen kundene.

Etter kjøring av Bytt kunde-/leverandørnummer vil Visma spørre om man ønsker å regenerere regnskapssaldoer. Om man vil gjøre dette trykk ok. Om man ønsker å gjøre dette manuelt etterpå trykk avbryt. Regenerering av regnskapssaldoer er en ressurskrevende jobb som bør kjøres utenfor normal arbeidstid for å minimere belastning.

Merk! Når man slår sammen 2 kunder vil navn og adresse til kunden som allerede eksisterer, i tilfellet over Airlift AS, fortsette å være adressen. Navn og adresse på den som ble byttet på, i dette tilfellet Adelsten Sverige AB, vil bli liggende på aktøren. Aktøren mister sitt kundenr og alle transaksjoner som tidligere lå på kundenr 10004 ligger nå på kundenr 13000. Tidligere kundenr ligger i feltet som heter tidligere kundenr.

Rutinen for å bytte på leverandører er tilsvarende som på kunde, men unntak av at man må fylle ut feltet Nytt lev.nr og tidligere leverandørnr vil havne i tidligere lev.nr.

Forholdsregler før man starter:

1. Sørg alltid for å ha en ny backup av alle data før man gjør denne jobben. Dette fordi man da kan legge tilbake backup om noe blir feil.
2. Unngå at andre jobber i systemet når bytte av kundenr-/leverandørnummer kjøres. Dette også om noe skulle gå feil og man er nødt til å legge tilbake backup.
3. Ta ut ønskelig en oversikt over transaksjoner(ordre, åpne poster etc) i excel eller lignende før man kjører behandlingsvalget. På denne måten kan man sammenligne etter man har byttet leverandørnr.