Arbeidsflyt med en godkjenner og kostnadsbærere

[#1]

Hvordan opprette en arbeidsflyt hvor leder godkjenner alle oppgaver, og lønningsansvarlig godkjenner oppgavene til leder.

Se film her.

For å opprette en arbeidsflyt i Approval må brukeren være "System Administrator"

Arbeidsflyten blir opprettet under "Approval / Innstillinger".

For at man skal kunne opprette en arbeidsflyt i Approval må kostnadsbærere være overført eller opprettet manuelt. Disse kostnadsbærerne vil du finne igjen under "Kostnadsbærer hierarki". Flytt de kostnadsbærerene som er relevant for godkjenning over på høyre side. I dette tilfellet "Avdeling".

Under “Kostnadsbærer hierarki / Roller” definerere du godkjenningsrollene du ønsker å benytte. I dette eksempelet bruker vi godkjenningsrollen som er standard.

Under “Kostnadsbærer hierarki / Godkjennere” lager du rollekartet som brukes i arbeidsflyten. Her definerer du de kostnadsbærerne som angår godkjenningsprosessen.  For å legge til en godkjenningssti må du stå på "Firma". Så velger du om det skal være en vilkårlig avdeling eller bestemt avdeling. I dette eksempelet bruker vi vilkårlig avdeling. Klikk på «Legg til sti».

Under “Godkjenner for valgt sti” velger du hvem som skal godkjenne for avdelingen valgt i rollekartet. Skriv inn navnet på lederen som skal godkjenne alle oppgavene. Velg så standard godkjenner og trykk på "Tildel" 

For å legge inn brukeren som skal godkjenne oppgavene til lederen, legger du inn brukeren på samme måte og krysser av for "Deputy".

Hvordan sette opp arbeidsflyten

Gå på "Arbeidsflyt" og skriv inn ønsket navn på arbeidsflyten, dokuementtype "Utgiftsrefusjon" og velg "Opprett ny arbeidsflyt". Kryss av for at arbeidsflyten skal være aktiv. Kryss av for "Basert på deres rolle i avdeling og prosjekt" og klikk på "Legg til steg".

Kryss vekk huken for "Alle godkjenner må godkjenner for å fullføre dette steget" men la huken for "Arbeidsflyten vil feile dersom ingen godkjenner blir funnet" og velg at denne regelen alltid skal anvendes. Klikk på "Lagre"

Klikk på rediger ved "Finne etter rolle". Kryss av for "Basert på deres rolle i avdeling og prosjekt" og velg "Godkjenner" og velg at denne regelen alltid skal anvendes. Klikk "Lagre"

I feltet under så finnes det en funksjon som heter «Simulator». En simulator brukes til å hjelpe deg å se om du har fått satt opp arbeidsflyten riktig. Du kan kontrollere arbeidsflyten ved å legge inn en avsender eller en avdeling. Slik vil arbeidsflyten for eksempel se ut for alle avdelinger:

Se også arbeidsflyt med avdelingsleder godkjenner og arbeidsflyt med beløpsgrense.