Hvordan sende faktura B2B via AutoInvoice til Norge og andre land

[#1]

Denne beskrivelsen gjelder for de som har koblet Visma Business til Visma.net AutoInvoice for sending av fakturaer til bedrifter. Med Visma.net AutoInvoice mener vi oppsett slik det standard blir satt opp ved å bruke Business sin veiviser for kobling mot AutoInvoice, eller ved å kopiere inn nøkler fra autoinvoice.visma.com. Se beskrivelse her.

Fra versjon 13.10.2 av Visma Business anbefaler vi å sende i det vi kan kalle det nye formatet, det som heter PEPPOL BIS 3. Det vil si at man ikke velger å krysse av for «Bruk eldre format for fakturering» i «AutoInvoice-behandling» i Bedriftsopplysninger. For versjon 12 og versjon 13 frem til 13.10.2, så anbefaler vi å sette dette krysset og bruke «eldre format». Versjoner tidligere enn 12 vil automatisk bruke «eldre format».

Feltene vi snakker om i denne artikkelen vil i hovedsaken være i kundetabellen (aktørtabellen).

I denne artikkelen nevner vi AutoInvoice endepunkt-skjema. Her er en oversikt over kodene som kan brukes for endepunkt-skjema: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/codelist/eas/

Det vi bruker av endepunktskjema i artikkelen, må ses på som relevante eksempler.

For sending til Norge

Følgende må være på plass for å sende til mottaker med eksempelvis orgnummer 987654321

Nytt format (Peppol Bis 3) og eldre format

«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer = 987654321 Landkode må være satt til Norge (47)

Følgende kan fylles ut, men er ikke nødvendig når man sender til Norge. Hvis dette fylles ut, vil AutoInvoice kun prøve å sende til denne adressen via PEPPOL:

Nytt format (Peppol Bis 3)	Eldre format
AutoInvoice endepunkt-ID: 987654321 AutoInvoice endepunkt-skjema: 0192	GLN/GS1: 0192:987654321

For sending til Sverige

Mottaker må ha oppgitt sin elektroniske adresse for mottak av fakturaer. I Sverige er dette som regel et GLN-nummer. Hvis GLN-nummeret er: 7450003373001

AutoInvoice endepunkt-skjema 0088, brukes når den elektroniske adressen er et GLN-nummer.

Nytt format (Peppol Bis 3)	Eldre format
«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer Landkode må være satt til Sverige AutoInvoice endepunkt-ID: 7450003373001 AutoInvoice endepunkt-skjema: 0088	«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer Landkode må være satt til Sverige GLN/GS1: 7450003373001

Disse fakturaene vil da automatisk bli sendt over til Vismas selskap i Sverige, InExchange, som vil levere fakturaen til mottaker.

For sending til Danmark

Mottaker må ha oppgitt sin elektroniske adresse for mottak av fakturaer. I Danmark er de som regel registrert i Nemhandel, og man kan finne adressen der. F.eks: DK12345678

Nytt format (Peppol Bis 3)	Eldre format
«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer Landkode må være satt til Danmark AutoInvoice endepunkt-ID: 12345678 AutoInvoice endepunkt-skjema: 0184	«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer Landkode må være satt til Danmark GLN/GS1: 0184:12345678

Disse fakturaene vil da automatisk bli sendt over til Vismas selskap i Danmark, Sproom, som vil levere fakturaen til mottaker.

For sending til Finland

Mottaker må ha oppgitt sin elektroniske adresse for mottak av fakturaer. AutoInvoice har oversikt over de fleste firmaer i Finland. Bruk søkefunksjonen i AutoInvoice til å finne firmaet og den elektroniske adressen. I eksemplet under søkte vi opp Visma Solutions OY og fant følgende elektroniske adresse: 0037:003719675438

Nytt format (Peppol Bis 3)	Eldre format
«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer Landkode må være satt til Finland AutoInvoice endepunkt-ID: 003719675438 AutoInvoice endepunkt-skjema: 0037	«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer Landkode må være satt til Finland GLN/GS1: 0037:003719675438

For sending til andre land hvor selskapet er knyttet til et Peppol aksesspunkt

Peppol er et format som EU ha bestemt å gå for, så vi ser jo stadig europeiske land hvor det offentlige velger Peppol Bis 3 som format. Da følger ofte private firmaer etter. Også land i andre verdensdeler velger Peppol som format.

Mottaker må ha oppgitt sin elektroniske adresse for mottak av fakturaer. En Peppol-adresse vil ha både en endepunkt id og et endepunkt skjema.

Eksempel Nederlands firma med orgnummer 33226888

Nytt format (Peppol Bis 3)	Eldre format
«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer: 33226888 Landkode må være satt til riktig land: Nederland AutoInvoice endepunkt-ID: 33226888 AutoInvoice endepunkt-skjema: 0106	«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer: 33226888 Landkode må være satt til riktig land: Nederland GLN/GS1: 0106:33226888

Disse fakturaene vil da AutoInvoice automatisk sende via PEPPOL-nettverket.

Operatørkode

Av og til kan det være flere måter å lever en elektronisk faktura på. Man snakker da gjerne om forskjellige operatører. I Norge kan en operatør f.eks være AutoInvoice, Peppol og Basware. Normalt trenger man ikke oppgi dette, AutoInvoice finner beste operatør for leveransen. Men i noen tilfeller kan det være man ønsker å spesifisere dette, for å tvinge fakturaen gjennom en bestemt operatør. Dette kan f. eks være aktuelt ved sending av elektroniske fakturaer til andre land enn Norge. Finland er et slikt eksempel hvor dette av og til kan være nødvendig. 

Her finner du hvordan du legger til AutoInvoice Operatørkode. Hvis du dobbeltklikker i feltet, og listen er tom, så høyreklikk og velg Behandlig og Hent AutoInvoice-operatører.

Nytt format (Peppol Bis 3)	Eldre format
Før versjon 15: Det er ikke mulig å bestemme operatør fra Visma Business. Fra versjon 15:  På kundenivå kan du åpne feltet Aktørbehandling og kryss av for Angi operatørkode ved sending av faktura. Da vil verdien i AutoInvoice Operatørkode bli sendt til AutoInvoice	På kundenivå legger du til AutoInvoice Operatørkode

[Kristoffer Tjemsland1]

Hei, og takk for god beskrivelse. Nå ser det ut som at AutoInvoice endepunkt-ID i Danmark ikke skal ha "DK" foran nummeret. Har endelig klart å sende EAN-faktura til dansk kunde igjen, og da ble løsningen å fjerne "DK" foran nummeret. Ref. deres ticket 1679264. Oppdaterer du beskrivelsen din, Svein?

Mvh

Kristoffer / Tveit Regnskap

[Svein Holanger]

Da har vi korrigert artikkelen og fjernet DK i den elektroniske adressen. Takk for info.

[Leena Ollikainen]

Hei! 
Skal ikke Autoinvoice operatørnr (+operatørnavn) benyttes lenger ved sending i det nye formatet? Dvs. skal denne informasjonen fjernes på kundekortet hvis man ønsker å sende i format PEPPOL BIS 3.0? Spørsmålet gjelder hovedsakelig kunder i Sverige, Danmark og Finland, som faktureres fra norske, svenske og finske klienter. Vi benytter versjon 13.10.3 av VB pr i dag. 

[Svein Holanger]

Det er riktig. Ved bruk av det nye formatet er det "AutoInvoice endepunkt-ID" og "AutoInvoice endepunkt-skjema" som brukes.

[Leena Ollikainen]

Takk for svar.

Når det gjelder AutoInvoice endepunkt-skjema i Sverige: hvis man benytter organisasjonsnummer isteden for GLN blir koden 0007 (Skatteverket) isteden for 0088 (GLN).

Fra DIGG sin side:

I PEPPOL-ID 0007:XXXXXXXXXX betyder första delen 0007 att det är ett svenskt organisationsnummer. Den andra delen är själva numret.
I PEPPOL-ID 0088:XXXXXXXXXXXX betyder första delen 0088 att det är ett GS1 GLN. Den andra delen är partens GLN.

På samme måte i Finland: blir ikke koden 0037 (Verohallitus / National Board of Taxes) isteden for 0088 (GLN)? Dvs oppsettet er utgangspunkt 0037 + org nr isteden for 0088 (GLN) + GLN nr?

Fint å få riktig oppsett avklart før vi begynner å oppdatere kundeopplysningene i VB. 😊

[Svein Holanger]

Takk, Leena, for presiseringen. Det er nok riktig slik du skriver det.

[Ingelstrand]

Hei Svein

Gjelder alle oppsett for Finland fortsatt og hvis en kunde brukt gammelt format innen versjon 16, hvad vil skje hvis de fortsetter bruke gammelt i versjon 16

Mvh

Leif I

[Svein Holanger]

Hvis man har valgt å bruke eldre format, vil dette fortsatt gjelde etter oppdatering til versjon 16.x. Men det gamle formatet blir jo eldre og eldre, og det gjøres ikke noen endringer der. Derfor anbefaler vi alle å gå over til nytt format. Barnesykdommene på nytt format bør nå være over.

[Ingelstrand]

Hei

Da er det ikke noen endringer vad gjelder dette oppsette, uten vi bruker det presis som det står ?

Nytt format (Peppol Bis 3)	Eldre format
«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer Landkode må være satt til Finland AutoInvoice endepunkt-ID: 003719675438 AutoInvoice endepunkt-skjema: 0037	«Sendemåte for dok1» må være satt til AutoInvoice Kunden må ha riktig orgnummer Landkode må være satt til Finland GLN/GS1: 0037:003719675438

Mvh

Leif I

[Ingelstrand]

Hej

Hur skall en bedrift som er Svensk settes opp i VB for sending av EHF til Sverige og Norge

Finnes det ett regelverk for oppsett ?

Version 16.10

[Leena Ollikainen]

Hei! Etter oppgradering av Visma Business til versjon 16.10.2 skal ikke endepunkt skjema 0088 brukes lenger på de finske kundene. Tidligere måtte man benytte 0088 på de kundene som hadde flere mottakere knyttet til samme org. nr. Etter oppgradering må alle AI kunder ha 0037 i AI endepunkt skjema. 

[Ingelstrand]

Hei er det fortsatt samme sett att sende EHF til alle nordiske land eller endrer seg dette i og med versjon 17

Eg har en kunde som ikke folger oppsette for Sverige og enda kommer allt frem ?!

Mvh

Leif I