Avdelingsleder godkjenner sin avdeling

[#1]

I denne artikkelen tar vi for oss hvordan man opprette en arbeidsflyt hvor avdelingsleder godkjenner sin avdeling, og leder godkjenner oppgavene til avdelingsleder.

For å opprette en arbeidsflyt i Approval må brukeren være System Administrator

Arbeidsflyten blir opprettet under Approval - Innstillinger.

For at du skal kunne opprette en arbeidsflyt i Approval må kostnadsbærere være overført eller opprettet manuelt. Disse kostnadsbærerne vil du finne igjen under Kostnadsbærere. Flytt de kostnadsbærerene som er relevant for godkjenning over på høyre side. I dette tilfellet avdeling.

Under “Roller” definerere du godkjenningsrollene du ønsker å benytte.Vi bruker i dette eksemplet Godkjenningsrollen som er standard.

Under Rollekart lager du rollekartet som brukes i arbeidsflyten. Her definerer du de kostnadsbærerene som angår godkjenningsprosessen. I dette eksempelet velger vi å bruke to avdelinger, i tillegg oppretter vi en vilkårlig avdeling som brukes for at lederen skal kunne godkjenne for avdelingslederne. Vi forklarer dette nærmere i neste steg. Stå på firma for å legge til en avdeling, velg så om det skal være bestemt eller vilkårlig avdeling, i dette eksempelet blir det vilkårlig avdeling og trykk på “Legg til sti”

Under Legg til godkjennere velger du hvem som skal godkjenne for avdelingen.

Klikk på avdelingen du ønsker å legge til godkjenner for, skriv inn navnet i feltet Godkjenner og velg godkjenningsrolle, i dette tilfellet Godkjenner. Trykk på Tildel.

Videre legger vi til lederen som skal godkjenne avdelingsledere fordi avdelingslederne ikke kan godkjenne sine egne oppgaver. Klikk på vikårlig avdeling, skriv inn navnet på lederen, velg ønsket  rolle og kryss av for Deputy. Grunnen til at vi velger vilkårlig avdeling er for å slippe å legge inn leder som Deputy på hver enkelt avdeling.   

Oppsett av arbeidsflyten

Under arbeidsflyt gir vi navn på arbeidsflyten, for eksempel “Avdelingsleder godkjenner”. I dette eksempelet velger du dokumenttype “Utgiftsrefusjon”, og trykk på knappen “Opprett ny arbeidsflyt”.

Kryss av for at arbeidsflyten skal være aktiv og velg basert på deres rolle i avdeling og prosjekt. Klikk på "Legg til steg"

Her kan du først og fremst angi et navn på steget slik at det blir forklarende. Vi velger å kalle det for Avdelingsleder godkjenner. Huken for Alle godkjenner må godkjenner for å fullføre dette steget er kun aktuelt dersom det er flere godkjenner i arbeidsflyten. I dette eksempelet lar vi det derfor stå blankt.  Velg så Denne regelen skal alltid anvendes og klikk Lagre.

Klikk så på Rediger ved Finne etter rolle og kryss av for Basert på deres rolle i Avdeling og Prosjekt og velg godkjenningsrolle Godkjenninger. Kryss av for at Denne regelen skal alltid anvendes og klikk Lagre.

I feltet under så finnes det en funksjon som heter Simulator. En simulator brukes for å hjelpe deg å se om du har fått satt opp arbeidsflyten riktig. Du kan kontrollere arbeidsflyten ved å legge inn en avsender eller en avdeling. Slik vil arbeidsflyten for eksempel se ut for en avdeling: