Registrering av utvidet egenmeldingsdager - Koronarelatert

[Robert Marken]

Årsak til utfordring

Regjeringen har utvidet retten til egenmelding (frem til 1. Juni 2020) og omsorgsdager (sykt barn) ifbm. Korona-pandemien (Covid-19). Dette er en midlertidig løsning. Slike endringer kan være krevende og tar tid å implementere i systemer som Visma Tid og kost-nytte-verdien for kunde og leverandør tilsier ikke at dette er tilrådelig. Utfordringen er å holde oversikt og kontroll over antall dager som fortløpende blir registrert av den ansatte.

Håndtering av utfordring

Mange av våre kunder har allerede funnet egne rutiner for å håndtere registrering av egenmeldinger og omsorgsdager ifbm. Korona. Selv om mange trolig har rutiner i drift allerede, så kan det være nyttig info og tips her likevel.

Opprette aktuelle Reg. typer/Aktiviteter og styre hvem som kan registrere mot fraværet

Under vil du finne noen forslag til hvilke koder/aktiviteter som kan benyttes. Noen kunder registrerer timer direkte mot Reg. typer mens andre registrerer timer mot Aktiviteter. Begge alternativer er forklart under. 

For kunder som registrerer direkte mot Reg. type:

• Opprette egne Reg. typer under Administrator -> Grunndata -> Reg. type for Koronarelatert fravær (eks. “Egenmelding Koronarelatert” og “Sykt barn Koronarelatert”).  Disse vil dermed bli tilgjengelig i Registreringbildet til den ansatte. 

For kunder som registrerer med Aktiviteter:

• Punktet ovenfor ifbm. oppretting av Reg. typer må gjøres først. Deretter må det opprettes Aktiviteter under Fraværsprosjektet/Fraværsprosjektene. Aktiviteter skal ha samme navn som Reg. typer (eks. “Egenmelding Koronarelatert” og “Sykt barn Koronarelatert”). 

Her er eksempel på oppsett av Reg. typer. “X” er satt i felter der aktuelle lønns- og fraværsarter skal defineres:

Her er eksempel på Aktiviteter sett fra Aktivitetsoversikt i Fraværs-prosjektet under menypunktet Administrator -> Prosjekt:

Lage og ta ut rapporter

Opprett en ny Egendefinert rapport under Godkjenner -> Rapporter og gjør den tilgjengelig for aktuelle roller. Under fanen Rapportparameter velger du aktuelle Reg. typer. Se eksempel på oppsett av rapport her:

PS! Rapporten viser kun antall timer. For å få antall dager så anbefales det å ta ut rapporten i Excel for så å legge inn en formel som deler på antall timer for hele arbeidsdager.

Eksterne ressurser

Avklaringer ihht. regler for personvern og registrering av fravær gjøres av den enkelte kunde. Aktuelle linker finner du her:

https://lovdata.no/nav/folketrygdloven/kap8/%C2%A78-23

https://www.nav.no/no/person/arbeid/sykmeldt-arbeidsavklaringspenger-og-yrkesskade/sykmelding-ulike-...

https://www.nav.no/familie/sykdom-i-familien/nb/omsorgspenger

https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/korona/korona-og-personvern-arbeidsplassen/