Datafangst i Visma DI

[#1]

Ved hjelp av tilleggsmodulen Datafangst vil du kunne importere transaksjoner fra DI-Business.

Når du for eksempel fører bilag for en kunde, vil ditt firma kunne fange opp antall transaksjoner som registreres i kundens firma. Du vil finne igjen transaksjonene som ordregrunnlag i ditt firma. Det vil si at du slipper å lage manuelle ordregrunnlag for de oppgaver dere skal ha betalt for.

Dette må gjøres:

• Sett opp integrasjon med DI-Business
• Klargjør for datafangst i DI-Office
• Hva skjer ved tilbakelegging av sikkerhetskopi/backup?

Integrasjon/Oppdatering

Integrasjon med DI-Business er en forutsetning for å få Datafangst til å virke. Dersom dette ikke allerede er gjort, finner du fremgangsmåten i egen veiledning: Integrasjon med DI-Business.

Innstillinger for datafangst

DI-Office

Etter at det er satt opp for integrasjon med DI-Business, må følgende klargjøres i DI-Office:

• På klienter hvor datafangst skal faktureres, må koden Datafangst til ordregrunnlag settes til Ja. Denne koden finner du ved å velge klient i klientlisten og deretter vedlikeholde Egenskaper på valgt klient (Under Klient i bildevelgeren til venstre).
   
  
  NB! Ønsker du å sette koden på flere klienter samtidig, markerer du disse i klientlisten, høyreklikker og velger Endre. Du kan da redigere flere Klienter:  
   
  
  
• Det må være satt opp en link mellom klienten som kunde av byrået og klientnummer.Velg byrået i klientlisten og deretter Kunder i bildevelgeren til venstre. Hent aktuelle kunde (klient). I detaljbildet for kunden angir du Klientkobling som du finner i gruppen Diverse. Tast eller søk frem riktig klient/firma, klikk OK. Gjentas på alle aktuelle klienter.
• Produkter i DI-Office må være linket til ønsket datafangst. Dette gjør du i oppstartsbildet under kategorien Hjem, Velg Lister | Datafangstlink. Du kan også endre og slette linker i dette bildet.

Rapport

Datafangstrapport ligger under arkfanen Rapporter | Diverse på byrået. Rapporten viser antall datafangst pr måned pr kunde/klient og totalt for et helt år:

Backup (sikkerhetskopi)

Når du benytter datafangst og må legge tilbake sikkerhetskopi i DI-Business, må du huske å slette datafangsten (ordregrunnlagene) i DI-Office slik at det ikke blir dobbelt.

Eksempel:

Systemet har ingen mulighet til å vite om dette er de samme bilagene, og de leses derfor inn på vanlig måte. Resultatet blir at det dannes doble ordregrunnlag i DI-Office.

For å unngå dette har du to muligheter:

1. Slett ordregrunnlagene i DI-Office FØR du legger tilbake sikkerhetskopi i DI-Business. Pass på at det er samsvar mellom datoen på ordregrunnlagene og sikkerhetskopien du legger tilbake!
2. Dersom du allerede har laget ordrer/fakturaer av ordregrunnlagene, blir det dannet ordregrunnlag på nytt. Disse må du slette i DI-Office, slik at det ikke blir dannet ordrer/fakturaer. 

      Her har du følgende muligheter:        

• Du kan på forhånd lage ordrer av alle ordregrunnlagene som ligger i oversikten, og deretter slette alle nye som blir lest inn.
• Du kan alternativt lage et utvalg som du selekterer på dato og deretter slette disse.

Pass på at ingen er pålogget og kan registrere nye ordrer, mens denne operasjonen foregår.

Merk! Selv om du følger fremgangsmåten over og dermed unngår at de fleste av ordregrunnlagene blir doble, bør du følge nøye med slik at du unngår dobbelfakturering av kunder.Vær også oppmerksom på at du ikke får slettet selve datafangsten. Dette medfører at det kommer dobbelt på Datafangstrapporten.