Hvordan sende alle fakturaer via AutoInvoice fra Visma Business

[#1]

Mange ser fordelen av å sende alle fakturaer via AutoInvoice, og på den måten sikre at fakturaen sendes på best mulig måte. Her følger en oppskrift for hvordan dette aktiveres. Oppskriften forutsetter at man allerede har aktivert AutoInvoice.

For at AutoInvoice skal kunne vite nok om kunden til å sende den på beste måte, må følgende felter være på plass:

 

1. Sett landnr = 47 og org.nr må være utfylt. AutoInvoice sjekker om orgnummeret kan motta fakturaen elektronisk.
2. Hvis ikke prøver den å sendes på epost. Da må epostadressen “AutoInvoice e-post adresse” være fylt ut (se punkt A under).
3. Hvis ikke, og hvis du har aktivert print-tjenesten (se punkt B under), så må adressen være fylt ut, slik at den sender fakturaen per papir/post til kunden. Både adresselinje1, adresselinje2, postnr og poststed vil stå på konvolutten.
4. «Sendem. for dok. 1» må settes til å sende via AutoInvoice. Dobbeltklikk i feltet for å få frem dette skjermbildet: 
   

Sjekk at verdiene 1-3 er satt på alle kunder. Kopier verdien i 4 til alle kunder. Dermed vil alle fakturaer heretter sendes via AutoInvoice, og behovet for å vurdere sendemåte vil ikke være der mer. 

Skal du fakturere privatpersoner, må du i tillegg legge inn operatørkoden B2CNO i feltet "AutoInvoice-operatørnr"-feltet . Les mer her

Punkt A:

I Visma Business i feltet «AutoInvoice behandling» under Bedriftsopplysninger bør det krysses av for «Bruk utskrift hvis «AutoInvoice e-postadresse» er tom». Da bruker den bare denne e-postadressen for utsending av faktura på e-post via AutoInvoice. Hvis dette krysset ikke er satt, så brukes e-postadressen i feltet «E-postadresse» hvis «AutoInvoice e-postadresse» er tom. 

NB! Hvis du ikke har KID på fakturaene dine, må du huke av for "Ikke send KID til AutoInvoice".

NB! Har du versjon 12.0, 12.01 eller 12.10 av Visma Business, anbefaler vi å huke av for "Bruk eldre format for fakturering". Dette fordi det nye XML-formatet som Business bruker i denne versjonen,  ikke sender "AutoInvoice e-postadresse" til AutoInvoice, men kun bruker kontaktpersonen på orderen sin epostadresse. Dette er rettet fra versjon 12.10.1.

Punkt B:

Print-tjenesten kan aktiveres i AutoInvoice-portalen (autoinvoice.visma.com) under Innstillinger, Sende fakturaer. Dette kan også aktiveres fra Business under menyvalget Hjem, «Opprett AutoInvoice-konto». Menyvalget kommer frem på tabellen Bedriftsopplysninger.

[CSE]

Dette var nyttig info 🙂

Men dersom man ønsker å printe&maile fakturaene selv, og kun sende resterende via autoinvoice, holder det da å gjøre følgende:

- Huke av på "ikke send fakturaer via epost" og printtjeneste 'deaktivert' på autoinvoice'siden.

-På kunden endre til 'autoinvoice' på  "sendemåte for dok.1" ( etter man har sjekket for Autoinvoice.oppføring. forstod på tidligere innlegg at vi ikke kan ta utgangspunkt i Elma, da Autoinvoice også bruker andre måter en Peppol.)

- Regner med at på eksisterende normalordrer i Visma Business så må vi også endre sendemåte på hver enkelt ordre, selv om det er endret på kundenivå..

-Trenger ikke å legge inn noen kriterier på 'autoinvioce behandling' under bedriftsopplysninger, siden vi ønsker å justere per kunde og ikke per bedrift/klient, ikke sant?

[CSE]

Og en annen ting i samme slengen 😉

Jeg ville sende en testfaktura til en kunde.. Fant kunden i Autoinvoice oppføring og endret sendtemåte. Tok på 'autoinvoice test' på syst.oppl. og laget så en test faktura. Fikk da feilmelding på at 'brukeren ikke ble funnet i autoinvoice.'  Men det stemmer jo ikke. Så hva kan årsaken være til en slik feilmelding være tror du? 

[Svein Holanger]

Svar til Christel Egge:

Får lyst til å spørre hvorfor du ikke vil at AutoInvoice skal gjøre jobben med å "printe" og "maile" fakturaene for deg. 🙂

Men, ja, du kan deaktivere "print" og e-post i AutoInvoice og selv velge ut hvem du vil sende via AutoInvoice. Hvis mottakeren da ikke kan motta elektronisk faktura, så vil den feile, siden du har sperret andre sendemåter for AutoInvoice. Å ta utgangspunkt i ELMA er Ok for norske mottakere. Og, ja du kan velge å sette/endre sendemåte i orderen.

Å sende via AutoInvoice-test-server er noe helt annet enn å sende via produskjon. Det vil ikke være mulig å sende via PEPPOL/ELMA på testserver.

[Bjørn Berthung1]

Hei

Når Autoinvoice sender faktura på e-post, hva er avsender-adresse?

[Svein Holanger]

Avsenderen vil da være: Autoinvoice Transactions <autoinvoice@visma.com>

Det å endre avsender, og prøve å late som om e-posten sendes av en annen enn fra AutoInvoice sin mailserverer, vil øke faren for å bli tatt av Spamfilter. 

[Hanne Hagman]

Hei - hvis man velger å sende alle fakturaer via autoinvoice, hva skjer da med kreditnotaer som ikke skal sendes til kunde? Altså ved evt feilføring o.l, der man kun skal rette opp noe og dette ikke skal ut til kunden. 

[Svein Holanger]

Hei

Hvis du i Visma Business velger altaernativet "Overstyr faktura-sendemåte med AutoInvoice", vil den som standard på alle ordre komme at Sendemåte for dok1 vil være AutoInvoice. Dette kan du selvfølgelig endre selv, før du fakturerer. Dermed kan du velge å ikke sende en slik kreditnota til AutoInvoice, hvis f. eks kunden aldri fikk fakturaen heller.

[Bjørn Berthung1]

Hei

Kunder som mottar faktura på e-post, får dette som en link i en e-post.

Så får de en påminnelse om å akseptere faktura, men finner ingen "knapp" for å akseptere faktura.

Hva gjør de da?

Hvorfor kan ikke autoinvoice sende faktura som et pdf-vedlegg?

[Svein Holanger]

Hei Bjørn

Under Innstillinger i AutoInvoice, må du velge "Send alle fakturaer som vedlegg i e-post" under menyvalget "Sende fakturaer". Da vil fakturaen være vedlagt e-posten som PDF-vedlegg.

[Kamilla-H]

Må man fortsatt bruke "Bruk eldre format for fakturering" på versjon 12.10 ?

[Svein Holanger]

Hei

I versjon 12.10.1 av Business, så sender Business AutoInvoice-epostadresse på riktig måte igjen, så da kan man bruke det nye formatet.

[Hanne Hagman]

 Hei - spm til denne. Hva skjer hvis e-post adressen på kunden ligger kun i feltet "E-postadresse"? 

[Svein Holanger]

Det er en innstilling i "bedriftsopplysninger" som heter "AutoInvoice behandling". Hvis man dobbeltklikker i det feltet, så kommer man til en del innstillinger for bruk av AutoInvoice i Business. Hvis man krysser av for "Bruk utskrift hvis AutoInvoice e-postadresse er tom", så henter den bare e-postadressen fra feltet "AutoInvoice e-postadresse" i kundetabellen. Hvis krysset ikke er satt, så ser den først etter en epostadresse i "AutoInvoice e-postadresse", deretter i feltet e-postadresse i kundetabellen, hvis "AutoInvoice e-postadresse" er tom.

[Kamilla-H]

Hvilke opplysninger trenger de i Finland for å sende efaktura til en kunde i Norge?

[Svein Holanger]

Hvis kunden er registrert i ELMA, så trenger de i Finland å vite at de skal sende via PEPPOL-infrastrukturen til adresse 9908:987654321, der 987654321 er orgnummeret til mottaker. 

[Hanne Hagman]

Hei - er vi nødt til å legge data i feltet GLN/GS1 nr.? Altså fakturaadresse for autoinvoice? 

[Svein Holanger]

Skal du sende fra norske til norske bedrifter, trenger du ikke det. Da holder det at du har orgnummer på kunden.

[Jøran Thormodsrød]

Får man sendt til flere fakturamottakere hvis man legger inn semikolon (; og mellomrom) mellom hver e-postadresse i feltet “AutoInvoice e-post adresse”?

[Svein Holanger]

Svar til Jøran

Nei, AutoInvoice tilbyr ikke å sende fakturaen til flere epostadresser.

Man kan diskutere om mottakere kan bli lurt til å tro at det er to fakturaer. Skal man sende fakturaen til to personer, bør vel den ene være merket med "fakturakopi"? Uansett om man mener at det er ok å sende samme faktura til flere, så er det altså ikke mulig i AutoInvoice.

[CSE]

Hei igjen. Skal ikke vi utgangspunktet kunne sende autoinvoice til firma som finnes i Elma? Kunden mottar nemlig Ehf fra andre leverandører, men når jeg søker for AI oppføring i VB får jeg melding om at VB ikke finner noe og vi får ikke sendt AI til dem.

Dette har jeg opplevd mange ganger før også.. og også at VB plutselig ikke lenger kan sende AI til  org.nr vi tidligere har sendt til. Så det virker som en litt ustabil connection til tider.. (Vi har versjon 11.10.2 så har hørt at det kanskje er bedre på de siste oppdateringene?)
  

[Svein Holanger]

Christel Egge.

Dette ville jeg tatt med support. AutoInvoice er et største aksesspunktet i Norge og sender  ca 2 millioner fakturaer til mottakere som finnes i ELMA hver måned. Dette skal fungere uten store problemer.

[CSE]

Takk for raskt svar. Har allerede tatt det med support, uten at jeg har fått et ordentlig svar på dette... utom at en oppdatering kan hjelpe på.

[Anonymous]

Dette er ved bruk av knappen "Sjekk for AutoInvoice oppføring" fra VB og når orgnr ligger på aktuell kunde? 

[CSE]

Det stemmer. Jeg kan også se på fanen "Bizweb" at det står 'Ja' under Elma faktura på kunden, men allikevel sier VB at de ikke finner noen match,,

[Anonymous]

OK, da vet jeg ikke. Har vært borti at noen har brukt denne funksjonen uten at orgnr lå på kunden, og da fungerer det ikke. Det er verdt å prøve å sette markøren i feltet orgnr for så trykke på knappen. Jeg husker ikke om det har vært noen forskjeller på versjonene her. Det fungerer i 13.10.1 når markøren står i både navn og orgnr, men det er verdt å teste om det oppfører seg forskjellig avhengig av hvilket felt du står i når du trykker på knappen. 

[Anonymous]

Hvis jeg forstår dette riktige så stemmer det at du får opp at kunden ikke kan motta via AI så lenge du allerede har lagt inn at kunden skal motta via AI under "sendemåte for dok.1". Hvis du forsøker å ta vekk haken her, lagrer og søker på nytt (fra org.nr) om kunden er registrert i Elma reg så får du postitivt svar og korrekt oppgitt at kunden kan motta via AI. Dette har vært et problem i VB i flere versjoner. Det går uansett å sende via AI uavhengig av den "feilmeldingen". Det er i allefall min erfaring.

[CSE]

Takk for tipset, Tove! Det stemte faktisk. Når jeg fjernet sendemåte og søkte på nytt, fikk jeg det frem.
For øvrig så legger vi jo aldri inn sendemåte på nye kunder FØR vi har sjekket om de kan motta Ehf. Så i de tilfellene hvor vi da finner de i Elma registeret, men ikke i VB, så er jo dette fortsatt en problemstilling. Tror ikke alltid VB klarer å sende selv ved denne 'feilmeldingen', men kanskje dette blir mer stabilt når vi senere oppdaterer.

Takk for raske og gode tilbakemeldinger i saken 🙂

[Hanne Hagman]

Hei - vi har aktivert autoinvoice som standard sendemåte på fakturaer, samt printservice. Når vi sender ut en rekke fakturaer samtidig opplever vi at det er 4-5 kunder hvor fakturaen ikke dukker opp i autoinvoice-portalen, og de havner da på skriver her hos oss. Vi klarer ikke se hva som gjør at disse fakturaene ikke blir behandlet slik de "skal", altså printes via print-service og vises i autoinvoice-portalen. Noen tips til hva vi må sjekke på kundekortet? 

[Sigurd Myhre]

Hei @Hanne Hagman, 

Tenkte først å forklare hva printtjenesten er slik at det ikke er noen missforståelser her. Når du har denne aktivert vil det si at du tillater AutoInvoice å forsøke alle 3 sendemåtene. Den vil alltid prøve EHF først, etterfulgt av epost (autoinvoice-epostadresse i Business) også printtjenesten. Printtjenesten er at vi sender fakturaen for deg via vårt postkontor, og det krever at de nødvendige adressefeltene er utfylt i Visma Business. Det at de skrives ut er på grunn av at "Post"-feltet er markert (du kan se dette hvis du dobbeltklikker på "sendemåte for dok 1" på kundekortet), dette er en fin funksjon hvis du ønsker å lagre faktura i papirformat i tillegg til at du sender de via AutoInvoice.

Det jeg tenker utifra det du forklarer, er at det er noe i oppsettet på disse 4-5 kundene som ikke er utført riktig. Hvis det var noe som manglet på kundekortene, men kommunikasjonen med AutoInvoice var opprettet, så ville du fått en epost-feilmelding med informasjon om hva som manglet.
Ettersom det fungerer på de andre kundene dine, ville jeg først klikket meg inn på "sendemåte for dok1" og sett at AutoInvoice var market hos de 4-5 kundene, også gått igjennom de forskjellige innstillingene som org.nr, land.nr og lignende. Hvis dette feltet ikke synes kan du hente det frem via CTRL+U.

Det er ikke så lett å si akkurat hva som er problemet siden du sier det fungerer på de fleste, men at det er 4-5 avvik i kundedatabasen. Du kan forsøke dette først og skulle det ikke funke så kan vi se på innstillingene sammen, da kan du sende mail til kundesenteret@visma.com eller ta kontakt med din forhandler.