Ansatt uten full opptjening - trekk i lønn for ferie

[#1]

Support får ofte spørsmål om hvordan lønnstrekk skal gjennomføres når en ansatt ikke har full opptjening i firmaet.

I denne artikkelen tar vi for oss ansatte som har brukt opp feriepengene fra tidligere arbeidsgiver. Tipset kan også brukes på ansatte som mangler feriepengegrunnlag, men likevel ønsker å ta ut full ferie.

MERK!
I noen situasjoner kan den ansatte nekte å ta ut ferie hvis feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet. Dette kan du lese mer om i Ferieloven som du har tilgang til under "Hjelp / Oppslag Juridisk" i Visma Lønn.

Du finner også nyttig informasjon i denne artkkelen.

Oversikt over ansatte som ikke har full opptjening

Som første punkt bør ditt firma ha etablert en rutine hvor det avklares med de ansatte som mangler full opptjening, hvordan ferietid og ferietrekk skal gjennomføres. 

Under "Utskrifter / Ansattrapporter". Velg rapporten "Ansatt begynt" og velg "Fra dato" 1.februar på fjoråret. La "Til dato" stå blankt.

Du vil nå få ut en oversikt over alle ansatte som ikke har full opptjening i firmaet. Hvis det ikke er du som lønningsansvarlig som gjennomfører denne avklaring med de(n) ansatte, kan denne rapporten også sendes automatisk til respektive avdelingsleder. Fremgangsmåte finner du her.

Noen av disse ansatte vil bekrefte at de har penger nok til at du trekker de i lønn mens andre vil svare at de ikke har råd til ferie. Som arbeidsgiver skal du påse at alle ansatte tar minst 4 uker og 1 dag ferie (unntak fra regelen står i Ferieloven). Det må derfor avtales hvordan trekket for feriedagene skal gjennomføres. Som arbeidsgiver har man full rett til å fastsette ferietid.

Eksempel

Dersom arbeidsgiver bestemmer at ferietiden er hele juli måned så er ikke den ansatte på jobb og har dermed ikke krav på lønn.  Men dette er kanskje ikke den beste personalpolitikk? Dere kan for eksempel bli enig om å ta 14 dager i juni og tilsvarende i juli, men dette kan også være økonomisk utfordrende for den ansatte og litt ekstra arbeid for lønningsansvarlig.

Et alternativ du / dere kan vurdere da for de ansatte som ikke har nok feriepenger, er å avtale at trekket pga. ferie fordeles over flere måneder. Dermed kan ansatt ta ferietid når det passer firmaet og den ansatte. For da å slippe og huske på å gjennomføre trekket hver måned så kan følgende anbefaling brukes (her kan ditt firma og den ansatte tilpasse avtalen, slik at det passer best for dere):

1. Gå inn på den ansatte det gjelder og videre i fanen "Faste transaksjoner".
2. I neste ledig linje for kolonnen "Fast. tr. type" velg "0-Manuell". Legg inn standard lønnsart 285 - Lønn/trekk ved feriepengeutbetalingen  og beløpet som er avtalt trukket med negativt fortegn.
3. Legg inn en "Til dato" slik at du slipper å huske på å avslutte trekket.

Dersom den ansatte slutter før til datoen er nådd, må rest trekk beregnes og trekkes manuelt. 

Relaterte brukertips

Utbetaling av feriepenger

Tilgang til ferieloven

[#2]

I dette brukertipset har vi samlet alle relevante brukertips og spørsmål for deg som migrerer eller har migrert fra Visma Lønn til Payroll.

Jeg ønsker å migrere til Payroll. Hvordan går jeg frem?

Dette gjør du ved å trykke på "Flytteknappen ".

Vi anbefaler at du tar kontakt med din Visma Partner før du utfører punktene i "Flytteknappen".

Hva bør jeg tenke på før jeg går over til Payroll?

Dette har vi skrevet mer om i brukertipset "Nyttige tips og rapporter ved overgangen til nytt lønnssystem". Vi anbefaler at du setter deg godt inn i punktene skrevet her.

Beholder jeg tilgangen til Visma Lønn?

Dette har vi skrevet mer om i brukertipset "Nyttige tips og rapporter ved overgangen til nytt lønnssystem". Vi anbefaler at du setter deg godt inn i punktene skrevet her.

Bør jeg sende ut lønnsoppgavene før jeg bytter lønnssystem?

Ja, vi anbefaler at du sender ut lønnsoppgaven fra Visma Lønn før du går over til Payroll.

Finnes det kurs på Payroll?

Ja, du finner kurset her og er inkludert i ditt Payroll abonnement.

Kan jeg få testbruker / testfirma på Payroll?

Dette kan du lære mer om her.

Hvor finner jeg en oversikt over alle klientene jeg har i Visma Lønn?

Følg dette brukertipset.

Aktuelle brukertips

Migreringsguiden

Flytteknappen - Flytt Payroll

Opplysninger som flyttes fra Visma Lønn til Payroll

Nyttige tips og rapporter ved overgang til nytt lønnssystem