Hvordan håndtere utenlandske fakturaer i Visma Document Center

[#1]

Mange norske bedrifter har utenlandske leverandører og mottar fakturaer på forskjellig språk og form. Her kommer en liten beskrivelse av hvordan man kan håndtere dette best i Visma Document Center.

Motta elektroniske fakturaer

Det beste er også her om man har mulighet til å motta fakturaene elektronisk. I Norge kan «alle» sende fakturaene elektronisk gjennom Peppol-nettverket, men slik er det ikke i alle andre land. Vi ser likevel at Peppol-nettverket sprer seg til f.eks stadig flere Europeiske land, og også til land utenfor Europa. F.eks har både Tyskland og Singapore vedtatt å bruke Peppol for offentlig sektor. Det er derfor verd et forsøk å høre om de utenlandske leverandørene kan sende fakturaen gjennom Peppol-nettverket. Da trenger de å vite ditt firmas elektroniske adresse. Hvis du f. eks har organisasjonsnummer 987654321, så vil din elektroniske adresse være 0192:987654321, der 0192 viser at det er en norsk Peppol-adresse. 0192 kalles også for Peppol BIS SchemeID og 987654321 er Peppol BIS Identifier. For å motta fakturaer elektronisk, må du selvfølgelig være knyttet opp til et Peppol aksesspunkt, f.eks Visma AutoInvoice, og være registrert i ELMA-registeret via dette aksesspunktet.

Motta PDF-fakturaer via AutoInvoice Skanningskonto

Du kan aktivere en skanningskonto i Visma AutoInvoice. Da kan du selv eller din leverandør sende PDF-fakturaer til epostkontoen 987654321@autoinvoice.no (hvis ditt orgnr er 987654321). Denne skanningsløsningen håndterer og tolker fakturaer på de fleste språk. Les mer om skanningstjenesten her.

Motta PDF-fakturaer og legg dem manuelt inn i Visma Document Center

Hvis man ønsker å manuelt importere PDF-fakturaer inn i Visma Document Center, så må man passe på å ha valgt riktig OCR-språk. Dette gjøres nederst til høyre i Visma Document Center. Systemet støtter følgende språk: Norsk, svensk, dansk, finsk, engelsk og nederlandsk. I tillegg har man et valg «International», for andre språk (i utgangspunktet også engelsk). For hvert av språkene finnes det en ordliste med system-ord som er knyttet opp mot hvert felt i Document Center. Her kan man forbedre systemet ved å legge til egne ord kalt «Brukerspesifikke alias», evt «Leverandørspesifikke alias» som da kun gjelder valgt leverandør. Disse ordene brukes av OCR-tolkeren til å finne de riktige verdiene. Ved å legge til ord, kan man øke treff-prosenten og forbedre tolkningen av PDF’ene.

Hvis man ikke klarer å finne en verdi basert på slike ord, kan man legge inn en maske på fakturaen. Da angir man den nøyaktige plasseringen for den verdien man er på jakt etter.

Både Ordliste og Maske finner du i Tolkningsresultat-vinduet.

I versjon 16.01 av Visma Document Center, kan man velge OCR-språk «Detect»: Ved å bruke dette «språket» vil systemet automatisk finne det beste språket, og bruke den ved tolkning av dokumentet. Den vil da bruke samme ordliste som det språket den velger å bruke har, f.eks hvis den finner ut at språket er svensk, så vil den bruke den svenske ordlisten. Fra versjon 16.10, vil det også være mulig å bruke dette «språket» ved AutoImport.