Hvordan opprette en ny ansatt

[#1]

Når du får nye ansatte i firmaet ditt, må de også legges inn i Employees. Denne artikkelen tar for seg hvordan du oppretter en ny ansatt i Payroll.

Legg til ansatt

I menyen Employees - Oversikt klikker du på Legg til ansatt nederst i menyen til venstre for å opprette en ny ansatt

1. PERSON

Under fanen Person fyller du ut de generelle opplysningene om den ansatte. Alle felter markert med rød stjerne er felter som må fylles ut:

Personalia

• Ansattnummer: Du kan fritt velge et ansattnummer til den ansatte, men merk at dette nummeret ikke kan endres etter at den ansatte er opprettet.
• Fornavn / Etternavn: Den ansattes navn
• Type identifikator: Velg mellom Fødselsnummer, D-nummer og Internasjonal Id.
  Hvis internasjonal ID velges, vil følgende felter dukke opp til utfylling: 
  
  
• Fødselsnummer: Hvis type identifikator er Fødselsnummer eller D-nummer, må nummeret fylles ut her.
  
  

Utbetaling

• Skriv ut lønnsslipp: Her velger du om lønnslipp skal skrives ut både elektronisk og på papir, eller kun elektronisk.
• Type: Velg om den ansatte skal ha lønnen utbetalt kontant eller til en bankkonto. Velger du bankbetaling må du i tillegg fylle ut den ansattes bankkontonummer.
• Fast trekk: Her kan du registrere faste trekk på den ansatte, om den ansatte vil splitte lønnsutbetalingen sin mot forskjellige kontoer. Dette er altså ikke relatert til trekk i lønn (kreditortrekk/kantinetrekk etc), men kun en fordeling av utbetalingen for den ansatte.
  
  

Kontaktinformasjon:

• Adresse: Utfylling er ikke obligatorisk, men land må velges.

• Telefonnummer: Den ansattes telefonnummer, her er det viktig å velge Type telefonnummer

• E-post: Den ansattes telefonnummer, her er det viktig å velge Type e-post.Dette er ikke et obligatorisk felt, men dersom du ønsker at den ansatte skal være en bruker av tjenestene Expense, Payslip og Calendar, så må det fylles ut en e-postadresse. Når e-postadresse fylles ut, vil du ved lagring av den ansatte få opp en knapp som heter “Lag bruker”. Når du trykker på denne vil den ansatte få tilgang til å bruke tjenestene Expense, Payslip og Calendar. Så dette bør du derfor vente med til alle tjenestene er satt opp. 

Barn og nødkontakter:

Dersom den ansatte har barn så må dette registreres her. Dette er spesielt viktig i forhold til registrering av fravær Sykt barn (som kan benyttes til og med det kalenderår barnet fyller 12 år; evnt. 18 år om barnet lider av en kronisk sykdom eller funksjonshemming. NAV avgjør om det foreligger utvidet rett.).
Man kan også registrere andre kontakter så som Ektefelle, Forelder og Samboer:

Ved registrering av barn må du i tillegg fylle ut feltene Fødselsdato, Aleneforsørger og Kronisk sykt barn som er viktig i forhold til reglene ved sykt barn ved registrering i Calendar.

2. STILLING

Under fanen Stilling fyller du ut generell informasjon om stillingen. Stillingsnummeret er et nummer som den ansatte får tildelt etter lagring. Dette nummeret brukes blant annet som Arbeidsforholdsid’en til den ansatte i A-meldingen.

Du må fylle ut alle obligatoriske felter, blant annet hvilket arbeidssted (virksomhetsnummeret) den ansatte tilhører og startdato for stillingen og for selskapet. Startdatoen for stillingen må være den samme som den ansatte har vært rapportert med tidligere i a-meldingen, hvis ikke vil ikke a-meldingen bli godkjent. 

Startdatoen for selskapet er den datoen man startet i bedriften, altså ansiennitetsdatoen. Denne kan være den samme som eller tidligere enn stillingens startdato.

Avtale

• Startdato: Stardato for stillingen. Den må være den samme som den ansatte har vært rapportert med tidligere i a-meldingen, hvis ikke vil ikke a-meldingen bli godkjent. 
• Sluttdato: Her fyller du inn dato for når en ansatt sluttet
• Sluttårsak: Årsaken til at den ansatte.Denne kan du la stå til Ingen, eller velge mellom Død, Pensjon, Sluttet eller Vikariat
• Virksomhet:
• Rapportert stillingsID:

Jubileumsansiennitet

• Startdato selskap: Startdatoen for selskapet er den datoen man startet i bedriften, altså ansiennitetsdatoen. Denne kan være den samme som eller tidligere enn stillingens startdato.
• Sluttdato selskap: Sluttdato selskap er den datoen man sluttet i bedriften. Den kan være den samme som eller senere enn stillingens sluttdato

Pensjon

Trykk Legg til hvis du vil koble en pensjonsordning til den ansatte og gjøre innbetalingen gjennom Payroll. Pensjonsselskapet må først registreres under selskapsinnstillingene i Payroll. Se her for hvordan legge til Pensjonsselskap i Payroll.

Fagforening

Trykk Legg til for å legge til en fagforening som skal betales gjennom Payroll på vegne av den ansatte. Fagforeningen må først registreres under selskapsinnstillingene i Payroll.
Se her for hvordan legge til Fagforening i Payroll.

Kostnadsbærere

Her kan du knytte kostnadsbærere til den ansatte som en fast verdi. Kostnadsbærere må være opprettet under Innstillinger - Kostnadsbærertyper/Kostnadsbærere (eller i veiviseren ved oppstart) for å være tilgjengelige her.
Les mer om hvordan opprette kostnadsbærertyper her.
Les mer om hvordan opprette kostnadsbærere her. 

Arbeidsforhold

• Arbeidsforholdstype: Velg mellom Ordinært arbeidsforhold, Frilanser, oppdragstaker, mottar kun honorar og Pensjon og andre typer ytelser uten ansettelsesforhold.
• Yrkeskode: Yrkeskode må defineres.
• Arbeidstidsordning:  Her angis arbeidsmønsteret til den ansatte. Bildet under vises de standard arbeidstidsordning i systemet. Du kan opprette egne under Employees - Innstillinger - Arbeidstidsordning. Les mer om Arbeidtidsplanlegging her.
  
  
  
• Stillingsprosent: Den ansattes stillingsprosent, påvirker avregning av lønn

Lønn

• Avlønningstype: Velg om den ansatte er fastlønnet eller timelønnet.
• Månedslønn:  Legg inn den ansattes månedslønn basert på 100 % stilling. Dette må fylles ut uavhengig av hvilken avlønningstype som er valgt. Så hvis den ansatte er f.eks. provisjonslønnet, kan du legge inn verdien 0 i månedslønn. Når du har fylt inn månedslønn og går ut av feltet, vil alle feltene nedenfor bli oppdatert: 
  
  - Eksempel vist over:
  Når du registrerer 45 000 i månedslønn på den ansatte vil systemet regne ut de ulike verdier på følgende måte:
  Årslønn = 45 000 x 12 måned = 540 000
  Timelønn = 45 000 / 162,5 (timer pr. måned i 100% stilling) = 276,92

3. SKATT OG ANDRE TREKK

Skattekortopplysninger kan hentes elektronisk fra Altinn, se egen dokumentasjon for dette her.

Skatt

• Hovedarbeidsgiver: Dette er et obligatorisk felt og standardverdi er Ja. Standard blir satt når du oppretter en ny ansatt, men ikke når du endrer på en eksisterende ansatt. Så det er derfor viktig at du angir en verdi i dette feltet på alle dine eksisterende ansatte. (velg å lagre med alternativet “Eller bruk eksisterende gyldig fradato”). 
• Full skatt i nov/des: Her må det angis om den ansatte ønsker full skatt i nov/des eller ikke (hvis den ansatte ikke ønsker halvt skattetrekk på aktuell lønnskjøring)
• Frikort: Hvis den ansatte har frikort så må dette angis, i tillegg til frikortbeløp
• Send skattekortforespørsel: Dette er et obligatorisk felt og standardverdi er Ja. Standard blir satt når du oppretter en ny ansatt, men ikke når du endrer på en eksisterende ansatt. Så det er derfor viktig at du angir en verdi i dette feltet på alle dine eksisterende ansatte. (velg å lagre med alternativet “Eller bruk eksisterende gyldig fradato”).
  Hvis feltet har verdien Ja , vil du i Payroll få muligheten til å sende skattekortforespørsel fra lønnskjøringen når feltene “Skattekort dato” og “Skattekort ID” ikke har noen verdi eller er fra fjoråret.
• Skattekort dato: Verdien i dette feltet viser versjonen av skatteinformasjonen som er sendt av Altinn. 
• Dato for siste endring: Verdien i dette feltet viser datoen for siste endring av skatteinformasjonen i Altinn.
• Skal denne personen motta pensjonsytelser?: Huk av for Ja dersom den ansatte er pensjonist. Tilhørende felter vil da bli tilgjengelige.
  
  

Andre trekk

Under denne fanen kan du registrere utleggstrekk (kreditorer) på den ansatte. Kreditorer er eksterne, eller interne, selskaper og institusjoner med krav til de ansatte i ditt firma. Disse må registreres i systemet for å kunne få til et automatisk trekk på lønnen til den enkelte ansatte. Dette går vi nærmere inn på i denne artikkelen.

4. A-MELDING/NAV

Under A-melding/NAV registreres informasjon som benyttes i A-meldingen, så som permittering og kronisk sykdom:

A-melding

• Persontype: Verdi som benyttes i A-meldingen. Og skal kun fylles ut om det gjelder pendlere (norsk/utenlandsk), sokkelarbeider eller annen utenlandsk ansatt.

 

Permittering

Trykk Legg til hvis den ansatte er permittert. Permittering innebærer at en eller flere ansatte midlertidig, helt eller delvis blir løst fra arbeidsplikten, fordi virksomheten har besluttet å redusere eller stanse driften.
Dette gjelder altså ikke vanlig velferds- eller foreldrepermisjon.

 

NAV

• Kronisk syk: Hvis den ansatte er kronisk syk så må dette angis her. Dette benyttes ved registrering av sykdom i Absence.
• Forskutterer sykdom: Om sykepenger skal forskutteres eller utbetales fra NAV.
• Forskutterer annet fravær: Om permisjon eller annet fravær forskutteres eller utbetales fra NAV.

5. FIRMABIL

I dette bildet kan du knytte en firmabilavtale til den ansatte. Trykk på Legg til for å registrere firmabil:

 

Firmabilen må først være opprettet i Bilregisteret under menyen Innstillinger - Bilregister før du kan knytte den til den ansatte.

På den ansatte velger du deretter aktuell firmabil og når den skal være i bruk. Du må i tillegg registrere antatt antall kilometer per år. Dette har betydning i forhold til regelen om lang kjørelengde. Legger du inn et antall høyere enn 40.000km, så vil bilen verdsettes for 75% av listepris.

---------------------

Om du ikke kan legge inn all informasjon på den ansatte, kan du velge å Lagre utkast:

Den lagrede ansatte vil da legge seg under utkast i oversikten, og ved å klikke på den ansatte, kan man ta opp igjen tråden ved en senere anledning

Når alle informasjon er lagt inn kan man lagre den ansatte. Når den ansatte er lagret vil fanekortet Transaksjoner aktiveres, og man kan opprette den ansatte som bruker.
Les mer om hvordan du legger inn transaksjoner og oppretter bruker i artiklene under Relaterte artikler.

---

Relaterte artikler:

Hvordan opprette den ansatte som bruker.

Transaksjoner - Faste
Transaksjoner - Variable
Transaksjoner - Inngående saldo / Hittilverdier

[johnerikjohnsen]

Under rapportering er det nå kommet inn et felt for Pensjon. Kan dere oppdatere denne dokumentasjonen.