Hvordan opprette en Autopay-avtale

[#1]

AutoPay er en modul som muliggjør integrasjonen med banker for å sende utgående betalinger.

Merk! 

• Dersom du har eAccounting med en aktiv Bankintegrasjon (AutoPay-avtale), så må du ta kontakt med oss på support, så hjelper vi deg å koble avtalen mot begge lisensene.
• Dersom du har koblet avtalen fra eAccounting mot Payroll, så kan du ikke redigere avtalen i Autopay som beskrevet i denne artikkelen. Da vil betalingen sendes til banken, og må godkjennes i nettbanken.
• Dersom du har bankintegrasjon gjennom Eika bank, så må du rollen Autopay uploader, og betalingen skal da først godkjennes i Autopay før den sendes videre til banken.
• Dersom du har aktiv Autopay på et annet regnskapssystem, kan du følge denne oppskriften for deling av autopayavtalen, slik at du får koblet systemene mot samme lisens.

Her ligger skjemaene for bestilling av AutoPay avtale med din bank:

https://vucustomer.visma.com/Download?areaId=127

Autopay - Administrasjon - Avtaler

Før du kan opprette en AutoPay må du huke av for Lag bankfil til Yes under Employees - Innstillinger - Selskapsinnstillinger - Betalingsinformasjon. I tillegg må du sørge for at det er oppgitt bankkontonummer for lønnskonto, og eventuelt skattetrekkskonto.

Slik går du frem for å sette opp Autopay i Payroll: 

1. Huk av for Lag bankfil under Employees - Innstillinger - Selskapsinnstillinger - Betalingsinformasjon
   
   

   
   Merk! Før det hukes av for Lag bankfil må du være sikker på at du har en AutoPay avtale, og at den er bekreftet aktiv fra banken. 

2. Gå deretter til AutoPay - Administrasjon - Avtaler:
   
   
   
3. Klikk på Ny avtale… for å opprette avtalen:
   
   
   

4. Velg Bank: 
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   Land: Norge er automatisk valgt.
   Selskap: Automatisk valgt. 
   Bank: Velg banken som du har en avtale med. 
   

5. Kontoinformasjon
   

   
   
   Kontonummer: Dette hentes automatisk fra Employees - Innstillinger - Selskapsinnstillinger - Bank og Betaling - Lønnskonto og feltet  Bankkontonummer. Kontonummer brukes til opp- og nedlastning av betalinger og andre filer. Du kan registrere dette ved hjelp av IBAN eller BBAN format. 
   Beskrivelse: Fyll ut en beskrivelse for kontoen.
   Valutakode: Velg i nedtrekklisten valutaen på bankkonto.
   Erp Valuta: Velg i nedtrekklisten valutaen i bankkontoen som er satt opp på ERP systemet
   CCM Avtale ID: Her legger du inn avtalenr du har med banken. Dette skal fremkomme i bankavtalen.

6. Betalingsinformasjon
   

   
   
   Betalerens navn: Betalers navn, sendes med i betalingsfil til banken.
   E-postliste kontaktpersoner: E-postadressen som mottar tilbakemeldinger fra banken. Det anbefales å oppgi mer enn én e-post adresse. Skill adresser med semikolon ( ; ).
   Epostregler: Dette feltet kan brukes til å filtrere uønsket e-post ved å spesifisere ord i emnefeltet. Reglene må være semikolon ( ; ) separert.
   Epostadr til godkjenner(e) i AutoPay: E-postadressen til den (de) som skal godkjenne betaling i AutoPay. Dersom det er flere godkjennere, kan du angi flere adresser, adskilt med semikolon ( ; ).
   Epostadr til godkjenner(e) i nettbanken: E-postadressen til den (de) som skal godkjenne betaling i nettbanken. Dersom det er flere godkjennere, kan du angi flere adresser, adskilt med semikolon ( ; ).
   To-faktor autentisering:

   Her har du følgende valg:

   • Bare ved godkjenning
     Kun den som godkjenner betalingen bruker 2FA. Lønnsansvarlig sender betaling til Autopay og Godkjenner må bruker bruke Google Authenticator for å godkjenne betaling.
     
   • Bare ved opplasting
     Kun den som sender betalinger fra Payroll bruker 2FA. Lønnsansvarlig må bruke Google Authenticator for laste opp betalingen til Autopay. Denne flyten krever at lønnsansvarlig (betaler) har rollen Autopay Uploader.
   • Både ved opplasting og godkjenning
     Både den som sender og den som godkjenner bruker 2FA. Først må lønnsansvarlig  godkjenne opplastninge via Google Authenticator, og deretter må godkjenner gjøre det samme. Denne flyten krever at lønnsansvarlig (betaler) har rollen Autopay Uploader. 

   Antall godkjennere: Her angir du hvor mange godkjennere det skal være for betalingen. Hver godkjenner må være forskjellige brukere. 
   Samleepostering: I dette feltet definerer du om du ønsker enkeltpostering av transaksjoner på kontoutskrift eller samleposteringer. Standard er samlepostering for innlandsbetalinger og enkeltpostering for utland 
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   
   Motta meldinger som e-post: Aktiver dette alternativet hvis du ønsker å mottaoperatørmeldinger per e-post. Hvis alternativet ikke er aktivert, vil operatørmeldinger vises på startsiden av programmet. Hvis den er aktivert, blir meldinger også mottatt via e-post. AutoPay sender slike meldingene dersom spesielle situasjoner oppstår. De er ikke det samme som avvisninger/tilbakemeldinger mottatt fra banken.
   Varsel om avvist betaling: Dette alternativet er aktivert som standard. Det betyr at det blir sendt en e-postvarsling når betalinger blir avvist av banken. Denne e-posten blir sendt til epostadressen(e) i feltet «Kontakt e-postadresser».
   Tillat support å se transaksjoner: Når dette alternativet er aktivert, har du autorisert Vismasupport rettigheter til å vise sine betalingstransaksjoner. Bare brukere som har rollen AutoPay Administrator kan endre denne innstillingen.
   Bruk tidligste forfallsdato fra transaksjonene: Denne haken sikrer at forfallsdatoen som sendes til banken, er den tidligste forfallsdatoen blant alle transaksjonene.
   Slå sammen utenlandsbetalinger:  Haken sørger for å gruppere utlandsbetalinger for samme kreditor, valuta og forfallsdato 
   Ikke Kontroller om faktura er betalt tildligere: Sett hake om du IKKE ønsker kontroll på om en faktura med samme KID og fakturanr. er betalt tidligere via AutoPay.
   Tillat opplastning av lønnsutbetalinger: Denne haken tillater opplastninger av lønnsutbetalinger opprettet i f.eks. Visma Lønn. 
   

7. Velg tjenester
   
   Utgående betaler: Indikerer om betalingstjenesten er aktiv eller ikke. Hvis det ikke er merket av i boksen, er det ikke mulig å sende betalinger. 
   Filer fra bank: Trenger ikke å stå som Aktiv. Det feltet har ingenting med Payroll å gjøre. Hvis du f.eks. har Visma.net Financials må du ta stilling til det som står under filer fra bank. 

8. Sammendrag
   
   Her får du en oversikt over de valgene du har gjort i de foregående stegene.
9. Klikk på Lagre for å opprette avtalen. 
   

Relaterte brukertips

Dele en autopay-avtale 

Oppsett av AutoReport for kommunikasjon mot Altinn 
Tofaktor autentisering (2FA) obligatorisk i Autopay