Ansattopplysninger / ansatt

20-11-2018

De ansatte legges til under Employees - Oversikt, med all informasjon om personalia og stilling.

Gå til Employees - Oversikt for å legge inn informasjonen. For å komme i gang må du først klikke på Legg til ansatt nederst i venstre hjørne:

legg til ansatt.png

Du vil nå få opp et nytt bilde hvor du kan registrere opplysninger om den ansatte. Fanen Person inneholder alle faste opplysninger på den ansatte, mens fanen Stilling inneholder opplysninger tilknyttet det enkelte stillingen til den ansatte. Når du oppretter den ansatte for første gang må du legge inn informasjon i begge fanene før du kan lagre den ansatte.

Person

Under person legger du inn informasjon som navn, fødselsnummer, adresse og telefon:

Personalia

Ansattnummer: Legg inn ansattnummeret til den enkelte ansatte. Dersom du tidligere har benyttet et annet lønnssystem, og den ansatte har et ansattnummer fra tidligere, bør dette benyttes.
MERK: Ansattnummeret kan ikke endres etter at den ansatte har blitt lagret.
Fornavn/Etternavn: Legg inn den ansattes fornavn og etternavn
Type identifikator: Her kan du velge mellom: Fødselsnummer, D-nummer eller InternasjonalID. InternasjonalID benyttes i de tilfeller hvor den ansatte hverken har fått tildelt fødselsnummer eller D-nummer.
Type InternasjonalID: Her kan du velge mellom å registrere den ansatte med Pass, Social Security number, Tax number eller Value added tax nummer. Feltet er kun tilgjengelig dersom internasjonalID velges i Type identifikator.
Land: Legg inn landet hvor den ansatte er folkeregistrert.
- Feltet er kun tilgjengelig dersom internasjonalID velges i Type identifikator.
Fødselsdato: Dette feltet fylles ut automatisk i henhold til personnummer/d-nummer, etter lagring av opplysningene.
- Dersom internasjonalID er valgt i Type identifikator må feltet oppdateres manuelt.
Kjønn: Dette feltet fylles ut automatisk i henhold til personnummer/d-nummer, etter lagring av opplysningene.
- Dersom internasjonalID er valgt i Type identifikator må feltet oppdateres manuelt.

Lønnsslipp

Skriv ut lønnsslipp: Velg om lønningsansvarlig ønsker å få mulighet til å skrive ut lønnsslippen til den ansatte, eller ikke, under modulen Payroll.
Husk å trykke Lag bruker når den ansatte er opprettet, slik at den ansatte kan motta lønnsslipp elektronisk etter å ha logget seg inn første gang
Lønnsslipp på engelsk: Huk av denne dersom den ansatte vil ha lønnsslippen sin utskrevet på engelsk

Utbetaling

Lønnskonto, type: Velg om den ansatte skal få sin utbetaling kontant eller via bankbetaling. Dersom bankbetaling velges må også bankkontonummeret til den ansatte legges inn.
- Ved norsk bankkonto, må du oppgi oppgi den ansattes Kontonummer.
- Ved utenlandsk bankkonto kommer det opp flere felter som du må fylles ut:
  - BIC/SWIFT - her legger du koden som identifiserer banken (BIC)
  - IBAN - her legger du inn bankkontonummeret (IBAN) det skal betales til
  - Land for bankkonto - Velg land for banken.
  - Remitteringsland - Er vanligvis det samme som land for bankkonto.

Tilleggskontoer

Tilleggskontoer/Faste trekk, overføringer: Dersom den ansatte f.eks ønsker at et fast beløp skal utbetales til en sparekonto hver måned, kan du legge inn dette her. Klikk på Legg til for å legge til en ny konto:
- I bruk: Legg inn når den nye utbetalingskontoen skal være gyldig fra. Dette bør være første dato i en kalendermåned, f.eks. 01.02.2018.
- Kontonummer: Legg inn ønsket kontonummer utbetalingen skal utbetales til.
- Navn kontoinnehaver: Legg inn navn på kontoinnehaver om ønskelig.
- Betalingsmetode: Velg om et fast beløp eller en beløpet fra en fast lønnsart skal utbetales til den oppgitte bankkontoen:
  - Beløp: Legg inn beløpet som skal utbetales til bankkontoen i feltet som fremkommer under.
  - Lønnsart: Her kan du velge Expense utbetalinger, og da vil alle transaksjoner med lønnsarter som er avmerket med Expense utbetalinger bli utbetalt til den oppgitte bankkontoen
- Beskrivelse: Legg inn beskrivelse om ønskelig.
- Kid: Dersom du har en fast KID som skal oversendes sammen med betalingen kan du legge inn denne her.

Kontaktinformasjon

Kontaktinformasjon: Disse feltene er valgfrie, men vi anbefaler at de fylles ut slik at de f.eks. fremkommer på lønnsslippen til den enkelte ansatte.

Telefonnummer

Telefonnummer: Dette er ikke et obligatorisk felt, men husk å velge type, dersom telefonnummer skal registreres

E-post

E-post: For at en ansatt skal få en bruker i Visma.net må en e-post adresse registreres her. Vi anbefaler at e-post adresse legges inn fortløpende som den ansatte blir registrert. Klikk på «Legg til e-post», og legg inn informasjonen som kreves. Du kan legge til flere e-postadresser for hver ansatte, f.eks. en med e-posttype «Privat» og en med e-posttype «Arbeid». Linked user data: Viser hvilken bruker den ansatte er koblet mot i admin.

Barn og nødkontakter

Klikk på Legg til for å legge til barn eller nødkontakter på den ansatte.
Relasjon: Velg hvilken relasjon den pårørende har til den ansatte. Mulige valg er Barn, Ektefelle, Forelder, Samboer og Annen.
MERK: Hvis den ansatte har barn i alderen 0-12 år, må disse registreres for at det i Calendar skal være mulig å registrere "sykt barn".
Fornavn: Legg inn fornavnet til den pårørende.
Etternavn: Legg inn etternavnet til den pårørende.
Fødselsdato: Legg inn fødselsdato til den pårørende. For relasjonen «Barn» må dette feltet registreres fordi det har betydning for antall dager barns sykdom i tjenesten Calendar.
Aleneforsørger: Feltet er kun tilgjengelig for relasjonen «Barn». Dersom den ansatte er aleneforsørger for barnet setter du hake her. Haken har betydning for antall dager barns sykdom den ansatte kan registrere i tjenesten Calendar.
Kronisk sykt barn: Feltet er kun tilgjengelig for relasjonen «Barn». Dersom barnet til den ansatte er kronisk sykt setter du hake her. Haken har betydning for antall dager barns sykdom den ansatte kan registrere i tjenesten Calendar.
E-posttype: Dersom du ønsker å registrere e-postadresse til den pårørende legger du inn hvilken type e-post du ønsker å registrere. Mulige valg er Annen, Arbeid og Privat.
E-post: Legg inn e-postadressen til den pårørende dersom dette er ønskelig.
Telefontype: Dersom du ønsker å registrere telefonnummer til den pårørende legger du inn hvilken type telefonnummer du ønsker å registrere. Mulige valg er Arbeid, Mobil arbeid, Mobil privat og Privat.
Telefonnummer: Legg inn telefonnummeret til den pårørende dersom dette er ønskelig.
Notat: Dette er et fritekstfelt hvor du kan gjøre korte notater ang. den pårørende eller tilknytning til den ansatte.
Sluttdato relasjon: Dersom relasjonen på ett tidspunkt ikke lenger skal være gyldig, kan du angi en sluttdato for relasjonen.
Hovedkontakt: Dersom den pårørende er den ansattes hovedkontakt huker du av i dette feltet.

Hvilke felter som fremkommer avhenger litt av hvilken relasjon som legges inn. Barn er den type pårørende som krever fleste felter utfylt.

Stilling

Under fanen stilling legges alle opplysninger vedrørende stillingen til den ansatte opp. For mer informasjon klikker du her.

Skatt og andre trekk

Her angis opplysninger om den ansattes skattekort og eventuell skatte- og avgiftsregel. Skattekort hentes elektronisk fra Altinn til Payroll, så disse feltene viser vanligvis informasjonen som er lest inn i systemet fra Altinn. I tillegg kan du registrere utleggstrekk og andre kreditortrekk på den ansatte.

Send skattekortforespørsel: Når du registrerer en ny ansatt, settes dette feltet automatisk til «Ja». Ønsker du ikke å innhente skattekortopplysninger på en ansatt, kan feltet overstyres til «Nei». Vi anbefaler alltid å hente skattekortopplysninger fra Altinn, slik at du alltid har oppdaterte skattekortopplysninger på de ansatte.
Inntektsår: Året skattekortet er utstedt for.
ID: Verdien i dette feltet viser hvilken versjon av skattekortet som er hentet inn fra skatteetaten. Hvis lønningsansvarlig gjør en manuell endring av feltene «Skatteprosent», «Skattetabell» eller «Frikort» vil feltet bli satt til blankt.
Utstedt dato: Verdien i dette feltet viser datoen for når skatteetaten genererte skattekortet til den aktuelle ansatte. Hvis et av feltene for skatt; «Skatteprosent», «Skattetabell», «Frikort», og «Frikortbeløp» endres manuelt, blir feltene «Skattekort ID» og «Skattekort dato» satt til blankt. Ved neste lønnskjøring i Payroll vil du få muligheten til å sende en skattekortforespørsel dersom alternativet «Send skattekortforespørsel» har verdien «Ja».
Dato for siste endring: Verdien i dette feltet viser datoen for når den siste skattekortforespørselen ble oppdatert. Denne datoen er ikke mulig å endre.
Hovedarbeidsgiver: Angi om bedriften er hovedarbeidsgiver eller ikke. Dersom dette feltet settes til «Ja» vil systemet trekke etter tabellkortet til den ansatte, dersom dette er angitt. Settes feltet til «Nei» vil prosenten på den ansatte bli benyttet, selv om den ansatte har et tabellkort. Dette feltet blir ikke oppdatert elektronisk fra Altinn.
Skattetabell: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger. Det vil si at du ikke trenger å skrive noe manuelt i dette feltet. Importerer du ikke skattekortopplysninger via Altinn, vil du måtte fylle inn og vedlikeholde feltet manuelt. Vi anbefaler alltid å hente skattekortopplysninger fra Altinn, slik at du alltid har oppdaterte skattekortopplysninger på de ansatte.
Skatteprosent: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger. Det vil si at du ikke trenger å skrive noe manuelt i dette feltet. Importerer du ikke skattekortopplysninger via Altinn, vil du måtte fylle inn og vedlikeholde feltet manuelt. Vi anbefaler alltid å hente skattekortopplysninger fra Altinn, slik at du alltid har oppdaterte skattekortopplysninger på de ansatte.
Kildeskattprosent: Dersom den ansatte har et skattekort merket "Kildeskatt på lønn", leses (registreres) prosent inn i dette feltet.
Frikort: Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk til «Ja» etter innhenting av skattekortopplysninger.
Frikort beløp: (Kun synlig hvis den ansatte har frikort) Importerer du skattekort fra skatteetaten, blir feltet oppdatert automatisk etter innhenting av skattekortopplysninger hvis den ansatte har en frikortsaldo.
Full skatt i nov/des: Her kan du angi om den ansatte ønsker full skatt i den måneden bedriften normalt trekker halv skatt. Ønsker en av dine ansatte full skatt også i måneden det normalt kun trekkes halv skatt, angir du «Ja» i dette feltet. Innstillinger om hvilken måned som skal være gjeldende for halv skatt angis under Employee / Innstillinger / Selskapsinnstillinger / Diverse.
Skatt fra første krone: (Kun synlig hvis det under Employee - Innstillinger - Selskapsinnstillinger er satt at firmaet er en skattefri org ) Hvis du huker av her blir det beregnet skatt fra første krone, i stedet for først etter at den ansatte har tjent kr 10.000.
Skal denne personen motta pensjonsytelser?: Hvis du huker av her, benyttes pensjonstabellen som er mottatt via skattekortimporten.
Skatte- og avgiftsregel: Dersom den ansatte har rett til Sjømannsfradrag legger du til koden "Særskilt fradrag for sjøfolk". Husk også å angi når reglen skal gjelde i fra.

Andre trekk

Dersom den ansatte har utleggstrekk/påleggstrekk, er det her du registrerer det. Se mer informasjon i denne artikkelen.

A-melding/NAV

Under A-melding/NAV registrerer du persontype, permittering og du må angi om den ansatte er kronisk syk og/eller om bedriften velger å forskuttere lønn ved sykdom og annet fravær.

A-melding: Angi hvilken persontype den ansatte rapporteres som i A-meldingen. Dette er kun nødvendig å velge dersom den ansatte er en av følgende: Norsk pendler, Sokkelarbeider, Utenlandsk pendler, Utenlandsk pendler med skattekort uten standard fradrag, Utlending med opphold i Norge. Dersom ingen av disse gjelder, skal feltet stå tomt.

Permittering: Angi om den ansatte er permittert, startdato og fraværsprosent er obligatorisk.

Kronisk syk: Angi om den ansatte er kronisk syk. Dersom det settes «Ja» i dette feltet må du også angi fra og til dato. Innstillingen benyttes i Calendar i forbindelse med fraværsgrenser.
Forskutterer sykdom: Angi om det skal forskutteres sykepenger eller ikke til den aktuelle ansatte.
Forskutterer annet fravær: Angi om det skal forskutteres permisjonspenger eller ikke til den aktuelle ansatte.

Firmabil

Dersom den ansatte har avtale om firmabil, må bilen knyttes til den ansatte. Bilen må være opprettet under Employees - Innstillinger - Bilregister før du kan knytte bilen til den ansatte:

Klikk på Legg til for å legge bilen inn på den ansatte.

I bruk: Her er det svært viktig å registrere datoen den ansatte får bilen til disposisjon, fordi systemet vil beregne den skattemessige fordelen for alle måneder fra og med startdatoen. Dette gjelder allikevel ikke for kalendermåneder før Visma.net Payroll tas i bruk. F.eks. har den ansatte fått firmabil fra 01.01.2021, men systemet tas ikke i bruk før i januar 2023, og første lønnskjøring er i januar 2023. Du kan da legge inn 01.01.2021 som fradato. Systemet beregner den skattemessige fordelen fra og med januar 2023.
Dersom bilen ikke tas i bruk før 01.04.2023 og systemet er i bruk fra januar 2023 skal 01.04.2023 registreres som fradato. Dersom det legges inn fradato 01.01.2023 vil systemet beregne skattemessig fordel fra og med januar, evt. reberegne for tidligere kalendermåneder dersom det finnes lønnskjøringer som allerede er bekreftet.
Bil: Velg blant bilene som tidligere er registrert under Employees / Innstillinger / Bilregister. Her fremkommer kun navnet og det er derfor viktig at bilen er gitt et forståelig navn slik at det enkelt kan skilles på hvilken bil som skal knyttes til den ansatte. Ved kun en bil registrert, eller en bil «tilgjengelig» vil denne bilen fremkomme automatisk.
Antall kjørelengde arbeid: Dersom du med sikkerhet vet at den ansatte kjører over 40.000 km. i arbeid i løpet av kalenderåret, kan du legge inn et antall over 40.000 kilometer i dette feltet. Systemet vil da beregne et lavere skattemessig beløp for den ansatte. Vi anbefaler at det legges inn en lavere verdi enn 40.000 kilometer inntil du mottar en elektronisk kjørebok som dokumenterer kjørelengden. Feltet kan endres senere, og vil da medføre en rekalkulering med tilbakebetaling av skatt til den ansatte.
Beregningsmetode: Hvis dette er en yrkesbil vil du få opp dette feltet. Her må du velge om beregningen av bilen skal gå etter listepris (sjablongregelen) eller kilometer per måned. Velg mellom Ingen, Kilometer per måned, eller Listepris

Relaterte brukertips:

Stillingsopplysninger

Bilregister - Opprette firmabil / yrkesbil

Hvordan registrere en kreditorbetaling