Approval

[#1]

Når et nytt firma opprettes med lisens for eAccounting Payroll vil en standard godkjenningsflyt bli opprettet i Approval. Approval er tjenesten  hvor alt av reiseregninger, fraværsforespørsel og timelister skal godkjennes før det automatisk blir sendt over til Payroll.

For å se hvordan arbeidsflyten er lagt opp går du til Approval - Konfigurasjon - Arbeidsflyter. Her vil du se en for Expense (Kostnadskrav), en for Absence (Fraværsforespørsler) og en for Time (Timelister). 

Kontrollere arbeidsflyt
Du må gå inne på alle arbeidsflytene for å kontrollere at det er riktig person som er satt opp
som godkjenner for de ansatte.

• Klikk på selve arbeidsflyten for å se nærmere på oppsettet.
• Følgende bilde kommer opp: 
  
  
  
• Øverst ligger navnet på arbeidsflyten, denne kan du endre hvis dette er ønskelig. Det er også ett avhuksningsfelt for «Aktiv» som bestemmer om denne arbeidsflyten skal benyttes eller ikke. Tar dere av haken for «Aktiv» vil ikke denne arbeidsflyten bli benyttet når en ansatt sender noe over til godkjenning.
• Selve oversikten over arbeidsflyten ser slik ut: 
  
  
  - Blokker dokumentet hvis ingen godkjennere blir funnet: Denne haken settes på automatisk.Det vil si at reiseregningen, fraværslisten eller timelisten vil komme i blokkert hvis Approval ikke finner en godkjenneren for den ansatte. Hvis du kun skal ha én godkjenner, altså ett trinn,i arbeidsflyten så anbefaler vi at denne haken står på slik at reiseregningen, fraværslisten eller timelisten automatisk går over til Payroll.
  - Tillat editering og godkjenning på nytt: Hak av her hvis de som skal godkjenne reiseregninger, timelister eller fraværslisten skal kunne redigere det som blir sendt til godkjenning. Du kan f.eks. redigere kostnadsbærere. Er denne haket av må du velge en av de tre valgene nedenfor for hvordan reiseregningen, timelisten eller fraværslisten skal håndteres etter at noe er redigert.
  - Alltid (standard): Huk av her hvis reiseregningen, timelisten eller fraværslisten skal godkjennes på nytt etter dokumentet er redigert. 
  - Spør godkjenner: Huk av her hvis du vil at godkjenneren selv skal bestemme om dokumentet skal godkjennes igjen eller ikke.
  - Aldri: Huk av her hvis reiseregningen, timelisten eller fraværslisten ikke skal godkjennes på nytt etter dokumentet er redigert.

Under «Regel» til venstre i bildet kan du bestemme hvordan arbeidsflyten skal
behandle hvem som er godkjenner:

- Basert på rollene deres i kostnadsbærerne: Hvis du velger denne vil det være
kostnadsbærerne til den ansatte som bestemmer hvem som er godkjenner. Det er foreløpig kun mulig å sette opp en flyt på kostnadsbærer for kostnadskrav fra Visma.net Expense.
- Bruker listen jeg har oppgitt: Ved å velge denne vil godkjennerene bli bestemt ut i fra det som ligger til høyre i bildet under «Select...» og «Bortsett fra noen av ansatt» som er unntak».

Generell regel (Select...): Her legger du inn den ansatte som skal godkjenne reiseregningene, timelistene eller fraværslistene. Er det flere som skal godkjenne for ulike ansatte legger du inn den som i hovedsak skal godkjenne reiseregningene, timelistene eller fraværslistene.

Bortsett fra noen ansatte: Hvis det er noen ansatte som skal ha en annen godkjenner en han/hun som ligger under generell regel så kan dere legge inn unntak her. Legg først til den ansatte som skal ha en annen godkjenner under «Bestiller». Legg så til den som skal godkjenne for den ansatte under «Godkjenner».

Skal det være flere unntak kan du legge inn neste ansatt ved å klikke på pluss tegnet.

Slik fortsetter du nedover til alle ansatte som skal ha en annen godkjenner enn han/hun som
ligger under generell regel er lagt til under unntak.

Når alle ansatte har fått en godkjenner kan du trykke på «Lagre».

Opprette ekstra trinn 

Det er mulig å opprettet flere trinn i arbeidsflyten. Dette er aktuelt hvis det skal være flere som
skal godkjenne samme reiseregning, timeliste eller fraværsliste. For eksempel skal en ansatt ha
to godkjennere, der lederen for den ansatte skal godkjenne først før det går videre til
lønningsansvarlig som skal godkjenne det samme før det går over til Payroll.

For å opprette ett ekstra trinn trykker du på «Legg til nytt trinn».

Du vil nå få opp samme innstillinger som for det første trinnet, se avsnittet kontrollere
arbeidsflyt for hva de ulike innstillingene under de ulike trinnene betyr.

MERK! Hvis det er flere brukere som blir lagt inn med rollen Absence Approver, Expense Approver eller Timesheet Approver har ikke Payroll noen grunnlag for å avgjøre hvem av brukerne som skal være godkjenner.
Man burde derfor gå gjennom arbeidsflyten for å se at det er riktig bruker som ligger som godkjenner, evt. opprette godkjenningsflyten som vist her

Merk at vi ikke har vanlig support på oppsett av godkjenningsflyt utover standard oppsatte flyter.
Ønsker du hjelp til å lage ny godkjenningsflyt, eller redigere en eksisterende, kan konsulent bestilles her.

Klikk her for å gå videre til neste steg.