Brukertips i Visma Contracting

I versjon 15.00 er det gjort noen endringer på arbeidsforhold fanen. Lønnstakers stillings%, er flyttet fra arkfane "Personalia"   til arkfane A-melding   På denne måten vil stillingsprosent vises korrekt når man må sende inn eldre A-meldinger.   Nye felter under arkfane A-melding  er   " Ansettelsesform" Velg her mellom Fast ansettelse eller Midlertidig ansettelse     "Årsak til sluttdato" Når sluttdato legges inn på arbeidsforholdet, skal man også oppgi årsaken til at arbeidsforholdet avsluttes.   Disse feltene tas i bruk fra 01.01.2021

I dette brukertipset som ligger vedlagt finner dere brukerveiledning på hvordan en kan få ut Daglønn trekk og Ekstra feriepenger. Brukertipset inneholder også beskrivelse på hvordan feriepenger artene settes opp.  

A-melding – Lønn og regnskapsperiode

En del kunder har fått feil på status ved test av A-melding.

I dette brukertipset viser vi hvordan dere kan betale ut og sende inntektsmelding for Omsorgspenger. Dere kan feks benytte lønnsart for FRAV. V/B. SYKD.  I Fraværsregistreringen benyttes fraværskode 5 eller 6 og deretter velges permisjonstype Velferdspermisjon      Deretter må dere benytte ytelsen <Omsorgspenger> på Inntektsmeldingen        

Det kan oppstå diverse feilmeldinger i forbindelse med danning av tall på A-melding. I dette tipset kan du finne løsninger på disse feilmeldingene, og hva du kan gjøre hvis de skulle oppstå.   EKS 1: <Feil yrkesnummer> Løsning: Klikk på inntektsmottakeren, og gå på knappen korriger Da kommer du inn på denne lønnstakeren, og må rette det som er feil i yrkesnummeret   I dette tilfellet lå det ikke yrkesnummer på vedkommende da må man legge inn dette, Danne nye tall slik at dette blir riktig.   EKS 2: <Ugyldig regel> Løsning: Stå på arten, klikk på korriger, da kommer man inn på arten og i dette tilfellet mangler det inntekskombinasjon. Da må man legge inn dette, danne nye tall så blir det riktig.   EKS 3: <Aktivt arbeidsforhold på "ikke lønnsmottaker">   Løsning: Stå på inntektsmottakeren, trykk på korriger, i dette tilfellet er det hake på Ikke lønnsmottaker Skulle dette være tilfelle, at det står hake, og feltet ikke er aktivt for redigering, må dere ta kontakt med support. Enten på tlf, eller på mail: contractingsupport@visma.com   EKS 4: <Feil i personnummer> Løsning: Stå på lønnsmottakeren, klikk på korriger, da er det noe som er feil i personnummer, rett opp dette, trykk på dann nye tall, slik at det blir riktig    

Alle arbeidsgivere plikter å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Dette kan ivaretas ved å registrere fravær under Lønn=> Lønnsregistrering=> Fraværsregistrering.  Dette danner grunnlag for utskrift av sykefraværstatistikken til Statistisk Sentralbyrå og NAV.   Fraværsregistreringen brukes for å registrere fravær i bedriften, egenmeldinger, sykdom med melding, barns sykdom, ferie, permisjon og evt. annet fravær.   MERK: Hvis man skal hente ut statistikk for registreringer registrert før versjon 14.00, må man trykke enter igjennom alle linjene slik at antall dager blir riktige.     Med hjemmel i folketrygdloven fastsatt av Arbeids- og sosialdepartementet gitt forskrifter om registrering av fravær. Retningslinjene er beskrevet hos NAV.   Fravær med varighet under en dag skal ikke rapporteres. Du skal ikke sende inn statistikken, men ha den tilgjengelig ved kontroll, for eksempel fra Arbeidstilsynet.   Statistikken viser avtalte og faktiske utførte dagsverk fordelt på hvert kvartal pr. kvinne og mann. Den viser egenmeldt sykefravær, legemeldt sykefravær, fravær pga. barns sykdom og annet fravær fordelt over tidsrom som 1-3 dager, 4-16 dager og mer enn 16 dager. År Årstall for statistikken som skal beregnes.   Avdeling fra / til Her kan man angi om man vil selektere på avdelinger. Det er avdeling angitt på lønnstaker som legges til grunn.   Detaljert statistikk Angi om detaljer skal skrives ut. Detaljer innebærer visning av alle lønnstakere med fravær for kvartalet. Totalt pr lønnstaker. Kun aktuelt ved overføring til Excel.   Beregning av sykefraværsstatistikk Statistikken omfatter alle fraværskoder, unntatt permittering og ferie.   Avtalte dagsverk For hvert kvartal beregnes antall mulige dagsverk. For hver person som er ansatt i kvartalet akkumuleres beregnet mulige dagsverk med i totalen, med korreksjon for stillingsprosent. F.eks: kvartal 1 har 64 mulige dagsverk. En person har 50 % stilling og akkumuleres med i Avtalte dagsverk med 32 dagsverk.   Hvis en person har blitt ansatt i kvartalet eller har sluttet i kvartalet, tas kun de dager med hvor personen var ansatt. F.eks: en person blir ansatt 1. februar. Dagsverk for februar og mars akkumuleres med i Avtalte dagsverk i kvartal 1. Tilsvarende hvis en person slutter i kvartalet.   Faktiske dagsverk Dette er avtale dagsverk fratrukket summen av alle fravær, både sykefravær og annet fravær. Disse fraværene er også justert for stillingsprosent og fraværsgrad.   Totalt tilfeller Summen av antall tilfeller for Sykefravær.   Totalt dagsverk Summen av antall dagsverk for Sykefravær.   Sykefraværs % Totalt dagsverk i % av avtalte dagsverk.   Antall ansatte Antall personer som har vært ansatt i hele eller deler av kvartalet.   Alle fravær er justert for stillingsprosent og fraværsgrad. Denne beregningen kan enten skrives ut eller tas til Excel     Sykefravær: Fraværskode 1 - Egen sykdom (egenmelding) Akkumulerer til kolonne Egenmelding 1 - 3 dager, Egenmelding 4 - 16 dager eller > 16 dager utfra antall dagsverk i fraværet. Det akkumuleres i antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 2 - Egen sykdom m/sykmelding Akkumulerer som kode 1 men i kolonnene for Legemelding.   Fraværskode 9 - Egen sykdom m/sykmelding over 16 dager Akkumulerer kun i kolonnene > 16 dager med antall tilfeller og antall dagsverk.   Disse fraværskodene summeres også opp i kolonnene Totalt tilfeller og Totalt dagsverk.   Fravær som går over 8 uker skal rapporteres i egen kolonne > 16 dager, herav > 8 uker. Det akkumuleres i antall tilfeller og antall dagsverk. Disse skal derimot ikke summeres til Totalt tilfeller og Totalt dagsverk da de allerede er summert via > 16 dager.   Annet fravær: Fraværskode 3 og 4 - Barns sykdom og Barnepassert sykdom Akkumulerer i kolonne Barns sykdom med antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 5 og 6 - Permisjon med og uten lønn Akkumulerer i kolonne Andre permisjoner med antall tilfeller og antall dagsverk.   Fraværskode 7 - Annet Akkumulerer i kolonne Ikke legitimert fravær med antall tilfeller og antall dagsverk.   Disse fraværskodene summeres ikke til Totalt tilfeller og Totalt dagsverk.   Hvert fravær telles som ett og bare ett tilfelle og registreres kun i det kvartalet som fraværet starter i. D.v.s. når et fravær går over flere kvartal, vil det kun stå registrert som et tilfelle i det kvartalet det starter og med de dagsverk som tilhører dette kvartalet. I de øvrige kvartalene akkumuleres kun dagsverk som faller i det kvartalet. Dette gjelder også når et fravær går over et årsskifte.   Sykefravær som er registrert etter hverandre regnes som ett fravær. F.eks. fraværslinjer som er registrert med dato 01.03.19 - 05.03.19 og 06.03.19 - 08.03.19 er ett fravær med 6 dagsverk.

I dette tipset viser vi hvordan du kan registrere et eks på fravær på en person hvis vedkommende har både egenmelding og sykemelding. Hvis du registrerer en egenmelding på en person slik: Om da denne personen etter disse 3 dagene med egenmelding får en sykemelding, så skal dette føres på en ny linje slik: Om da denne personen mottar en ny sykemelding etter dette, skal det kun endres dato på T.o.m datoen på den siste linjen ( egen sykdom m/ sykemelding ),   og hvis denne da går over 16 dager skal man endre til kode 9, hvor man da får muligheten til å hake av for Inntektsmelding slik:   Se ellers beskrivelse av inntektsmelding som ligger vedlagt.

Flere av våre kunder har den siste tiden mottatt brev/regninger vedrørende «Sliterordningen». Det dere trenger å gjøre for å føre dette korrekt i Visma Contracting er som følger: Kopier lønnsart dere allerede har for AFP. Dette skal føres på akkurat samme måte:         Hvis det er ønskelig så kan dere endre hovedbokskonto på fane for ‘Koder’ under felt for Konto 1 og konto 2. Kostnadsføring velger dere hvorvidt det skal til Avsetning resultat 1 eller 2. Dette er hvis dere har satt opp i systemet at det skal føres på forskjellige konti for Produksjon og Administrasjon.  

Inne på Lønn – vedlikehold – lønnstakere så har man mulighet for å legge inn stillings periode.     Her angir dere perioden (antall måneder) lønnstakeren skal være i denne stillingen. Når perioden er over, d.v.s. at stillings dato pluss antall måneder er overskredet, vil melding om dette gis i tidregistreringen   Når det er lagt inn stillingsdato og periode på lønnstakeren og denne er overskredet, blir det gitt melding om dette når man skal registrere linjer:       Opplysninger i rammen 'Eksisterende' er hentet fra lønnstaker, og i rammen 'Ny' kan man legge inn de nye verdiene og disse lagres på lønnstaker.  

I noen tilfeller så kan man ha tidligere ansatte som har sluttet som da ønsker å begynne i firmaet igjen.   Slik registrerer dere de: Gå inn på Lønn - vedlikehold - lønnstakere Finn lønnstakeren under sluttet, og gå på fanen Tillegg og sett lønnstakeren til 'vanlig'   Deretter fjerner dere sluttet datoen, og setter inn ny ansatt dato i feltet der det står Ansatt dato   Deretter går dere på fanen A-melding og oppretter et nytt arbeidsforhold ved å stå på nummer - og trykke F2   Da får dere opp et nytt bilde, og legger da inn de rette opplysninger    Da vil det bli opprettet et nytt arbeidsforhold på denne ansatte Opprett aldri lønnstakeren 2 ganger med samme personnummer, da vil det bli rot i forhold til Altinn.  

Når en lønnstaker slutter, hender det at de vil ha opptjente feriepenger utbetalt for inneværende år. Dette er skattbar inntekt. Rutinen er beskrevet her Dette forutsetter at man har oppdatert siste utlønning på den / de ansatte man skal beregne feriepenger på.   Start med å gå på  Lønn - vedlikehold - lønnstakere Sett sluttdato på den ansatte og lagre. Gå inn på tilleggsfanen - og sett vedkommende til 'vanlig' ved utbetaling   Gå deretter på Lønn - periodiske lister - Feriepengeliste Svar nei på dette spørsmålet Sett hake på disse to Når en setter hake på Med oppdatering vil denne meldingen komme opp    Dette er kun et varsel som kommer opp.  at hvis lønnstaker ( e ) fremdeles har beløp i feltene for feriepenger at dette vil da bli overskrevet.   Gå så tilbake til Lønn - vedlikehold - Lønnstakere Gå inn på Feriepenger Beløpet legger seg på lønnstaker i feriepenger ved slutt kolonnen ( disse kolonnene er skrivbare for evt korrigering )   Gå deretter på Lønn - lønnsregistrering - registrering lønn. Registrer linje med lønnsart for feriepenger ved slutt - eks. 554 og beløpet vil legge seg inn her  Gå til Lønn - utlønning - lønnsberegning og beregn lønn på vanlig måte. Evt opprett en egen lønnskjøring for denne kjøringen, og beregn kun den / de som har sluttet. NB: Husk å sette lønnstaker som sluttet ETTER oppdatering av lønnskjøringen. gå da på Lønn - vedlikehold - lønnstakere og sett vedkommende til sluttet. Den ansatte vil da ikke bli med på flere utlønninger.  

Som regel kjører man feriepengelisten for forrige år i januar, via rutinen: Lønn - Periodiske lister – Feriepengeliste Ved oppstart av rutinen, får man spørsmål om feriepengelisten skal gjelde for foregående år. Ved å svare <Yes>, blir dato satt til 31.12 foregående år. Lønnsart for fastlønn For ansatte med fastlønn blir beløp for fastlønn skrevet ut på listen. Art for fastlønn vises her.   Lønnsart for feriepenger v/ slutt For lønnstakere som har feriepenger tilgode v/ slutt, har vi egen lønnsart, som vises her.   Sats feriepenger / Sats ekstraferie. Satsene for feriepenger hentes fra Firmaopplysninger Lønn - Faste satser og grenser.   Kun feriepenger for sluttede. Koden settes hvis det kun er personer som har sluttet det skal beregnes feriepenger for. Når feriepengelisten kjøres med avkrysning for ”kun sluttede”, blir beregnede feriepenger lagt i kolonnen for ”feriepenger v/slutt”. Når feriepenger utbetales helt eller delvis for en som har sluttet i inneværende år, avregnes dette mot ”feriepenger v/slutt”. Dersom en ansatt som har sluttet først skal få utbetalt feriepenger til neste år, legger de seg til i kolonnen ”feriepenger til gode” på vanlig måte og ”feriepenger v/slutt” nullstilles. Feriepenger utbetales da med ordinær lønnsart for feriepenger (555).   Med oppdatering. Hvis man velger "med oppdatering" blir beløpet for feriepenger oppdatert på lønnstakeren.   Beløpene overskriver det som evt. ligger der fra før og listen kan således kjøres etter behov Deretter går man til Lønnsberegning. Gjøres under rutinen Lønn - utlønning – lønnsberegning Ønsker du ikke å ha med andre arter enn feriepenger på denne kjøringen, svarer du Yes her. Dette vil si at alle arter som har artstype feriepenger blir lagt til i tabellen "Selekterte lønnsarter". Man trenger ikke tenke mer på å flytte disse. Dersom man svarer  (Yes) på dette spørsmålet, vil de lønnsarter som ikke har artstype feriepenger slettes fra tabellen. Som regel vil man ikke at faste arter som f.eks. månedslønn skal være med i denne lønnskjøringen.   Hvis man tar bort krysset for feriepenger vil artene med artstype feriepenger bli slettet fra "Selekterte lønnsarter".  Meldingen under vises . Har man i forrige punkt svart  (Yes) på å slette alle andre arter, vil nå tabellen "Selekterte lønnsarter" bli tom. Man må da fylle den opp igjen, ved å bruke utvalg, dobbeltklikke eller markering og til slutt knapper. Øverste knapp. Denne flytter / sletter en eller flere lønnsarter, de som til enhver tid er markert med gult.   Midterste knapp. Denne flytter / sletter alle lønnsarter som er i den tabellen man står i.   Nederste knapp. Denne flytter / sletter lønnsarter som det er registrert linjer på i lønnsregistreringen. Spesielt hendig dersom man ikke er sikker på hvilke lønnsarter som nå har fått registrert lønn, og hvilke man skal ta med i lønnskjøringen. Deretter klikker en for å starte beregningen