Ved overgang fra Mamut lønn til Payroll vil man gjerne overføre eksisterende ansatte på en enkel måte. I denne artikkelen tar vi for oss hvordan man enkelt kan eksportere alle eksisterende ansatte til en fil, for deretter å gjøre en import til ansattregisteret i Employees i Payroll.
Eksport
Det første man må gjøre er å ta en liten ryddejobb i ansattlisten i Mamut.
- Dobbeltsjekke at sluttdato er satt på ansatte som ikke skal være med over fra Mamut. Dersom sluttdato er satt etter at a-melding ble sendt, er ikke disse sluttdatoene registrert i Altinn. Send en erstatningsmelding for siste innrapporterte måned i Mamut. Deretter settes de sluttede ansatte som ikke skal overføres til Payroll som Inaktive.
- Sluttede ansatte som SKAL motta sammenstillingsoppgave, feriepenger eller andre ytelser skal kun settes som sluttet i Mamut, slik at de blir eksportert.
- Sluttede ansatte som IKKE SKAL motta sammenstillingsoppgave, feriepenger eller andre ytelser skal settes som sluttet og inaktiv i Mamut, slik at de ikke blir eksportert.
- Dummy-ansatte i Mamut kan man fint sette som sluttet og inaktive, da de ikke skal være med over.
Når ansattregisteret er gjennomgått, kan man foreta selve eksporten:
- Gå til Vis - Lønn - Aktivér Visma.net Payroll integrasjon:

Merk: Du skal ikke aktivere en integrasjon, men funksjonaliteten for eksport av ansattfil er lagt inn her.
- Du vil nå få opp et Velkomstvindu med informasjon, hvor du skal trykke Neste:

- Du skal nå velge metode for overføring av data til Payroll. Marker Opprett filer med ansattopplysninger som kan leses inn i Visma.net Payroll, og trykk Neste:

- Velg filplassering og trykk Neste:

- Du skal nå velge data som skal eksporteres, og huker av for Ansatte. Knappen Eksporter til Visma.net Payroll (Til fil) vil da aktiveres:

- Når de ansatte er overført fil, vil du se filplasseringen og kan åpne den ved å trykke på mappeikonet i bildet:

-
Trykk Neste.
-
I dette bildet vil du få opp et spørsmål om velge startperiode. Dette er ikke relevant i forhold til vår eksport, så det kan du se bort fra og velge Neste og Fullfør:

-
Filen vil nå ligge i mappen du valgte for lagring
Import
Du er nå klar for å importere de ansatte fra Mamut inn i Payroll
- Gå til Visma.net - Employees - Oversikt og trykk på Importer ansatte:

- Du får nå opp opp en guide som skal ta deg gjennom importen av dine ansatte.
- Det første steget er kun en påminnelse om det du skal ha forberedt. Trykk Fortsett:

- I steg 2 skal du velge fil for importen. Du kan enten klikke og dra filen over, eller velge filen fra mappen den ligger i:

- Når filen er lastet opp kan du trykke Importer:

- De ansatte blir importert, med en beskjed om at de inneholder mindre feil (f.eks bankkonto, månedslønn m.m.), og legger seg under utkast. Trykk Fullfør:

- De importerte ansatte ligger nå som Utkast, og informasjonen som mangler må legges inn:
