Brukertips i Visma Tid

Overføre, angre og ferdigstille lønnsbunt     For å kunne overføre fil til lønnsystemet må klienten din i Visma Tid være satt opp med korrekt innstillinger fra en konsulent. Hvis dere benytter manuell registrering av timer i lønnssystemet, og nå ønsker å benytte filoverføring i stedet, kan dere ta kontakt med support så blir dere satt i kontakt med konsulent.   Gå til menyvalget Lønn/faktura | Lønnsbunt eller Godkjenner | Lønnsbunt    Eksport-format er forhåndsdefinert i oppsettet av en konsulent, og må samsvare med lønnssystemet du benytter.  Dato fra-til styrer hvilken periode du tar ut lønnstimer for.  Ansatt-type kan settes til Alle, eller velger mellom Fastlønn, timelønn og Innleid.  Avdelinger styrer hvilke avdelinger som skal inngå i lønnsbunten.  Buntid kan du legge inn hva du ønsker, f.eks navn på bruker som skal generere bunten, periode og år: celbru (bruker) oktober 2019.    Trykk så på Generer bunt for å danne lønnsfilen.     Trykk deretter på Overfør lønnsfil for at systemet skal danne lønnsfilen som du skal laste opp i lønnssystemet ditt.  OBS! Du må ikke åpne .CSV filer, da vil du ikke kunne laste den opp i lønnssystemet, og må angre bunten for at du skal kunne generere og overføre fil igjen, som du da kan importere til lønnssystemet.    Når lønnsfilen er importert, og timene er utbetalt kan du Ferdigstill lønnsbunt. Da blir den låst, og timene kan ikke lengre overstyres i systemet.    Angre bunt kan benyttes hvis du som nevnt over, har åpnet lønnsfilen og ikke får importert den eller at du har generert bunt for feil periode, valgt feil ansatt-type, eller avdeling. Bunten som har blitt generert vil da bli borte, og du kan gjøre de endringene du trenger for så å generere bunt på nytt.   Når bunten er generert kan du velge å ta ut ulike rapporter for å kontrollere timene som skal overføres til lønnssystemet under Tannhjulet nederst til høyre på siden.  Lønnsavstemming gir en oversikt over antall timer pr. avdeling, ansatt, prosjekt og lønnsarter.  Lønnsrapport (PDF) får du mulighet til å velge hvilke ansatte og hvordan bunt du ønsker å ta ut rapporten for. Du kan velge om du ønsker å forhåndsvise rapporten direkte i systemet eller om du ønsker å eksportere den til PDF. Rapporten kan settes opp til å sortere pr. prosjekt eller pr. ansatt, dette styres via Firmainnstillinger | Lønn/Eksport.  Lønnsdetaljer får du mulighet til å velge hvilke prosjekter du ønsker å se timedetaljer for. Rapporten gir en oversikt over Dato, Ansatt, Start og stopp tid ved stempling, Antall timer, Reg.type, Timetype, Arbeidstype, Gangtid og Kommentarer. 

Fra tirsdag 27.10.20 vil du få et varsel i registrering bildet hvis du forsøker å legge inn en timeføring med 0 timer.          Du vil som regel oppleve å få dette varslet når du registrerer ferie, fravær eller annen timerføring som skal gjelde for hele dagen.  Årsaken til dette er at du eller den ansatte er knyttet til en arbeidstidskalender som har mer enn 0 timer i normaltid, og forsøker å registrere 0 timer.    Løsning: Du kan enten knytte den ansatte til en arbeidstidskalender slik at normaltiden for dagen blir 0 timer så lenge den ansatte ikke skal ha noe fast arbeidstid. Du kan lese om hvordan dette gjøres i dette brukertipset.  Eller, du kan endre reg.typen som benyttes til timeføringen til å ikke gjelde for hele dagen.  Gå til Administrator | Grunndata | Reg.type finn den aktuelle reg.typen og trykk på Endre.  Ta så vekk haken for Er hele dagen og Lagre.    Du og den ansatte må da registrere inn faktisk antall timer når denne reg.typen skal benyttes.    Hvis det er flere reg.typer som er satt opp til å gjelde hele dagen, og det ikke er aktuelt å knytte en arbeidstidskalender til den ansatte, anbefaler vi å utføre denne endringen på alle reg.typer som gjelder for hele dagen.    Nytt: Dersom normaltiden til deg eller den ansatte er 0 timer, vil dere ikke oppleve å få varsel ved heldagsregistreringer som er 0 timer.  Denne endringen gjelder fra 10.11.2020

Nå har det kommet en ny funksjonalitet som gjør at du kan endre avdeling for flere ansatte av gangen.