Mine områder

Logg inn for å legge til dine favorittområder
avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Bjørn Erik Dørre
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 31779 Visninger

 

Visma AutoInvoice er en tjeneste fra Visma som innebærer at du kan sende og motta elektronisk faktura i EHF-format mellom Visma eAccounting og andre økonomisystemer. Som kunde av Visma eAccounting er du allerede opprettet som bruker av tjenesten AutoInvoice.
Denne artikkelen viser deg hvordan du enkelt kan sette i gang med sending og mottak av elektronisk faktura og inneholder følgende:

Del 1 - Innstillinger
Del 2 - Sending av elektronisk faktura til kunder
Del 3 - Motta elektronisk faktura fra din leverandør
Del 4 - Visma Autoinvoice scanningstjeneste

 

Del 1 - Innstillinger for elektronisk fakturering

Logg inn i Visma eAccounting og klikk på Innstillinger - Firmainnstillinger - Fakturaopplysninger. Her vil du se at du har et eget felt for AutoInvoice. Ditt firma er allerede satt opp for sending av elektronisk faktura til andre firmaer fra Visma eAccounting. Ønsker du å sende til privatpersoner kan se mer informasjon om hvordan du setter dette opp her.

For å motta elektronisk faktura i Visma eAccounting må du huke av for Motta faktura elektronisk og Lagre. Ved å huke av her vil du automatisk bli registrert i ELMA- registeret. Om du tidligere er registrert der via et annet system, vil du få en feilmelding ved avhuking (feilkode 100). Du må da avregistrere ditt tidligere system fra ELMA.

Når innstillingene er ferdig satt opp vil du kunne både sende og motta elektronisk faktura i Visma eAccounting.

Det er ingen ekstra oppstarts- eller vedlikeholdskostnader for Visma AutoInvoice da dette er integrert i serviceavtalen din. Les mer om Visma AutoInvoice her og priser her.

 


Del 2 - Sende EHF/eFaktura til dine kunder

  • For å sende EHF til dine firmakunder må Kundetype være Firma, og organisasjonsnummeret må være lagt inn på kunden under Salg - Kunder. Feltene for AutoInvoice nederst i høyre hjørne kan du la stå tomt. Når du sender fakturaen vil Visma eAccounting automatisk sende fakturaen til den elektroniske adressen knyttet til dette organisasjonsnummeret.
  • For å sende eFaktura til dine privatkunder må Kundetype være Privatperson. Det er ikke behov å legge inn mer informasjon på kundekortet enn de obligatoriske feltene (markert med rød stjerne). For å kunne sende eFaktura og Vipps Regning til privatpersoner så må du først godkjenne utsenderavtalen i eAccounting. Dette kan du gjøre ved å gå til innstillinger - Firmainnstillinger - Fakturaopplysninger - Til avtalen. Denne avtalen må aksepteres før det er mulig å sende eFaktura til privatpersoner. 
  • For mer info om eFaktura til privatpersoner kan du trykke her.

Når du skal bokføre fakturaen du ønsker å sende via AutoInvoice vil du finne flere valg for bokføring ved å klikke på pilen til høyre for Bokfør. Her kan du velge Bokfør og send via AutoInvoice. Programmet vil huske valget til neste gang du fakturerer samme kunde slik at dette kommer automatisk opp som valget på den grønne knappen.

 

Får du melding om at ditt firma mangler adresse i kunderegisteret hos Visma, gå til www.vismaonline.no og logg inn. Du legge inn din adresse ved å klikke på firmanavnet ditt øverst i høyre hjørne, og deretter Firmainnstillinger. Adresse, postnummer og by må fylles inn. Klikk på Lagre opplysningene nederst til høyre når du har lagt dette inn. 

NB: Det er dessverre ikke mulig å sende elektronisk faktura basert på webshop-ordre. Dette er først og fremst pga. tekniske utfordringer med selve AutoInvoice-tjenesten.

 

Send EHF/autoinvoice til utlandet

 

For å sende elektronisk faktura til en utenlandsk kunde må GLN fylles ut på kundekortet. GLN benyttes ofte i utlandet som mottakers elektroniske adresse for mottak gjennom Peppol. Dette må så legges til i kundekortet i eAccounting og GLN nummeret vil være en del av informasjonen over til AutoInvoice - som så vil sende mot dette GLN nummeret i Peppol.

Ta kontakt med din kunde for å få dette nummeret.

 

Dersom AutoInvoice gjennom Peppol får treff på mottaker, leveres denne elektronisk. Hvis den ikke får treff vil det så sendes på epost som pdf, deretter som print/brev.

GLN utenlandsk kunde.JPG

 

 

Del 3 - Motta elektronisk faktura fra dine leverandører

For å kunne motta elektronisk faktura må du har huket av for dette under Firmainnstillinger som vist tidligere i guiden.

1. Når du har mottatt en elektronisk faktura vil du få et varsel inne i Visma eAccounting.

Tips! Last også ned Visma eAccounting appen for å få push varsling når du mottar faktura fra dine leverandører elektronisk.

2. Du finner alle elektroniske fakturaer du har mottatt under Kjøp - Leverandørfakturaer - Utkast. 

3. Originalfakturaen er med som et vedlegg i utkastet. Om du åpner fakturaen under utkast vil du kunne se vedlegget. Klikk på ikonet øverst til høyre som ser ut som en printer for å åpne PDF-vedlegget i et ny fane i nettleseren din, eller de to firkantene ved siden av for å åpne vedlegget i et nytt vindu.


4. Legg til ønsket kontering (kostnadskonto/motkonto) på faktura og bokfør når den balanserer og differansen er null.

5. Etter at faktura er bokført finner du den igjen under Ubetalte leverandørfakturaer. Du vil kunne se at en bokført leverandørfaktura er mottatt via Visma AutoInvoice ved å åpne fakturaen, og se i historikken nederst på siden.

 

 

Del 4 - Visma AutoInvoice scanningtjeneste

Det er fortsatt mange firma som sender faktura som PDF eller som papirfaktura via post. Hvis du ikke ønsker å legge inn disse fakturaene i Visma eAccounting manuelt, kan tjenesten Visma Autoinvoice Scanning gjøre det for deg. Dine leverandører sender fakturaer på papir eller PDF til vår skanningleverandør i stedet for til din firmaadresse. Fakturaen skannes og gjøres om til en elektronisk faktura som sendes til ditt program. Du vil finne den elektronisk fakturaen som et utkast under Kjøp - Leverandørfaktura, der den ligger klar for å bearbeides. 

Tjenesten må aktiveres før den kan tas i bruk. Gå til Innstillinger - Firmainnstillinger - Fakturaopplysninger og kryss av for aktivering av skanning. Legg inn e-postadressen du ønsker å bruke for å motta dokumenter som ikke kan skannes. E-postadressen fra Hovedopplysninger foreslås, men kan endres om du ønsker det.

Adressen som dine leverandører skal sende fakturaer til (både postadresse og mailadresse) vises nederst. E-postadressen er "ditt org.nr"@autoinvoice.no. Husk så å informere dine leverandører om den nye fakturaadressen fakturaer skal sendes til. Du finner en fullstendig prisliste for Visma AutoInvoice på denne siden.