Brukertips i Visma Business og -Regnskapsbyrå

Etter tids bruk av Visma Business vil det være behov for vedlikehold og opprydding av utgåtte ansvarsenheter. Det er da lurt å legge på verdier slik at disse hindres i å bli benyttet ved feil valg.   Mulighetene for en slik opprydding kan gjøres slik:       Her har jeg gjort følgende: Status: Satt på ønsket status, f.eks: 3 [Avsluttet], dette kan brukes i etterkant for selektering ved utskrift av tilsvarende ansvarsenheter. Start og slutt dato: Dette benyttes for å angi når en tenker å starte med, og senere avslutte med en ansvarsenhet. I tillegg kan en legge inn de virkelige datoene som dette skjer på   Så har vi det feltet som er kanskje mest viktig i tilfelle for å hindre bruk, nemlig ansvarsenhetsbehandling.     Ved å sette på Sperret så hindrer dette at ansvarsenheten blir benyttet, og i Visma Business får brukeren varsel om at dette er sperret. Dette vil også gjøre at denne ansvarsenheten ikke dukker opp i søk i dokumentsenter.

Synkronisering av innbetalinger fra Visma Business til Webfaktura hentes ut fra tabellen "Åpen kundepost" i Visma Business dersom det i byråinnstillinger i Webfaktura er huket av for "Vis innbetalte poster". Denne tabellen blir overført til Webfaktura, og gir grunnlag for hvilke poster som skal vises som åpne i Webfaktura. Ved innbetaling av kundepost i Visma Business var det tidligere viktig å benytte kolonnen "Motref" for å matche innbetalingen mot faktura, dette er nå lenger ikke et krav for at posten skal vises betalt i Webfaktura.    Der hvor åpne kundeposter i Webfaktura ikke samsvarer med Visma Business vil anbefaling være å åpne tabellen "Åpen kundepost" i Visma Business, og ved hjelp av behandlingsmenyvalget "Avslutt post" avslutte de postene som er oppgjort. Det vil si poster som har 0,00 i restbeløp kolonnen, og som er oppgjort. 

Etter oppgradering til Visma Business v.14 opplever noen at Message Queue stopper og får denne feilmeldingen ved manuell henting av returdata på enkelte klienter   Dette skyldes forsøk på nedlasting av en ''tom kontoutskrift'' (inneholder kun saldo) på klientene som får meldingen (løst i VB 15.01)   Løsning for VB v 14.x: Gå inn i visma.net autopay / fanen Oversikt. Hent fram kontoutskrifter som ikke har nedlastingsdato og merk disse som nedlastet Restart MQ og hent manuelt på nytt, denne meldingen vil da forsvinne   Anbefaler alle som ikke har tatt i bruk bankavstemmingsmodulen i Visma Business om å slå av nedlasting av kontoutskrifter på avtalen i autopay (fane: Velg tjenester) fram til Bankavstemmingsmodulen tas i bruk

Vi ser at noen brukere har utfordringer etter aktivering av 2FA. Ved opplasting av betalingsforslag henger rutinen seg uten at godkjenningsbildet med passord og kode kommer opp: Får fram 2FA loading og så stanser prossessen. Dette kan være enkelte brukere, på enkelte av deres klienter.   Årsaken ser ut til å være problemer med  "embedded'e" (innebygde) sider i Visma Business for Autopay når de benyttes i kombinasjon med 2FA, disse sidene er bygd mot Internet Explorer.   Internet Explorer vil bli erstattet med Microsoft Edge, foreløpig planlagt v. 15.10 desember 2020.   For de av brukerne som opplever problem anbefaler vi en sjekk av brannmur mot Internet Explorer, dersom det ikke løser problemet foreslår vi workaround:   Unnlate å bruke de embeddede vinduene i kombinasjon med 2FA frem til dette er løst, og benytt muligheten i bedriftstabellen i Business med å definere at godkjennings-bildet  automatisk kommer opp ved opplastning av betalinger, dette fungerer med 2FA og bl.a. google chrome. Her må annen nettleser enn Internet Explorer være definert som standard nettleser i Windows settings    

For å periodisere i Visma Business er det viktig å tenke ut hvor vi ønsker å gjøre dette. Det er 2 hoved muligheter som vi ønsker å presentere: Bilagsbehandling i Visma Business Benytte Dokumentsenter   Periodisering i Visma Business Forarbeid    Når Visma Business benyttes så tas det utgangspunkt i balanse-kontoene. Det som kan være lurt å gjøre på disse kontoene er: Sett på valget Periodisering - da vil dialogen automatisk dukke opp ved bruk av disse kontoene. Ta vekk avg.kontr. - da vil det være mulig å benytte mva behandling på disse kontoene.     Føring av bilag   Fakturaen føres som en inngående faktura, men viktig ved periodisering at Debet konto er konto for forhåndsbetalte kostnader - 17XX.   Når f.eks konto 1700 er merket for periodisering vil denne dialogen dukke opp:     Denne kan også nås ved hjelp av behandling og valget periodisering.      Periodisering   For å foreta selve periodiseringen så er det greit å vite følgende fra hvilken periode gjelder kostnaden og hvor mange perioder gjelder dette.       I eksempelet har vi mottatt faktura på husleie, fakturadato er 05.01.2020. Kostnaden gjelder fra Januar, periode 1, og gjelder for januar til mars.   Til Start viser hvor stort avvik det er på perioder fra valuteringsdato for bilaget og når 1. periode i kostnaden skal starte. i Eksempelet vil det ikke være avvik og derfor 0 i Til start.   Varighet er 3 mnd, og er derfor angitt i feltet  Det angis også konto for motpostering, her er kostnaden husleie og derfor valgt 6300 i debet. Resultatet av periodiseringen vil da bli som følger:   Her har vi lagt mva fradraget på konto 1700, og det vil da bli nettobeløp som periodiseres. Legg merke til Valuteringsdatoen på bilagslinjene. Disse vil nå fordele kostnaden på de forskjellige periodene.   Resultatet av periodiseringen skjer direkte i bilagsbilde og greit å kontollere før en foretar oppdatering av bunten     Periodisering via dokumentsenter.   Når det velges å periodisere fra dokumentsenter så er det viktig å vite at her tas det utgangspunkt i en kostnadskonto, og periodiseringen skjer via en felles periodiseringskonto. Forarbeid På Administrasjon - Bedriftsopplysninger - Regnskap - Regnskapsbehandling settes det på hvilke kontoer som ønskes som periodiseringskonto:   Her har vi valgt 1700 Dokumentsenter behandling I dokumentsenteret er det lurt å hente frem 2 kolonner for å angi periodiseringen, dette er: Periodiseringsstart år/periode og Periodiseringsslutt år/periode.   Når bilaget behandles angis dette men verdiene år/periode.   I eksempelet har vi forsikring faktura mottatt i januar, men gjelder fra februar 2020 til januar 2021.     Bokføring Når denne overføres til ERP tas verdiene for periodisering med over og danner grunnlaget for bokføring som skal skje.   Når vi ser bilagslinjen for dette bilaget så ligger den som en linje i visningen, og selve periodiseringen vil ikke skje før vi oppdaterer bunten.   Resultatet av periodiseringen kan leses ut fra f.eks spørring/kontroll hovedbok     Alternativ måte å løse dette på er og overføre bilag/dokument til Visma Business for så å bruke metode nevnt under “Periodisering i Visma Business”.

Opprett ny bunt eller bilag fra oppdaterte bunter /bilag Dette er en fin funksjon for tilbakeføring (snu fortegn) samt skape ny bunt for korrigering (husk eventuelt å endre aktuelle data).   Ønsker du å opprette en ny bunt ut fra en oppdaterte bunt, markerer du den aktuelle bunten, eventuelt flere bunter, og velger behandlingsvalget opprett ny bunt. Du får da opp dialogboksen for opprett ny bunt. Det samme kan du gjøre ved å stå i bilag, markere det aktuelle bilaget og velge opprette ny bunt   Merk: Behandlingsvalget Opprett ny bunt fra tabellen - oppdatert bunt,  kopierer hele bunten inkl. motreferanser, i motsetning til behandlingsvalget opprett ny bunt fra tabellen - oppdatert bilag, som ikke tar med motreferanser (siden linjene blir tildelt nytt linjenummer).       Menyvalg i dialogen: Bytt om debet/kredit Her kan du krysse av for om debet og kredit skal bytte plass, slik at de nye bilagslinjene utligner de opprinnelige. Merk: Har du benyttet feltet Periodiser kredit på bilagslinjene må du registrere eller ta bort flagget i dette feltet manuelt hvis du skal krysse av for Bytt om debet/kredit. Gjør du ikke dette blir kontofordelingen snudd på feil måte. Når du velger OK, vil du se hvilken bunt som blir behandlet på statuslinjen. Samtidig vil en prosessindikator illustrere hvor mange av de valgte buntene som er behandlet hittil. De nye buntene tildeles forløpende buntnummer. De blir dessuten påført opprinnelseskoden 14 - Tidligere bunt. Feltet Oppr. kjørenr blir også tatt med til den nye bunten.   Bruk opprinnelig valutakurs 2 Har du kryss i dette feltet får den kopierte bilagslinjen automatisk et kryss i feltet Ikke oppdater valutakurs fra bilagsdato under Trans.status, og krysset i feltet Oppdater valutakurs fra bilagsdato under Bilagsart beh. i tabellen Bilagsart blir slått av. Feltet er standard avkrysset. Du kan se bort fra dette krysset om ikke valuta 2 er i bruk. Avhengig av hva du ønsker med de kopierte bilagene, må du enten slå av valget i dialogen ved kopiering, eller endre på de kopierte bilagslinjene i etterkant. Ved tilbakeføring av bilagslinjer er det vanlig å ha kryss i feltet. Du skal ikke ha kryss i feltet hvis det er en kopi av en bunt som: skal bli brukt som mal og skal bli oppdatert i annen periode med ny bilagsdato og skal beregne valutakurser på nytt

Når en klient ikke lenger er en kunde av deres regnskapsbyrå, må dere fjerne kobling og mottaks-tjenestene til AutoInvoice for at dere ikke skal bli belastet for disse kundene.   AutoInvoice-kontoen skal ikke slettes helt, da kunden ofte går over til et annet Visma-byrå eller kjøper sitt eget Visma-system. De kan da bruke samme AutoInvoice-konto videre.   Dette må gjøres: Gå til AutoInvoice-portalen, velg “Innstillinger” og “Motta faktura” i menyen til venstre. Deaktiver skanningskonto ved å trykke på “Oppdater” og “Deaktiver”. Deretter trykker du på “Deaktiver” under “Inngående”, slik at det slutter å komme inn elektroniske fakturaer. Gå inn i Visma Business og Slett AutoInvoice-nøklene til denne klienten: Gå inn i Visma Document Center og fjern koblingen til kunden: Gå inn i “Licensing” i Visma.net, fjern selskapsnøkkel under lisens og sett deaktiveringsdato på alle lisenser som kan sende/motta faktura fra AutoInvoice. Dette gjør du under “Settings” -> “Lisenser” og trykk på “Bedrifter” under aktuelle lisenser.  Ta bort Selskapskode, sett deaktiveringsdato og trykk “Oppdater”: Gi kunden tilgang til sin AutoInvoice-konto, hvis de ikke allerede har tilgang, slik at de kan bruke den videre. Dette gjøres ved å legge til dem som bruker i AutoInvoice (Innstillinger, Brukere).

Visma Business-kunder kan endre betalingsbeløp på transaksjon før den sendes til bank. Beløpsredigering kan gjøres fra AutoPay-godkjenningssiden Gruppevisning eller detaljvisning   Krav: Kun for Visma Business fom v 16.10 Beløp kan bare reduseres Kun mulig på innland (ikke valuta) Ikke mulig på kreditnota             Beløpet kan endres flere ganger før godkjenning. Den nye verdien kan ikke være mer enn det opprinnelige beløpet, negativ eller 0. Alle beløpsendringer som er gjort av brukeren er synlige i transaksjonsdetaljer på godkjenningssiden og oversiktssiden "Vis hendelser". Visma Business varsles om endringene gjennom Visma Statusrapport når endelig status kommer fra bank. Betalingslinjen blir oppdatert med det som faktisk er (del)betalt i Autopay, og restbeløpet blir da korrekt på den åpne posten i Visma Business slik at det kan remitteres på nytt.

Nytt behandlingsvalg for levering av mva melding:     Mva-melding for 2022 blir sendt til Altinn 3 i steden for Altinn 2.  Siden mva-melding for 2022 blir sendt til Altinn 3 så benyttes ID porten - MinId, BankId etc.  Mva-melding blir sendt via Autoreport, så brukeren må ha en bruker i Autoreport  Når du sender mva-melding blir du satt til Id porten for autentisering. Etter autentisering blir Mva-melding sendt for validering. Når validering er ok kan du sende mva-melding fra Autoreport. Mva-melding bekreftelse/kvittering (pdf) blir automatisk nedlastet til AutoReport arkivet Ved pålogging mottar Autoreport en token fra ID-porten som varer i 8 timer. Betalingsoppfordring er dessverre ikke klart ennå (v. 17.00)  Komplett og signert er ikke tilgjengelig i Altinn 3.  Rapporter før 2022 blir fortsatt sendt til Altinn 2   Utfordringer pr 01.03.2022 Rapporteringsperiode var feil i utgående mva.melding for alt annet enn to-månedlig rapportering - Korrigert i versjon 16.10.2   Desimaler i norsk mva.rapportering blir nå fjernet og erstattet med .00 for å oppfylle valideringskravene i Altinn. - Korrigert i versjon 16.10.2   Dette gjelder både VB og VB Byrå. Du har mulighet til å korrigere manuelt, om du ikke har mulighet til å oppgradere.   Det er mulig å laste opp XML-en til Skatteetatens portal (https://skatt.skatteetaten.no/web/mva/) Du kan redigere  desimalverdiene i XML-en før du legger inn filen i Altinn. Xml-filen blir lagret i reportdata i autoreport arkiv. Det er også mulig å legge inn tallene manuelt i portalen 

Vi har fått et par henvendelser for dette. I dette brukertipset viser vi hvordan du kan utføre dette fra Visma Business.    I selve ansvarsenheten, dersom en henter opp kolonnen ansvarsenhetsbehandling. Har man et valg med bitverdi 8. Dersom en kun velger "unnta fra eksternt system". Se av bildet under som eksempel.     Lagrer en dette valget, vil prosjektet/ene bli slettet fra klienten  i Webfaktura.   Et annet tips vi kan nevne i denne anledningen. Er om en ønsker å vise når et prosjekt er avsluttet i Webfaktura. Da kan en sette inn en dato, inn under kolonnen "reell slutt-dato" for ansvarsenheten.   Følgende utføres. Prosjektet vil få status Avsluttet i Webfaktura. Prosjektet vil en ikke kunne få valgt i Webfaktura. Kolonne i Visma Business.   Visning i Webfaktura.      

Matching i bilagsregistrering   Du har et valg på bilagsarten - kopierer åpne poster fra åpen poster til motreferanser ved oppslag – som gjør at du enkelt kan huke av for postene du vil matche. Legg inn kunde/leverandør og trykk * i motref – da listes alle åpne poster og du kan markere posten(e) du ønsker med x i feltet betalingsreg i motref.tabellen   Fra hjelp:   Kopierer åpne poster fra åpen poster til motreferanser ved oppslag Hvis avkrysset kopieres de åpne postene til feltet for motreferanser slik at du ser disse når du gjør oppslag i dette feltet. Det forutsetter at tabellen Motreferanse er koblet til tabellen Bilag. Merk: Det er begrensinger på hvor mange tabeller og felter du kan inkludere data fra når du benytter matchingsmetoden Kopier åpne poster ved oppslag, da dataene kun blir lest inn i minnet, og ikke ligger som rader i tabellen Motreferanse før du lagrer. Det betyr også at inkluderte felter forsvinner hvis du søker eller oppfrisker før du lagrer. Alle poster som ikke har kryss for betalt i feltet Betaling reg. i tabellen Motreferanse forsvinner når du lagrer.

Valuta   Alle valutaene som du handler i, legger du inn i tabellen "Valuta". Hver rad i tabellen beskriver en valutakode. Tabellen ”Valutakurser” gir mulighet for innleggelse av daglige kurser og oversikt over historisk kurs. ”Valuta 2” gir mulighet til å føre med 2 valutaer på hver transaksjon. Når du starter opp Visma Business første gangen, ligger de mest vanlige valutakodene i henhold til standard ISO-koder inne. Har du behov for flere valutakoder eller ønsker å oppdatere for eksempel valutakursen på en av de eksisterende, kan du fritt gå inn å redigere i tabellen. Du bør minimum sjekke at kontohenvisningene til hovedbok stemmer, da disse blir brukt i de automatiske oppdateringene ved godkjenning av purrebrev, remitteringsgiro, rentenota og ved elektronisk betalingsformidling. Du bør ikke gå inn og endre en valutakode til en annen type valuta, hvis du har oppdatert bilag på koden. Ligger det verdi i kolonnen «Bankforb.nr», vil bankkontonummer til denne – blir benyttet ved produsering av bankkonto på fakturautskriften. MERK! Standard valutanummer for bedriften må bli lagt inn i tabellen "Bedriftsopplysninger". For standard valutanummer må du minimum fylle ut gyldige kontohenvisninger til hovedbok for å få startet purre, remitterings- og renteberegningsrutinene. Hvilken valutakode som blir benyttet i de ulike rutinene, blir styrt av valutanummeret som er oppgitt på kunden i tabellene "Aktører" og "Hovedbokskontoer" eller ved bilagsregistrering. Har du ikke fylt ut valutanummer noen av disse stedene, vil Visma Business bruke standard valutanummer fra tabellen "Bedriftsopplysninger". I valutatabellen defineres også hvilke konti f.eks purregebyr og fakturagebyr skal bokføres på.   Automatisk valutakurs oppdatering Har du aktivert visma.net Autopay på en av klientene i Visma Business, kan du slå på automatisk valutakurs oppdatering på alle klienter. Du aktiverer valutakursoppdatering i tabellen Bedrift.     Kort oversikt over valutaimporten: Valutakurser importeres daglig, bortsett fra bankens offisielle helligdager / helger. Valutakursene (midtkurs) utarbeides fra banken etter bankens stengetid. Disse kursene blir importert i løpet av kvelden.  I praksis betyr det at det er gårsdagens valutakurser som er den sistoppdaterte valutakurs i Visma Business. Bare eksisterende valutaer i Valuta-tabellen, som har en standard ISO-kode, blir importert. Tabeller / felt involvert: I Valuta-tabellen blir Salgskurs-kolonnen oppdatert I Valutakurs-tabellen opprettes en ny rad per dato. Valuta 2   Dersom bedriften inngår i et konsern som gjør opp regnskapet i en annen valuta enn den som er oppgitt i feltet "Valutanr", angir du konsernet sin valuta i feltet "Konsernvalutanr" i tabellen "Bedriftsopplysninger". Feltet refererer til tabellen "Valuta". Kontoutskrifter, saldolister og resultat- og balanserapporter kan bli presentert i denne valutaen. Konsernvalutaen som du definerer i tabellen "Bedriftsopplysninger", kan bare bli rapportert med en kurs for balanse og en for resultatkonti.   Med tabellen "Valutakurser 2", kan du ta vare på en valuta nummer to. Med tabellen "Valutakurser 2" kan du ta vare på en annen valuta på transaksjonen enn bokføringsvalutaen, og en faktureringsvaluta som kan bli beregnet enten ut fra bokføringsvalutaen eller transaksjonsvalutaen. Valuta nummer to er ment for rapportering til for eksempel morselskapet som bokfører i en annen valuta. Dette blir ofte brukt innenfor skipsfart hvor forskjellige fartøy rapporterer i forskjellige valutaer, men bokfører på en valuta i et selskap. I tabellen "Valutakurser 2" kan du angi valutakurser som gjelder fra angitte datoer. Kurser angitt i tabellen "Valutakurser 2", blir valgt før kurser fra tabellen "Valuta". Kursen som har lik dato eller nærmeste lavere dato enn en angitt kurs blir brukt. Parametere for valuta 2 stryring finner du i feltet «Regnskapsbehandling» i tabellen «Bedriftsopplysninger»:   Fast "Valutanr 2" Har du kryss i dette feltet, kan du ikke overstyre "Valutanr 2" andre steder enn i tabellen "Bedriftsopplysninger". Har du ikke kryss i feltet kan du overstyre feltet i tabellene "Aktører", "Hovedbokskontoer", "Driftsmidler", "Ansvarsenheter 1-12", "Bunter" og "Bilag". Det er ikke mulig å endre verdien i feltet "Valutanr 2" i tabellene "Oppdaterte bunter" og "Oppdaterte bilag". Hvis adgangsgruppen til brukeren har funksjonsadgang til å "Endre valuta 2 på transaksjoner", kan du også endre "Valuta 2" i tabellene "Kundetransaksjoner", "Leverandørtransaksjoner", "Hovedbokstransaksjoner", "Åpne kundeposter" og "Åpne leverandørposter".Fast "Valutakurs 2"   Fast «Valutakurs 2» Har du kryss i dette feltet, kan du ikke overstyre verdien i feltet "Valutakurs 2" i tabellene "Hovedbokskontoer", "Driftsmidler" og "Bilag". Det er ikke mulig å endre verdien i feltet "Valutakurs 2" i tabellen "Oppdaterte bilag". Hvis adgangsgruppen til brukeren har funksjonsadgang til å "Endre valuta 2 på transaksjoner", kan feltet også bli endret i tabellene "Kundetransaksjoner", "Leverandørtransaksjoner", "Hovedbokstransaksjoner", "Åpne kundeposter" og "Åpne leverandørposter".   Beregn "Beløp i valuta 2" fra "Beløp i valuta" Har du kryss i dette feltet, blir "Beløp i valuta 2" beregnet ut fra feltet "Beløp i valuta". Du kan ikke endre i feltet feltet "Valutanr 2", i tabellene "Åpne kundeposter", "Åpne leverandørposter", "Hovedbokstransaksjoner", "Kundetransaksjoner", "Leverandørtransaksjoner" og "Driftsmiddeltransaksjoner", hvis feltet "Beløp" er 0,00. Har du kryss i dette feltet kan ikke feltet "Valutanr 2" redigeres hvis "Beløp i valuta" er 0,00. Dette forhindrer at du ved en feiltakelse kan endre feltet "Valuta 2" når beregningsgrunnlaget for "Valuta beløp 2" er 0,00. Da vil også korreksjonstransaksjoner for bare "Valuta beløp 2" bli endret og det er ingen mulighet til å få den opprinnelige verdien tilbake. Hvis parameteret Beregn ”Beløp i valuta 2” fra ”beløp i valuta” er slått på må du registrere valutaforhold i ”valuta 2” tabellen.   Obligatorisk valuta 2 ved oppdatering bilag Hvis du har kryss i dette feltet, må feltene "Valutanr 2", "Valutakurs 2" og "Beløp i valuta 2" ha en verdi for å at bilaget skal bli oppdatert. Husk også å aktivere differanse kontroll på valuta 2 under «Debet/Kredit kontroll» i tabellen Bedrftsopplysninger.   Alle transaksjons- og saldotabeller inneholder opplysninger om valuta 2, beløp i valuta 2 og valutakurs 2. Dette gir mulighet til å hente rapporter i alternativ valuta enn den regnskapet føres i.  Ved utskrift av resultat- og balanserapporter har du mulighet til å velge rapporteringsvaluta.         Manuell valutajustering Vil du justere saldo på konto ihht gjellende valutakurs, kan dette gjøres manuelt. Du må da opprette egen bilagsart og i kolonne Bilagsart behandling må du krysse av for «Ikke oppdater valutabeløp». På denne måten justerer du kun beløp i NOK og saldo i valuta forblir uendret.  Dersom du kun vil oppdatere beløp i valuta eller valutabeløp 2 må du endre bilagsartbehandling i henhold til dette eller lage ny bilagsart. Dette kan være aktuelt ved differanse i beløp i valuta på reskontro som følge av feil valutakurs på matching.     Valutakorreksjon   Hensikten med valutakorreksjoner er å justere valutaposter i henhold til aktuell kurs ved rapporteringstidspunktet for å få regnskapet så riktig som mulig. NB! Denne rutinen skal kun benyttes for reskontro slik at tidligere valutakorreksjon blir reversert når post er oppgjort. Du kan bruke valutakorreksjon for beregning av endringer for hovedbok men valutakorreksjon må ikke gjennomføres da det ikke er reversibelt. I tabellen Valutakorreksjoner angir du konteringsregler for kalkulerte kursdifferanser. Du registrerer kontoer for tap/gevinst i balansen og resultatregnskapet. Du kan ha flere rader for samme kontotype med forskjellige kontointervall.   Eksemplet nedenfor viser hvordan du kan registrere i Tabellen Valutakorreksjoner.       Feltet Kontotype inneholder følgende valg i dialogen: Kunde Leverandør Hovedbokskonto Driftsmiddel I feltene Fra kontonr og Til kontonr registrerer du fra og til verdier for henholdsvis kunde-, leverandør og hovedbokskontonummer. Du bør vedlikeholde tabellen Valutakurser. Ved en kursregulering på en bestemt dato regulerer Visma Business med reguleringskurs i følgende prioriteringsrekkefølge: dagens kalkylekurs senest registrerte kalkylekurs før reguleringsdato den kalkylekursen du har angitt i tabellen Valuta dagens salgskurs senest registrerte salgskurs før reguleringsdato den salgskursen du har angitt i tabellen Valuta     I tabellen Bedriftsopplysninger finner du feltet Maks Valuta korreksjon hvor du angir maksimalt akseptert kursdifferanse i prosent og standard valuta. I feltet Valutakorreksjonsserie legger du inn bilagsserie som blir brukt ved postering av kursdifferanser.   Eksempel Eksemplet nedenfor viser hvordan du kan foreta en kursregulering fra tabellen Kundetransaksjoner.     Du kjører behandlingsmenyvalget "Valutakorreksjon" og får opp dialogen "Valutakorreksjon". Her velger du kursreguleringsdato. For å få riktig kursregulering forutsetter det at tabellen Valuta er vedlikeholdt. Behandlingsmenyvalget oppdaterer tabellen Valutakorreksjonsdata. Hvis det er generert linjer uten x i feltet Akseptert må du manuelt angi x på disse postene for at Visma Business skal kunne behandle de videre.   Eksemplet viser kursdifferansen i standard valuta. Dette beløpet blir postert som kursgevinst på den resultatkontoen du har angitt i tabellen Valuta korreksjoner. Det er nå klart for å oppdatere posten med behandlingsmenyvalget Oppdater valutakorreksjon.   Behandlingsmenyvalget oppdaterer feltene for valutakorreksjoner i tabellen Kundetransaksjoner. Se bilde nedenfor.   Kursgevinsten blir postert i en bunt med opprinnelseskode Valutakorreksjon. Visma Business lager bilaget pr. valuta, og valutanummeret blir angitt i feltet Ekstra tekst på bilagslinjen.   Hvis du foretar en ny kursregulering med lavere kurs slik at det blir et kurstap, lager Visma Business to nye bilag til tabellen Bilag når du kjører menyvalget Oppdater valutakorreksjon. Det ligger da et bilag med tilbakeføring av tidligere postert differanse og et med postering av ny differanse. Etter at fakturaen er innbetalt ligger det fremdeles en verdi i feltet Siste Valutakorreksjonsbeløp. Du må da foreta en ny kursregulering for å kunne tilbakeføre den siste kursreguleringen. Du bør derfor alltid ta hensyn til poster med verdi i feltene Restbeløp og Siste Valutakorreksjonsbeløp, når du gjør et utvalg på reskontroposter som du ønsker å kursregulere.  

Periodisering   Du kan kjøre periodisering av bilag fra behandlingsmenyen på bilagslinjen Du vil da få opp denne dialogboksen:       Til start               Standarverdien er satt til 1 som er fra og med neste periode.                             Du kan også sette 0 (null) som betyr fra og med buntens periode. Ved å angi                             minus foran tallet kan du angi perioder bakover i tid   Varighet             Hvor mange perioder periodiseringen skal gå over. Ved å angi et negativt tall                             kan du angi perioder bakover i tid fra startperioden   Konto                 Angi hvilken motkonto som skal benyttes på transaksjonene   Debet/kredit     Angi om motposteringen skal til debet eller kredit   På bilagslinjen kan du hente frem feltet valuteringsdato ( trykk ctrl+o for å hente fra tabellen). Du vil da se riktig valuteringsdato på periodiseringstransaksjonene   Om du får feil – «mangler regnskapsperioder» – Sjekk tabellene regnskapsperioder og avgiftsterminer, at det ligger riktig her mtp periode og år, og periode og år ligger langt nok frem i tid mtp periodiseringen   I noen tilfeller kan det ligge feil i disse tabellene som kanskje ikke alltid er like lett å se. Slett da radene for periodene, og opprett ny rad med riktig regnskapsår og første periode – resten av periodene kan du fylle ut med +.  Det samme kan gjøres i avgiftstermintabellen. Det vil da bli fylt ut med riktige perioder.

I løpet av mai måned 2021 ser vi at noen kunder har hatt utfordringer med at innbetalingsfiler i Visma.net Autopay er blitt lastet ned flere ganger til Visma Business   For å forhindre dette ble det implemenert endringer i Visma.net Autopay kvelden 1.juni. I tillegg blir det nå utviklet forbedringer i  Visma Business v.16 i forhold til håndtering gjeldende importer av innbetalinger (duplikatkontroll)   For kunder med Visma Business v.15, vil det komme en patch i slutten av juni. For de kunder som ikke oppgradere til Visma Business v.16 ved lansering, anbefaler vi installasjon av patch til Visma Business v.15 når denne releases.

Vi får av og til spørsmål om mulighet til å benytte engelske tekster i kontoplanen. Dette er systemet klargjort for, men kreves litt bearbeiding før dette er klart. Dette gjøres på følgende måte:   Kontoplan: Hent frem 2 skjulte kolonner, Opplysning 2 og Navn 2     Kopier så verdien i fra Opplysning 2 til Navn 2   Gå så over de kontoer som mangler info i Navn 2, slik at opplysningene blir komplett. Når dette så er lagret er Navn 2 klar til bruk.   Rapporter: Når denne informasjonen å er lagt i Navn 2 kan dette benyttes i rapporter. For å få til dette må det justeres ved utskrift av f.eks resultatregnskapet.   Dette gjøres på følgende måte: I utskriftsdialogen - velg avansert og deretter Kontoer, her velges: Benytte “Navn 2”, og da hentes de opplysningene som er lagt i Navn 2 på kontonavnet.     For å få en komplett rapport på engelsk så er det 2 ting til som må gjøres:   Det første er å stille om språket til engelsk, dette gjøres fra toppmenyen:     Og det andre er at ved utskrift så må det velges en rapport definisjon som er engelsk:   Rapporten vil da ha en tilnærmet slikt utseende:    

Dersom en Visma.net klient skal flyttes fra et byrå til et annet byrå, eller dersom en Visma.net klient skal flyttes fra en virksomhet til en annen virksomhet. Og dette inkluderer bytte av kundenummer. Vil det for Visma.net autopay bety en endring som man bør være oppmerksom på.   Dersom en i Visma.net Autopay inn under bankavtalen, ikke får endret / lagret kundenummer på følgende sted:     Da må Visma kontaktes via Support, eller så må en ta kontakt med din Visma Partner slik at en får åpnet opp for å endre dette. Selve endringen må skje av Visma sentralt.   Dette vil ikke gjelde hvis kunden har egen nettbank (og ikke er tilknyttet byråavtale). Det vil da være mulig å endre Kunde ID. KundeID er mulig å endre dersom det benyttes egen nettbank eller andre banker som henvist over.     Skjema for bestilling av Visma.net tjenester for flytting fra et kundenummer til et annet kundenummer, finner du i denne lenken. Bestilling av dette, bør gå via din Visma Partner. Skjema skal alltid benyttes for overføring av et Visma.net firma med historikk for selskap, og brukere.   Vi jobber med å få inn dette som et eget punkt i skjema. Dersom en ikke finner dette i skjemaet, benytt et av de ekstra feltene. Husk å oppgi company id / Firma id for firmaet det gjelder.