Arbeidsflyt med beløpsgrense

[#1]

Hvordan opprette en arbeidsflyt der avdelingsleder skal godkjenne alt, men ved beløp over 10 000 kr skal også lønningsansvarlig godkjenne.

For å opprette en arbeidsflyt i Approval må brukeren være "System administrator".

Arbeidsflyten blir opprettet under Approval/Innstillinger.

For at du skal kunne opprette en arbeidsflyt i Approval må kostnadsbærere være overført eller opprettet manuelt. Disse kostnadsbærerne vil du finne igjen under Dimensjoner. Flytt de kostnadsbærerene som er relevant for godkjenning over på høyre side. I dette tilfellet avdeling.

Under “Roller” definerere du godkjenningsrollene du ønsker å benytte. Her kan du opprette to nye roller som for eksempel heter "Lønningsansvarlig" og "Avdelingsleder"

Under “Rollekart” lager du rollekartet som brukes i arbeidsflyten. Her definerer man de kostnadsbærerne som angår godkjenningsprosessen. For å legge til en godkjenningssti må du stå på "Firma". Så velger du om det skal være en vilkårlig avdeling eller bestemt avdeling, og legger til de avdelingene som er relevante.

Under “Legg til godkjennere” velger du hvem som skal godkjenne for avdelingen valgt i rollekartet.  For å legge til godkjenner markerer du avdeling og skriver inn navnet. Brukeren som skal godkjenne alle oppgaver gir du rollen "Avdelingsleder" og klikker på "Tildel".

Legg så inn den brukeren som skal godkjenne beløp over 10 000 kroner med godkjenningsrollen "Lønningsansvarlig" og klikke på "Tildel"

Oppsett av arbeidsflyten

Klikk på "Arbeidsflyt", gi navn på arbeidsflyten, velg dokumenttype "Utgiftsrefusjon" og klikke på "Opprett ny arbeidsflyt".

Kryss av for at arbeidsflyten skal være aktiv. Velg "Basert på deres rolle i avdeling og prosjekt" og klikk på "Legg til steg". Gi navn til steget og kryss vekk huken for "Alle godkjennere på godkjenne for å fullføre dette steget". La huken for "Arbeidsflyten vil feile dersom ingen godkjennere" stå på. Velg at denne regelen alltid skal anvendes og klikke "Lagre"

Klikk på "Rediger" ved "Finne etter rolle" og velg "Basert på deres rolle i avdeling og prosjekt", rollen "Avdelingsleder" og at "Denne regelen skal alltid anvendes". Klikk "Lagre"

Klikk på "Legg til steg" på høyre side.

Ta bort huken for "Alle godkjennere må godkjenne for å fullføre dette steget". Velg "Når beløpet er over en viss grense" og velg beløpsgrensen. Klikk på "Rediger" hvis du vil opprette en beløpsgrense. Klikk Lagre.

Klikk på "Rediger" ved "Finne etter rolle", kryss av for "Basert på deres rolle i Avdeling og Prosjekt" og velg "Lønningsansvarlig". Kryss av for "Når beløpet er over en viss grense" og velg samme beløpsgrense. Klikk "Lagre"

I feltet under så finnes det en funksjon som heter «Simulator». En simulator brukes til å hjelpe deg å se om du har fått satt opp arbeidsflyten riktig. Du kan kontrollere arbeidsflyten ved å legge inn en avsender eller en avdeling. Slik vil arbeidsflyten for eksempel se ut for en avdeling hvor beløpet er over beløpsgrensen: