Hvordan aktivere og bruke integrasjon mellom Visma eAccounting og Payroll

[#1]

(Artikkelen er oppdatert for den nye automatiske koblingen av kontoer mot kontotyper)

NB! Det er viktig å lese nøye igjennom fremgangsmåten og ikke avvike fra instruksjonene. 

Når man skal aktivere integrasjonen mellom disse to systemene er det noen forutsetninger som ligger til grunn og noen ting man må gjøre før man aktiverer. Vi gjennomgår dette i listen under.

• Samme brukerprofil må ha tilgang til både Visma eAccounting og Payroll for å aktivere integrasjonen. Det er derimot ikke nødvendig å ha tilgang til begge etter at integrasjonen er aktivert - eksempelvis noen som kun benytter Payroll. Men integrasjonen må aktiveres av en bruker som har tilgang til samme firma i begge løsninger.
• I Visma eAccounting må man ha opprettet regnskapsåret man vil kjøre lønn i.
• Dersom man skal benytte dimensjoner/kostnadsbærere så er det anbefalt å opprette disse i Visma eAccounting før man aktiverer integrasjon (Dette kan også gjøres senere og fortløpende).
• Payroll har ikke et prosjektregister i seg selv slik Visma eAccounting har. Det innebærer at man ikke kan overføre prosjekter fra Visma eAccounting til Payroll i dag. 
• At man i Visma eAccounting har satt på innstilling for automatisk utregning av mva (Dette er standard i et nytt firma - men dobbeltsjekk dette.

• Integrasjonen fungerer med alle versjoner av Visma eAccounting, bortsett fra Faktura og Start.

Litt om mva behandling mellom Payroll og Visma eAccounting

Selve mva behandlingen gjøres i Visma eAccounting og koblingen er:

Lønnsart i Payroll -> Hovedbokskonto/kontotype i Payroll -> Hovedbokskonto i Visma eAccounting.

Det er da hovedbokskontoen, og mva koden satt på den i Visma eAccounting, som avgjør om det beregnes mva på bilaget overført. Dette er typisk der en ansatt har et utlegg - og bedriften ønsker refusjon av mva beløpet på kvitteringen. Da vil den ansatte legge inn utlegget via Expense i Payroll. Der har man en utleggstype som er koblet til en lønnsart som videre er koblet til en hovedbokskonto slik beskrevet over.

Aktivering av integrasjonen i Payroll

Når forutsetningene er på plass kan man aktivere integrasjonen fra Payroll.

Integrasjonen kan aktiveres enten i Oppstartsguiden for nye firmaer, eller fra Selskapsinnstillinger under modulen Employees i Payroll, dersom man allerede bruker Payroll.

NB! Dersom du har kjørt lønn og brukt Payroll er det veldig viktig at datoen du velger at dette gjelder fra er første datoen etter siste lønnskjøring. Altså første dato etter forrige lønnsperiode. Dette vil for de aller fleste være den 1 i påfølgende måned. Du kan ikke aktivere integrasjonen i en allerede pågående lønnsperiode. Så dersom dagens dato er i Mai, og pågående lønn er i Mai, må integrasjonen aktiveres for 1.Juni. Da vil første måned jeg kan overføre bilag være Juni lønn.

MERK: Det er viktig å velge både eksportformat og Kontoplan til Visma eAccounting.

Sett datoen integrasjonen skal gjelde fra på eksportformat og kontoplan, og klikk Legg inn i feltet for at integrasjonen ikke er satt opp. NB! Husk at du må velge øreavrundingskonto!

Du skal velge Visma eAccounting for både  Eksportformat og Kontoplan:

MERK: Om dato for integrasjon er satt fram i tid vil gammel kontoplan og eksportformat vises, men med en liten klokke oppe i venstre hjørne:

Om du trykker på denne "klokken", vil du se at de nye valgene ligger inne med en fremtidig dato:

Nå vil Payroll koble seg opp mot Visma eAccounting og avhengig av hvilket eller hvilke selskaper brukeren har tilgang til vil, du kunne sette opp integrasjonen.

Klikk Yes, Allow.
Det er viktig at du dobbeltsjekker firmanavnet og er helt sikker på at dette er det rette selskapet å koble til.

Det vil nå foregå en synkronisering av kontoer og dimensjoner/kostnadsbærere. Det kan ta noen minutter.

Synkroniseringen av hovedbokskontoer og dimensjoner/kostnadsbærere forekommer en gang hver natt. Du kan også trigge synkroniseringen ved å klikke knappen her. Dersom du har opprettet en ny dimensjon eller hovedbokskonto i Visma eAccounting kan du få denne klar i Payroll umiddelbart ved å klikke på synkroniser. Merk at øreavrundingskontoen normalt brukt i Visma eAccounting er 7395.

Kobling av hovedbokskontoer til kontotyper

I Payroll har man noe som heter “kontotype”. En kontotype kobles til en hovedbokskonto - men mange lønnsarter kobles til en kontotype. Fordelen her er om du vil endre hovedbokskonto på mange lønnsarter, kan dette endres kun på kontotypen. Når man kobler til Visma eAccounting vil systemet koble alle regnskapskontoer mot kontotyper i henhold til vårt standard oppsett. Her kan det være fornuftig å dobbeltsjekke om det er slik man ønsker det.

Gå til Innstillinger - Kontotyper. Her vil du se hvilke kontoer er koblet til hvilke kontotyper og kan bytte de dersom ønskelig.

Hvordan sende bokføringsdataene til Visma eAccounting fra Payroll

For å sende bokføringsdataene til Visma eAccounting må man ha definert lønnen som utbetalt i Payroll. Da vil du kunne velge å sende regnskapsdataene under feltet “Regnskapsfil” og knappen Send. Når du klikke Send her overføres filen og dataene bokført direkte inn i Visma eAccounting. Det er mulig å forhåndsvise filen. I dagens versjon er dette en tekstfil som for mange kan være vanskelig å tolke. Da er et tips å legge til rapporten “Regnskapsrapport, detaljert” eventuelt “Regnskapsrapport, detaljert med antall og kostnadsbærer” om man vil se selve bokføringen før man klikker Send.

Datoen som benyttes på bilaget i Visma eAccounting er datoen velger i feltet for velg bilagsdato i området Regnskapsfil.

Bilagsarten som er brukt er den samme som andre integrasjoner “øvrige”

Du vil da få denne bekreftelsen under. Det kan ta opptil ett minutts tid - du kan trykke F5 eller klikke på Betaling og rapportering for å forfriske siden og laste innholdet på nytt.

Bilaget finner du da ferdig bokført inne i Visma eAccounting slik:

Relaterte brukertips

Hvordan få med prosjekt på lønnskostnader til Visma eAccounting 

Oversikt over mapping av konto mot kontotype - eAccounting integrasjon 
Finansskatt i eAccounting Payroll

[Lisbeth Antilla]

Hei!  Vi har nå satt opp dette på ett firma.  Øreavrundingskontofeltet ble tømt, altså satt til blank.

Vi måtte da legge inn konto for øreavrunding, og for å unngå problemer med regnskapsbilaget, måtte vi velge bruk eksisterende gyldig fra dato.  Dette var helt ulogisk for oss..