Gjenbruk av ubrukte fakturanummer

[#1]

Ved utskrift av faktura i Visma Business, blir det reservert nummer fra bilagsserien for fakturanummer.

Om man har en situasjon der flere fakturerer samtidig, vil måten Visma håndterer bilagsserier være med på å skape «hull» i denne serien. Bakgrunnen for dette «hullet» kommer av følgende scenario.

• Ansatt 1 i bedriften printer ut fakturaer på en gitt kunde til skriver med fakturanummer som starter på 10000 og slutter på 10005. Ansatt 1 velger å gå og hente disse fakturaene før han velger og trykke på OK – knappen for å godkjenne utskriften. 
   
• Ansatt 2 i bedriften skriver ut en ny bunke fakturaer på en annen kunde før ansatt 1 har godkjent sine fakturaer. Disse fakturaene får bilagsnummer 10006-10008. Ansatt 2 velger å godkjenne disse fakturaene ved å trykke OK på godkjenningsknappen.
• Ansatt 1 har i mellomtiden gått igjennom sine fakturaer og finner ut at det er feil på disse og velger å avbryte godkjenningen i stedet for å godkjenne.  

I dette scenarioet vil man, om man ikke har skrudd på gitte parametere i VB, få fakturanummer 10009 ved neste print av faktura. Dette fordi man har godkjent printen på 10006-10008, men ikke 10000-10005. Og man har dermed et «brudd» i bilagsserien.

Får å unngå dette så er det 2 parametere som må stå på i Visma Business. Disse finnes i tabellen bedriftsopplysninger. I nyere skjermbilder ligger dette Administrasjon – Firma/Regnskap og Regnskap. Feltet heter Felles behandling. (Har man ikke dette skjermbildet kan man hente frem dette i tabellen bedriftsopplysninger.)



 Gjør man oppslag i dette feltet får man 2 valg man må huke av.

 

• Ta vare på ubrukte nummer – Denne avhukingen gjør at VB tar vare på ubrukte nummer i en egen tabell som heter ledige/reserverte nummer
   
• Gjenbruk ubrukte nummer – Visma forsøker å bruke fakturanummer fra tabellen som de ubrukte nummer lagres i før den tar av ny bilagsserie.  

På denne får man brukt opp «hull» man har i bilagsserien!