Betalt av arbeidsgiver

[Turi M Sorensen]

Når du skal benytte funksjonen “Betalt av arbeidsgiver” i Expense må det opprettes en lønnsart som knyttes mot denne utleggstypen. Lønnsarten opprettes i Payroll - Innstillinger - Regler - Lønnsarter.

Opprette lønnsart for Betalt av arbeidsgiver

Klikk på Legg til ny nederst til høyre. Du må ta utgangspunkt i standard lønnsart 63100 - Diverse trekk ved å kopiere denne, og klikk på Opprett.

Under fanen Generell informasjon fjern haken for Datosensitiv og sett på haken for Variabel og Til utbetaling.

I neste fane, Visning, må du sette på haken for lønnsartgruppen Expense for at du skal kunne knytte lønnsarten mot en utleggstype i Visma.net Expense. Dersom denne haken mangler vil du ikke få mulighet til å benytte denne lønnsarten på utleggstypene som registreres i Visma.net Expense.

Haken for lønnsartgruppen Transaksjon må også være satt dersom du skal ha mulighet til å registrere dette som en variabel transaksjon i tillegg. De to siste lønnsartgruppene som bildet under viser, Rapportering og Trekk, brukes kun til filtrering på rapporter, og kan derfor være nyttig å sette på.

I fanen Kontering legger du inn den kontotypen du ønsker å benytte for kontering i regnskapet. Ved bruk av kontotyper vil du også se hvilken konto som er knyttet til kontotypen.

Det er ingen innberetning på denne lønnsarten, og derfor skal du ikke legge inn lønnsbeskrivelser eller fordel under fanen Innberetning A-melding.

Under fanen Avansert, på linjen for transaksjonsdata, står beløp allerede til Påkrevd - dette skal du IKKE endre. På linjen for script står allerede Beløp til “General.RehireNegative”  - dette må IKKE fjernes. Det er disse to parametrene som gjør at beløpet som kommer fra Expense, faktisk går til trekk i stedet for til utbetaling. 

I den siste fanen, Tilleggsinformasjon, skal du ikke legge inn noe fordi det ikke er er noen innberetning på lønnsarten og dermed heller ingen tilleggsinformasjon som skal rapporteres i A-meldingen.

Oppsett i Visma.net Expense 

I Visma.net Expense må du gjøre utleggstypen Betalt av arbeidsgiver som aktiv, og knytte denne mot den nye lønnsarten.

Gå til Expense - Innstillinger og velg Annet i menyen til venstre. Her ligger allerede “Betalt av arbeidsgiver”, men denne er som standard ikke satt til Aktiv. Marker derfor typen og sett på haken for Aktiv under.

 

Gå videre til fanen Lønnsarter og hent opp den nye lønnsarten du har opprettet. Når dette er gjort lagrer du utleggstypen.

Registrering av reiseregninger med utlegg "Betalt av arbeidsgiver"

Den ansatte vil nå få mulighet til å sette på haken "Betalt av arbeidsgiver" ved registrering av Utlegg på reiseregningen sin.

Reiseregningen / Utlegget godkjennes på vanlig måte.  

Visning i lønnskjøringen

Når reiseregningen eller utlegget er godkjent, vil det bli overført til den aktuelle lønnskjøringen i Payroll. I lønnskjøringen vil du som lønningsansvarlig se transaksjonene slik: 

På lønnslippen til den ansatte vil transaksjonene fremkomme slik: