avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn eller registrer en ny bruker

for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.

Hvordan sende og motta elektronisk faktura

18-02-2014 21:43 (Sist oppdatert 16-10-2020)
  • 0 Svar
  • 0 Liker
  • 43081 Visninger

Se vårt gratis-Webinar om hvordan du kan effektivisere hverdagen ved å sende og motta eFaktura, Sett av 15-30 minutter til å lære deg hvordan du aktiverer og tar i bruk elektronisk fakturering.

 

 

Elektronisk fakturering innebærer at du kan sende og motta eFaktura i EHF-format mellom Visma eAccounting og andre økonomisystemer. Som kunde av Visma eAccounting er du allerede opprettet som bruker av elektronisk faktura.
Denne artikkelen viser deg hvordan du enkelt kan sette i gang med sending og mottak av elektronisk faktura og inneholder følgende:

Del 1 - Innstillinger
Del 2 - Sending av elektronisk faktura til kunder
Del 3 - Mottak av elektronisk faktura fra leverandør
Del 4 - Visma Scanningtjeneste

 

Del 1 - Innstillinger for elektronisk fakturering

Logg inn i Visma eAccounting og klikk på Utvidelser - eFaktura. Ditt firma er allerede satt opp for sending av elektronisk faktura til andre firmaer fra programmet. Ønsker du å sende til privatpersoner kan du se mer informasjon om hvordan du setter opp dette her.

For å motta elektronisk faktura i Visma eAccounting må du gå til Utvidelser - eFaktura. Ved å trykke Aktiver vil du få opp et vindu hvor du legger inn en e-post adresse som faktura kan sendes til, dersom den ikke kan skannes og tolkes elektronisk. Klikk deretter på lagre og du har aktivert tjenesten for mottak av eFaktura. Får du opp en feilmelding ved aktivering  (typisk feilkode 100), kan det skyldes at organisasjonsnummeret ditt allerede er registrert for elektronisk faktura via et annet system. Da må firma avregistreres der først.

 

Det er ingen ekstra oppstart- eller vedlikeholdskostnader for eFaktura, ettersom dette er integrert i serviceavtalen din. Les mer om eFaktura og priser her.

 

Når eFaktura er aktivert, kan du laste ned et informasjonsbrev som du kan sende til dine leverandører for å informere om at du ønsker å motta eFaktura i fremtiden. Dette gjør du ved å trykke på Last ned.

 

last ned.png

 

Del 2 - Sende eFaktura til dine kunder

  • For å sende eFaktura til dine firmakunder må Kundetype være Firma og organisasjonsnummeret må være lagt inn på kunden under Salg - Kunder. Feltene for elektronisk faktura nederst i høyre hjørne kan stå tomt. Når du sender fakturaen vil Visma eAccounting automatisk sende fakturaen til den elektroniske adressen knyttet til dette organisasjonsnummeret.
  • For å sende eFaktura til dine privatkunder må Kundetype være Privatperson og du må legge inn telefonnummeret til kunden. Vi anbefaler også å legge inn e-postadresse. For å kunne sende eFaktura og Vipps Regning til privatpersoner må du først godkjenne en utsenderavtale.Dette kan du gjøre ved å gå til Utvidelser - eFaktura - Send e-faktura - Aktiver. Denne avtalen må aksepteres før det er mulig å sende eFaktura til privatpersoner. 
  • For mer info om eFaktura til privatpersoner kan du klikke her.

Når du skal bokføre fakturaen du ønsker å sende som eFaktura velger du Bokfør og send som eFaktura. Programmet vil huske dette valget til neste gang du fakturerer samme kunde, slik at det automatisk kommer opp som standard for bokføring. 

 

Får du melding om at ditt firma mangler adresse i kunderegisteret hos Visma, gå til www.vismaonline.no og logg inn. Du må legge inn din adresse ved å klikke på firmanavnet ditt øverst i høyre hjørne, og deretter Firmainnstillinger. Adresse, postnummer og by må fylles inn. Klikk på Lagre opplysningene nederst til høyre når du har lagt inn dette.

 

Sende eFaktura til utlandet

 

For å sende elektronisk faktura til en utenlandsk kunde må du legge inn GLN-nummeret på kundekortet. GLN benyttes ofte i utlandet som elektronisk adresse for mottak gjennom Peppol og vil være en del av informasjonen som sendes via tjenesten Visma AutoInvoice. Ta kontakt med kunden din for å få dette nummeret.

 

GLN utenlandsk kunde.JPG

 

 

Del 3 - Motta elektronisk faktura fra dine leverandører

For å kunne motta elektronisk faktura må du aktivere dette under Utvidelser som vist tidligere i guiden.

1. Når du har mottatt en elektronisk faktura vil du få et varsel inne i Visma eAccounting.

 

Tips! Last også ned Visma eAccounting appen for å få varsling når du mottar eFaktura fra dine leverandører.

2. Du finner alle elektroniske fakturaer du har mottatt under Kjøp - Leverandørfakturaer - Utkast. 

3. Originalfakturaen er med som et vedlegg i utkastet. Klikk på ikonet øverst til høyre som ser ut som en printer for å åpne PDF-vedlegget i en ny fane. Klikker du på ikonet ved siden av printer-symbolet vil vedlegget åpnes i et nytt vindu.

 

4. Legg til ønsket kontering (kostnadskonto/motkonto) på faktura slik at bilaget balanserer og klikk bokfør

5. Etter at faktura er bokført finner du den igjen under Ubetalte leverandørfakturaer.

 

 

Del 4 - Visma scanningtjeneste

Det er fortsatt mange firma som sender faktura som PDF eller som papirfaktura via post. Når du aktiverer mottak av eFaktura vil også scanningstjenesten aktiveres. Den gir dine leverandører mulighet til å sende faktura på papir eller PDF til vår scanningleverandør i stedet for til din firmaadresse. Fakturaen scannes og gjøres om til en elektronisk faktura som sendes til ditt program. Du vil finne den som et utkast under Kjøp - Leverandørfaktura, der den ligger klar for å bearbeides. 

Adressen som dine leverandører skal sende faktura til (både postadresse og mailadresse) vises nederst. E-postadressen er "ditt org.nr"@autoinvoice.no. Husk å informere dine leverandører om fakturaadressen faktura skal sendes til. Du finner en fullstendig prisliste for eFaktura på denne siden.

 

Om du ikke ønsker å ha scanningtjenesten, kan du deaktivere denne ved å fjerne avhukingen under Innstillinger - Firmainnstillinger - Fakturaopplysninger.

 

 

Aktuelt brukertips