Eksport av ansatte fra Mamut

[#1]

Ved overgang fra Mamut lønn til Payroll vil man gjerne overføre eksisterende ansatte på en enkel måte. I denne artikkelen tar vi for oss hvordan man enkelt kan eksportere alle eksisterende ansatte til en fil, for deretter å gjøre en import til ansattregisteret i Employees i Payroll.

Eksport

Det første man må gjøre er å ta en liten ryddejobb i ansattlisten i Mamut. 

1. Dobbeltsjekke at sluttdato er satt på ansatte som ikke skal være med over fra Mamut. Dersom sluttdato er satt etter at a-melding ble sendt, er ikke disse sluttdatoene registrert i Altinn. Send en erstatningsmelding for siste innrapporterte måned i Mamut. Deretter settes de sluttede ansatte som ikke skal overføres til Payroll som Inaktive.
2. Sluttede ansatte som SKAL motta sammenstillingsoppgave, feriepenger eller andre ytelser skal kun settes som sluttet i Mamut, slik at de blir eksportert. 
3. Sluttede ansatte som IKKE SKAL motta sammenstillingsoppgave, feriepenger eller andre ytelser skal settes som sluttet og inaktiv i Mamut, slik at de ikke blir eksportert.
4. Dummy-ansatte i Mamut kan man fint sette som sluttet og inaktive, da de ikke skal være med over.

Når ansattregisteret er gjennomgått, kan man foreta selve eksporten:

1. Gå til Vis - Lønn - Aktivér Visma.net Payroll integrasjon:
   
   
   Merk: Du skal ikke aktivere en integrasjon, men funksjonaliteten for eksport av ansattfil er lagt inn her.
2. Du vil nå få opp et Velkomstvindu med informasjon, hvor du skal trykke Neste:
   
   
   
3. Du skal nå velge metode for overføring av data til Payroll. Marker Opprett filer med ansattopplysninger som kan leses inn i Visma.net Payroll, og trykk Neste:
   
   
   
4. Velg filplassering og trykk Neste:
   
   
   
5. Du skal nå velge data som skal eksporteres, og huker av for Ansatte. Knappen Eksporter til Visma.net Payroll (Til fil) vil da aktiveres:
   
   
   
6. Når de ansatte er overført fil, vil du se filplasseringen og kan åpne den ved å trykke på mappeikonet i bildet:
   
   
   

7. Trykk Neste.

8. I dette bildet vil du få opp et spørsmål om velge startperiode. Dette er ikke relevant i forhold til vår eksport, så det kan du se bort fra og velge Neste og Fullfør:
   
   
   

9. Filen vil nå ligge i mappen du valgte for lagring

Import

Du er nå klar for å importere de ansatte fra Mamut inn i Payroll

1. Gå til Visma.net - Employees - Oversikt og trykk på Importer ansatte:
   
   
   
2. Du får nå opp opp en guide som skal ta deg gjennom importen av dine ansatte.
3. Det første steget er kun en påminnelse om det du skal ha forberedt. Trykk Fortsett:
   
   
   
4. I steg 2 skal du velge fil for importen. Du kan enten klikke og dra filen over, eller velge filen fra mappen den ligger i:
   
   
   
5. Når filen er lastet opp kan du trykke Importer:
   
   
   
6. De ansatte blir importert, med en beskjed om at de inneholder mindre feil (f.eks bankkonto, månedslønn m.m.), og legger seg under utkast. Trykk Fullfør:
   
   
   
7. De importerte ansatte ligger nå som Utkast, og informasjonen som mangler må legges inn: