Mine områder
Hjelp

Temahefte - Bilagsføring

27-07-2022 12:17
  • 0 Svar
  • 0 liker
  • 167 Visninger

I dette temaheftet finner du informasjon om det du trenger å vite om bilagsføring.

 

 

RF SE-00071

 

Innledning

Dette temahefte tar for seg eBilag som er vår foretrukne måte å føre bilag på.

Modulen er tilrettelagt for på en enkel måte å kunne lage bilag for overføring til Visma Enterprise Økonomi på bakgrunn av 

 

  • Eksisterende bilag (Omposteringsbilag – f.eks hente posterte linjer)
  • Fordeling av tidligere bokførte utgifter / inntekter på bakgrunn av en fordelingsmal (Fordelingsbilag)
  • Grunnlag for remittering av utbetaling av vedtatte tilskudd til lag og foreninger mv. (Tilskuddsbilag) 
  • Forhåndskontert bilag (Ventebilag) på bakgrunn av for eksempel tilsagnsbrev på tilskudd som vedlegges ventebilaget. Disse bilagene blir liggende i egen fane fram til midler er mottatt på banken og kan sluttføres og posteres i økonomi.  

eBilag inneholder også flere nyttige funksjoner som fritt kan kombineres i forbindelse med etablering av bilag. For eksempel kan du hente allerede posterte bilagslinjer fra regnskapet, bytte fortegn for tilbakeføring, importere nye linjer fra excel eller registrere de manuelt, knytte til vedlegg eller lagre et bilag som en fast mal for gjenbruk senere. Dette gjør eBilag til et svært fleksibelt verktøy for regnskapsbrukere på alle nivåer.

 

Hvorfor bruke eBilag?

Reduserte kostnader til bilagsbehandling 

Hverdagen er hos noen fremdeles slik at det tas kopier av bilag, tilsagnsbrev osv. som sendes i x antall eksemplarer rundt omkring i organisasjonen for videre behandling.  eBilagsmodulen vil bidra til å fjerne dette ”kopi-behovet” ved at for eksempel et tilsagnsbrev skannes inn ved sentralt mottak, og kan legges som elektronisk vedlegg til et eBilag.  Den som er satt som mottaker av tilsagnsbrevet kan på bakgrunn av dette lage eBilag med riktig kontering og vedlegg, og når utbetalingen skjer er det bare for Økonomiavdelingen å legge på kontering mot riktig bank eller evt. fordringsføring, og så overføre bilaget til Økonomi for oppdatering. 

 

Tilsvarende kan du enkelt lage maler på fordelinger som gjentas, og enkelt hente den frem når det er tid for å postere ny fordeling. Og skulle noen glemme å knytte til vedlegg på et eBilag, kan det eventuelt gjøres i Økonomi i ettertid.

 

Forenklet virksomhetsstyring 

Med enkel tilgang til eBilagsmodulen kan virksomhetsledere lage grunnlag for nødvendige omposteringer innenfor tildelte fullmakter uten å måtte lage brev til Økonomi som igjen må registrere de samme opplysningene i økonomisystemet.  Virksomhetslederen kan på en enkel måte hente frem et opprinnelig bilag og foreta korreksjoner. 

 

Med roller i Økonomi er det nå mulig å legge til rette for at du kan få registrere et eBilag på alle kostnadssteder, samtidig som du kun har tilgang til å saksbehandle (attestere/anvise) på en mer begrenset fullmakt. Gjennom å gi tilgang til ulike oppgavetyper kan du styre om det kreves saksgang eller ikke på et bilag, for å sikre saksgang der dette er ønskelig. Det bør lages kjøreregler for ”hvem som får lov til å gjøre hva”.  Systemet vil kontrollere at bilaget er kontert i henhold til gjeldende fullmakter og konteringsregler.  

 

Oversikt, styring og forenkling

I tillegg til at brukere på ulike nivåer i virksomheten på en enkel måte kan etablere et bilag og sende det til overføring til Økonomi, vil Økonomiavdelingen ha god oversikt og styring med bilag som er underveis i prosessen gjennom et eget administrasjonsbilde i Økonomi. Og dersom en ønsker det, er det mulig å kontrollere bilag manuelt før overføring til Økonomi. 

 

Vi anbefaler også ytterligere automatisering ved at dere automatiserer både merking og overføring til Økonomi samt postering i regnskapet for den/de oppgavetyper du måtte ønske. 

 

eBilag

Visma Startside - Økonomi - eBilag

 

Bilagsføring skjer som sagt via eBilag som ligger under fanen Økonomi oppe i toppmenyen. Hvis du har eBilag til behandling eller under arbeid, vil de også vises under Oppgaver i vertikalmenyen til venstre. 

 

KrisjanisRerihs_0-1658916716257.png

 

 

Det er mulig å gå direkte til de aktuelle oppgavene ved å trykke på linken i oppgavefeltet. Har du likelydende oppgaver for flere selskaper (f.eks eBilag under arbeid eller til saksbehandling), vil det i det neste skjermbildet du kommer til være mulig å gå direkte til oppgaven i det selskapet du måtte ønske. I dette bildet kommer det også fram hvor mange eBilag du selv har under arbeid og hvilke du har til behandling som saksbehandler. Du vil vanligvis komme inn i standardselskapet ditt i oppstartsåret, men kan bytte selskap og evt år enten ved å trykke på en oppgave du har i et annet selskap (f.eks. her et eBilag under arbeid i selskap 163 eller et annet år - her 2021) Alternativt kan du gå på Innstillinger og bytte til ønsket økonomiselskap/ regnskapsår. 

KrisjanisRerihs_1-1658916716265.png

 

Innholdet i bildet du får opp under Økonomi er styrt av standardverdiene og fullmaktene fra Brukeradministrasjonen for din bruker. Denne brukeren har standard oppstartsverdi lik selskap 352, og kommer derfor inn på eBilag i selskap 352 i gjeldende år. Det vil alltid vises øverst i vertikalmenyen hvilket selskap og år brukeren er pålogget slik at det skal være lett å orientere seg for brukere med tilgang til flere selskaper. 

 

Dersom du velger Nytt eBilag, vil du se hvilke oppgavetyper du som bruker har tilgjengelig. Her har brukeren tilgang til 8 ulike oppgavetyper, og to maler. Malene kan være personlige maler eller felles maler. 

KrisjanisRerihs_2-1658916716288.png

 

For å forenkle valgene til en bruker, er det greit å begrense antall mulige oppgaver til kun det som er aktuelt for brukeren og samtidig gi en beskrivelse på hva den enkelte oppgaven er ment  å løse samt  om den krever saksbehandling etc.

 

Vertikalmenyen til venstre i bildet gir deg mulighet til å veksle mellom å etablere et nytt eBilag, jobbe videre med bilag som er under arbeid fra tidligere, saksbehandle bilag som er oversendt deg, søke i arkivet etter eBilag som du har etablert eller saksbehandlet og se dine egne innstillinger og tilganger for aktuelt selskap. Er du en superbruker med rett til å opprette nye oppgavetyper, vil du også ha et valg for dette, men de fleste vanlige brukere har ikke denne tilgangen. 

 

Innstillinger

Går du på menypunktet Innstillinger, kan du både se fullmakter du har og bytte selskap og år.

KrisjanisRerihs_3-1658916716284.png

 

 

Hvilke selskap, reskontrotype og roller du har tilgang til, og oppgavetypene i det enkelte selskapet styres av de modulspesifikke egenskapene som brukeren din har fått i Brukeradministrasjonen. 

 

Hvilke konteringer du har tilgang til innenfor det enkelte selskap og rolle, styres av fullmaktene i Brukeradministrasjonen. 

 

I dette bildet kan du også endre hvilke selskap du vil jobbe i hvis du har tilgang til flere selskap og endre mellom årstall hvis dere er i et årsskifte og det er aktuelt å registrere eBilag i ulike regnskapsår.

 

Her kan du også velge om ved ferdigstillelse av et eBilag vil bli ført ut i menyen igjen eller om du vil gå videre til å registrere et nytt eBilag av samme oppgavetype.



Arkiv

Under menyvalget Arkiv har du en fullstendig oversikt over alle dine eBilag, og hvor i prosessen de befinner seg. Her kan du søke innenfor et datointervall, tittel på eBilaget, periode, oppgavetype eller status på eBilaget. 

KrisjanisRerihs_4-1658916716287.png

 

Nytt eBilag

Når du velger en oppgavetype minimeres vertikalmenyen slik at du får et større registreringsfelt, og cursoren plasserer seg i tittelfeltet med tittelen markert. Ønsker du egendefinert tittel, kan du bare begynne å skrive. Hvis ikke, vil oppgavetypen bli tittelen på eBilaget. Fordi tittel er et felt du kan søke på i enkelte skjermbilder, kan det være lurt å lage en unik og beskrivende tittel. 

 

Dagens dato og inneværende periode foreslås, men dette kan også endres. Alle felt merket med rød stjerne er obligatoriske, disse må ha en verdi og utgjør til sammen bilagshodet på eBilaget. Ved å trykke tabulator kommer du til dato og periode, og deretter til lagre-knappen til høyre på tittellinjen. Du kan også når som helst ekspandere vertikalmenyen igjen ved å trykke på den. 

 

KrisjanisRerihs_5-1658916716182.png

 

 

Når bilagshodet er lagret, åpnes registreringspanelet for bilagslinjer seg, og det er også mulig å legge på et notat eller vedlegg til bilaget. Notat benyttes til vanlig fritekst, tilsvarende forklaringslinjer som ofte finnes på papirmaler for hovedboksbilag/posteringsordre, mens vedlegg er muligheten til å knytte allerede eksisterende dokumenter (regneark, brev, bilder osv.) til et bilag som tilleggsdokumentasjon på posteringen. Om vedlegg skal være obligatorisk på en oppgavetype eller ikke styres av systemansvarlig.

 

Hvordan selve registreringspanelet utformes, avhenger av hvor mange dimensjoner som er i bruk, om det er et bilag med saksgang eller ikke osv. Vi viser noen ulike varianter under for å illustrere at registreringspanelet vil fungere dynamisk. 



Dette bildet viser registreringsbildet for en helt enkel oppgavetype uten saksgang i en virksomhet med syv dimensjoner.

KrisjanisRerihs_6-1658916716239.png

 

Dette bildet viser registreringsbildet for en oppgavetype med reskontro og saksgang pr. bilag. Der ligger saksgangen under bilagshodet og saksbehandlerne er da de samme for alle linjer som lages på bilaget.

KrisjanisRerihs_7-1658916716262.png

 



Her et annet eksempel med godkjenning på bilagslinjenivå. Da må saksbehandlere angis for hver enkelt bilagslinje som du registrerer.

KrisjanisRerihs_8-1658916716184.png

 

 

Det er altså ganske mange muligheter for variasjon på hvordan registreringsbildet kan se ut og derfor er det viktig at både navn på oppgavetypen og forklaring hjelper brukerne til å velge rett oppgavetype for den oppgaven de ønsker å løse.



Notat/vedlegg:

Når bilagshodet er registrert dukker det opp noen flere ikoner sammen med Lagredisketten. Disse gir deg mulighet til å legge på et notat eller vedlegg på bilaget. Det lille ark-ikonet er for notat. Notat kan benyttes til en forklarende fritekst til selve bilaget. Notatet blir med over til Økonomi, og kan leses i spørrebilder mv. Søppelbøtten til høyre brukes for å slette eBilag under registrering. Den lille bindersen i midten er for registrering av vedlegg. Vedlegg vil normalt være allerede eksisterende dokumenter som du ønsker skal legges ved bilaget som ytterligere forklaring/dokumentasjon, for eksempel tilsagnsbrev, kopier av bankbilag eller beregninger og lignende. Det er mulig å knytte flere vedlegg til samme eBilag, og modulen støtte opplasting av filtypene pdf, txt, gif, tiff, jpeg, jpg og png.  

KrisjanisRerihs_9-1658916716264.png

 

 

Vedlegg kan også merkes som sensitive, - det vil da være noen begrensninger på hvem som kan se vedleggene. Det er i brukeradministrasjon lagt inn et parameter under modulspesifikke egenskaper som påvirker den enkeltes tilgang til å kunne se og eventuelt endre sensitive vedlegg.

 

På oppgavetypen kan det legges inn krav om at eBilaget må ha vedlegg. Du får da ikke sendt eBilaget videre uten å ha lagt ved minst ett vedlegg. 

 

Bilagslinjer

Når en bilagslinje er ferdig utfylt, lagres den på bilaget ved å trykke på Registrer -knappen nede til høyre i registreringspanelet. Den ferdige linjen ”faller ned” under registreringspanelet. Konteringen vises fortsatt i registreringspanelet, med tanke på at hele eller deler kan gjenbrukes til neste bilagslinje, men du kan også tømme panelet enkelt ved å trykke på Nullstill. Du får også informasjon om totalsum på bilagslinjene som er registrert hittil til høyre i bildet

KrisjanisRerihs_10-1658916716278.png

 

For bilag med saksgang kreves saksbehandler påført før det er mulig å sende bilaget videre. Først når konteringen på en bilagslinje er påført, er det mulig å velge hvem som skal saksbehandle linjen (hvis godkjenning skal skje på linjenivå) eller bilaget (hvis godkjenning er valgt på bilagshodenivå). 

 

Det er fordi systemet da vil hjelpe deg til å velge bare blant ”lovlige” saksbehandlere ut fra de kravene som er satt i oppgavetypen, hvem som er gitt tilgang til oppgavetypen og rollen og fullmaktene til den enkelte bruker. Får du opp en tom liste, tyder det på mangelfulle rettigheter på den brukeren du forventet å kunne sende bilaget til, enten til rollen, konteringsfullmakten eller oppgavetyper.

 

Det er mulig å bruke samme saksbehandler på flere sakssteg/roller hvis det er tilrettelagt for det på oppgavetypen, men ikke både attestasjon og anvisning på samme eBilag.

 

Krav til eBilag / kontroll ved videresending

For eBilag som ikke er reskontrobilag eller er produsert på oppgavetyper som ikke er merket med ”Tillatt mangelfulle bilag” ved definering av Oppgavetyper, er det et krav at bilaget er i balanse.  Evt. bilagsdifferanse vil fremkomme i feltet ”Totalsum”.

 ”Send videre-knappen”

KrisjanisRerihs_11-1658916715983.png

 

aktiviseres og blir grønnfarget først når kravene til det aktuelle bilaget er oppfylt. Det er krav om at konteringene inkludert mva er i henhold til gjeldende kodeverk i Økonomi og at (minimum) neste saksbehandler er fylt ut dersom oppgavetypen krever saksgang.

KrisjanisRerihs_12-1658916716223.png

 

 

For å slette en enkelt eBilagslinje, trykke på

KrisjanisRerihs_13-1658916716025.png

 

utfor den linjen du ønsker å slette helt. Angrer du så trykker du på den lille pilen som dukker opp.

For å sende til neste saksbehandler eller til overføring til Økonomi, trykk

KrisjanisRerihs_14-1658916715984.png

 

 

Dersom du forsøker å registrere en linje som inneholder ulovlige konteringer, vil du få fortløpende feilmelding så snart du forlater feltet, eller senest når du forsøker å registrere den komplette linjen. 

KrisjanisRerihs_15-1658916716174.png

 



Det er også en kontroll på om samme fakturanummer er benyttet tidligere på et postert bilag mot samme reskontro, selskap og år. Vanligvis skal ikke duplikat fakturanummer tillates, men det er mulig å overstyre dette på oppgavetypen

KrisjanisRerihs_16-1658916716275.png

 

På oppgavetypen kan du også bestemme at reskontronavn skal kopieres til tekstlinjen.

 

Flere funksjoner

Det finnes flere nyttige funksjoner som kan benyttes i forbindelse med registrering av eBilag. Her finner du funksjonalitet for å hente bilag eller bilagslinjer som alt er postert i regnskapet, import fra excel, mulighet for å snu fortegn eller endre tekst, fakturanummer, dato eller lignende verdier på alle linjene og mulighet for å lagre bilaget som mal eller skrive det ut.

KrisjanisRerihs_17-1658916716240.png

 

Det ligger også et valg for ompostering, som i dette tilfellet ikke er mulig å velge, det valget tilhører en egen oppgavetype og vil bli omtalt under eget punkt i dette hefte.

 

Hent bilag

Når du velger funksjonaliteten ”Hent bilag”, kommer du inn i et søkebilde der du får søke etter bilag og bilagslinjer som er postert i Økonomi

KrisjanisRerihs_18-1658916716286.png

 

 

På bakgrunn av valgte søkebegrep(er) får du opp en del treff som tilfredsstiller søket ditt, og du kan velge å ta med en eller flere eller alle linjer fra søket tilbake til eBilag. 

 

Her er det viktig å merke seg at fullmaktene dine vil kunne begrense deg fra å se alle linjene i et bilag, og måten du søker på vil også ha direkte betydning for hvilke treff du får opp. Det er det derfor lurt å gjøre seg godt kjent med hvordan denne funksjonaliteten fungerer og hvilke muligheter og begrensninger som ligger i løsningen. For fullstendig tilbakeføring av hele bilag med sporingsmuligheter, - eller dersom mange bilag skal omposteres, kan det være det er lurere å benytte seg av en oppgavetype kategorisert som ompostering ( se eget punkt under), men for en leder som bare skal korrigere litt mellom to tjenester eller konti er Hent bilag en veldig enkel og grei måte å hente grunnlaget for en slik ompostering på.

 

Momsbehandling ved bruk av funksjonen ”Hent bilag” 

Et bilag som er ført/oppdatert i Økonomi med en momskode, vil fremkomme med nettobeløp i regnskapet.  Ved bruk av funksjonaliteten Hent bilag legger eBilagsmodulen ut bruttobeløpet i opprinnelig bilag med opprinnelig momskode. 

 

Dette er gjort for å takle regnskapsforskriftenes regler for føring av bilag som sorterer inn under momskompensasjonsordningen, og ellers i de tilfeller hvor det er brukt uriktig momskode på et bilag.

 

I praksis vil dette si at når du fra registreringsbildet i eBilagsmodulen velger Hent bilag, vil systemet på bakgrunn av momssatsene på den aktuelle momskoden som var brukt opprinnelig, gjøre en beregning slik at bruttobeløpet (inkl. mva.) legges ut i registreringsbildet og med opprinnelig momskode. Du kan da lagre denne bilagslinjen, velge funksjonen Snu fortegn, og dermed er tilbakeføringen av den opprinnelige bilagslinjen klar.  Da gjenstår det bare å lage korreksjonsføringen.

 

Ompostering

Valget ompostering under Flere funksjoner er kun aktivt når en oppgavetype med kategori for ompostering er valgt. 

KrisjanisRerihs_19-1658916716254.png

 

Dere begynner bilagsregisteringen på vanlig måte med å fylle inn bilagshode og trykke på disketten, men når dere går på flere funksjoner og velger ompostering dukker det opp et annet bilde enn det som dukker opp når dere korrigerer via Hent bilag-funksjonen

KrisjanisRerihs_20-1658916716277.png

 

På samme måte som når vi korrigerer via Hent bilag så hentes bilag som tilfredsstiller det vi har søkt på inn under søkefeltene

KrisjanisRerihs_21-1658916716236.png

 

men når vi trykker på knappen Generer bilag og bilagslinjene blir tatt med tilbake i registreringsbildet så er konteringen flyttet fra den opprinnelige konteringen til konteringen vi satte inn i bildets høyre del

KrisjanisRerihs_22-1658916716224.png

 

Viktig! Når vi korrigerer på denne måten kan vi omkontere masse bilag i en operasjon, men vi kan ikke supplere med øvrige bilagslinjer slik vi kan når vi benytter funksjonen Hent bilag.

 

Import fra Excel

Du kan importere bilagslinjer fra Excel ved å bruke funksjonen for dette. I vedlegg bakerst i kursheftet er formatet som kan importeres gjengitt. Velg Importer fra excel i nedtrekksmenyen Flere funksjoner, og du får opp felter hvor du kan laste opp excelarket. 

KrisjanisRerihs_23-1658916716269.png

 

Når du har linket fil filen du vil lese inn og trykker last opp hentes alle linjene fra excelarket inn. Er det mangler eller feil på enkelte linjer er disse lyserosa og en boks forklarer hva som er feil/mangler

KrisjanisRerihs_24-1658916716267.png

 



Lagre som mal

Alle eBilag kan lagres som mal, enten som en personlig mal kun for deg, eller som en felles mal som vil være tilgjengelig for alle som har tilgang til oppgavetypen som malen er lagret på i selskapet. Når du starter eBilag, eller velger Nytt Bilag på vertikalmenyen til venstre, vil du se malene du har tilgang til nederst i vinduet. 

 

Du kan velge å vise Alle, Mine eller Felles. Maler du selv har opprettet, vil du ha tilgang til å redigere/slette, og av typen vil det framgå om det er en felles mal eller en personlig mal. Superbruker vil kunne administrere maler og eventuelt flytte en mal fra en bruker til en annen ved behov. Det er lurt å gi malen et dekkende navn, og du kan også bruke Notat-feltet til å legge inn en ytterligere beskrivelse av malen

 

KrisjanisRerihs_25-1658916716274.png

 

Til behandling

For en bruker som skal saksbehandle eBilag, for eksempel attestere eller godkjenne bilag, vil det ligge en link på oppgavelisten

KrisjanisRerihs_26-1658916716272.png

 

 

Hvis det er flere bilag og disse skriver seg til flere selskaper eller flere år, vil dette først vises når du går videre inn via linken.

 

Godkjenne eller avvise et eBilag eller en bilagslinje

Når du går inn på et bilag for å saksbehandle, har du mulighet til å godkjenne eller avvise bilaget

KrisjanisRerihs_27-1658916716279.png

 

Trykker du på avvisningsknappen får du beskjed om å legge inn årsaken til at du avviser bilaget

KrisjanisRerihs_28-1658916716234.png

 

Når dette er lagt inn vil bilaget gå bakover i saksbehandlingsrekken til foregående saksbehandler. Hvis et bilag er splittet i flere linjer med ulike saksbehandlere, vil du få se alle linjer, men de vil være nedtonet slik at du bare har tilgang til å saksbehandle egne linjer.

 

Redigering av eBilag i saksgang

Dersom det er lagt til rette for endring i saksgang på oppgavetypen, vil det være mulig å endre ulike ting ettersom eBilaget har saksgang på hodenivå eller på linjenivå.

 

Saksgang på bilagshode

Saksgang på linje

     

Endre saksbehandler i samme steg

Ja

Ja

Endre saksbehandler i neste steg

Ja

Ja

Endre konteringsinformasjon inkl. mva

Ja

Ja

Endre reskontroinformasjon

Ja

Ja

Endre beløp

Ja

Nei

Slette bilagslinjer

Ja

Nei

Legge til nye bilagslinjer

ja

Nei

 

Endringslogg

Alle endringer som utføres på den enkelte bilagslinje, logges i en egen endringslogg. Endringsloggen blir oppdatert når du lagrer eBilaget.

 

Endringene er lagret fortløpende med nr., tidsstempel, navn på bruker som har utført endringene, endringstype (opprettet / endret / slettet), element som er endret, gammel og ny verdi. Hvis en attestant gjør endringer, kan godkjenner / anviser åpne loggen. Endringsloggen kan skrives ut via valget Flere funksjoner og Skriv ut endringslogg.

 

Endre saksbehandler 

Du kan endre saksbehandler dersom oppgavetypen tillater det. Dette innebærer også at du kan sende et bilag til en annen saksbehandler i samme sakssteg som deg selv.

 

Endring av saksbehandler krever en kommentar før du kan sende bilaget videre. eBilaget eller bilagslinjen (hvis saksgang på linjenivå) sendes videre til ny saksbehandler 

KrisjanisRerihs_29-1658916716290.png

 

Importformat excel

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

L

M

N

O

P

Q

R

S

Konterings-begrep (KB) 01

KB 02

KB 03

KB 04

KB 05

KB 06

KB 07

KB 08

KB 09

KB 10

Beløp

Bilags-tekst

Bilags-nr.

Mva-
kode

Resk.nr

Fakt.nr

Fakt.-dato

Forf.-dato

Resk.-type



Generelle merknader:

  1. Ved import av hovedbok må det være 14 kolonner i Excel-bilaget, og de 10 første forbeholdes konteringsbegrepene selv om ikke alle er i bruk. Ved reskontrobilag benyttes 19 kolonner.
  2. Feil og ulovlige verdier blir blanket ut ved import. Unntak fra denne regelen er ved bruk av feil/ulovlige tegn i felt for beløp og/eller mva. Da vil importen stoppe med feilmelding.
  3. Negative beløp (K) registreres med – som fortegn på beløpet.
  4. Ved import av desimaltall vil importrutinen runde av mot nærmeste hundredel, ved 3 eller flere desimaler vil det derfor kunne oppstå øreavrundingsfeil
  5. Bilagsteksten (L) kan registreres dersom den skal være variabel. Fast bilagstekst kan angis enkelt. I eBilag etter at bilagslinjene er importert ved bruk av funksjonen Endre verdi på alle linjer. Man skriver da inn bilagsteksten i registreringsdelen på bilaget, velger Flere funksjoner og Endre verdi på alle linjer, og bekrefter kontrollspørsmålet som kommer fram. Ved import i Økonomi angis fast bilagstekst i importbildet.
  6. Bilagsnummer (M) benyttes ikke i eBilag, men kolonnen må finnes og være blank. Ved import til Økonomi er feltet valgfritt.
  7. Kun linjer med konteringsdata og beløp lagres i det bilaget som skal importeres. Dvs. at overskriftene ikke må lagres som en del av bilaget, og at den første linjen inneholder konteringsinformasjon.
  8. Import via eBilag finner du på "Flere funksjoner > Import fra Excel". Du får da opp et felt hvor du kan søke frem og laste opp den Excelfilen du ønsker, og bilagslinjene i filen lagres automatisk i eBilagsmodulen. Ved import via eBilag lagres filen som xls/xlsx-fil.
  9. Import via Enterprise Økonomi finner du på "Registrering > Import av regnskapsbilag tekst/regneark". Huk av for "Import fra SDV-fil" og "Oppdatering" og Kjør rapport. Du får da opp et eget rapportbilde hvor du velger bilagstype, -dato, -tekst med mer. Ved import via Økonomi lagres filen som semikolonedelt (csv/sdv)
  10. Ved import via eBilag kan du benytte formler og cellereferanser i regnearket. 



Reskontro merknader:

  1. Ved import av reskontrobilag via eBilag forutsettes det at oppgavetypen tillater reskontroføring
  2. Ved import av reskontrobilag via eBilag benyttes ikke kolonne for Reskontrotype da dette er satt i oppgavetypen. Ved import via Økonomi må reskontrotype angis ved importering.
  3. Ved import av reskontro må reskontro -og fakturafelt føres på samme linje som konteringsstrengen. 
  4. Ved import av fakturadato/forfallsdato må format angis som DDMMÅÅÅÅ

 

Bidragsytere

Få oppdateringer om denne artikkelen rett i mailboksen din

Klikk på de tre prikkene til høyre i innlegget/artikkelen og velg Abonnér.

Les mer om abonnering på artikler, faner og områder her.