Import av transaksjoner / variable data / timer fra timesystem (csv fil)| Brukertips

12-12-2018

Det er mulig å importere transaksjoner fra ett eksternt timeregistreringssytem til lønnskjøringen i Payroll.

For å importere går du til Payroll - Lønnskjøringer.

Her trykker du på Importer transaksjoner:
Du kommer da til en veiviser, og første bilde forklarer litt om importen:
Trykk Fortsett eller trykk på fanen Velg fil for å komme videre:
Her kan du velge filen du skal importere ved å trykke på Klikk her. eller du kan dra filen over til denne siden. Når filen er lagt til vil du få opp ett nytt felt der du må velge hvilket år og periode dette skal bli importert til:
Merk! Hvis du velger å importere på en tidligere periode, altså en periode som er avsluttet i Payroll, så vil transaksjonene komme med på den åpne lønnskjøringen. De vil få transaksjonsdato i den perioden som du valgte og de vil ligge som en retroaktiv verdi på lønnskjøringen.
Når filen er lagt til og det er valgt hvilken periode transaksjonene skal importeres til kan du trykke på Fortsett eller fanen Forhåndsvisning. Da kommer du til følgende bilde:
Her kommer det en oversikt over hva som blir importert. Hvis det er noe feil i filen så vil dette også vises her:
Feil i filen
Er det en feil i filen får vil du ikke få lov til å importere filen. Du må derfor rette det som er feil i filen for så forsøke å importere igjen.
1. For å legge til filen på nytt etter at du har rettet feilen, trykker du på Forrige eller fanen Velg fil.
2. Den filen som du hadde lastet opp her tidligere blir da borte og du kan laste opp oppdatert fil.
3. Gå videre til neste fane, Forhåndsvisning, igjen.
4. Så lenge alt ser greit ut og det ikke er noen feil kan du trykke på Import av transaksjoner:
Når transaksjonene er importert får du opp følgende bilde:
Trykk på Fullfør
Transaksjonen vil da ligge i den åpne lønnskjøringen:
Transaksjonene som er importert vil også ligge på Employees - den ansatte - Transaksjoner - Variable. Her kan dere korrigere på transaksjonen hvis det skulle være noe feil:
Etter at du har importert en fil vil du få opp ett nytt valg under Payroll - Lønnskjøringer som heter Import transaksjoner:
Her vil du kunne se når filen ble importert, filnavn og hvor mange transaksjoner som var inkludert i filen. Det er også mulig å slette filen. Hvis du velger å slette en fil vil alle transaksjonene som ble importert på denne filen bli slettet.

Merk! Det er ikke mulig å slette filer dersom transaksjonene er med på en betalt lønnskjøring. Da må dette eventuelt korrigeres på transaksjonene på ansattkortet; Employees - den ansatte - Transaksjoner - Variable.

MERK: Det er ikke noen validering på at en fil er blitt importert tidligere.

Litt om filen:

Dersom du skal lage filen fra bunnen av finner du Excel mal som konverterer filen til importformatet som er støttet i Payroll.

Filen som skal importeres må være en .csv- fil. Formatet er bygget på Visma Lønn sitt standardformat, men noen få ulikheter. Endringene finner du i kolonne 1 og 2 som i Payroll må ha verdi 0 (null), og i kolonne 17 som for Payroll er en ekstra kostnadsbærer.

Forklaring til felter

Her er en liten forklaring på de ulike feltene i filen.

Felt 1: Lønnsår	Må være 0
Felt 2: Lønnskjørenummer (periode)	Må være 0
Felt 3: Ansattnummer	Må fylles ut og må være identisk med Payroll
Felt 4: Lønnsart	Må fylles ut og må være identisk med Payroll
Felt 5: Grunnlag	Kan være 0.00 (merk, desimal skrives med punktum)
Felt 6: Antall	Antall timer, desimal skrives med punktum (eks. 5.00)
Felt 7: Sats	felt for sats (ikke nødvendig om ansattes timesats ønskes benyttet)
Felt 8: Beløp	Kan være 0.00 (genereres hvis lønnsart er sats*antall)
Felt 9: Konto	Kan være blank (konto hentes fra lønnsarten)
Felt 10: Motkonto	Kan være blank (konto hentes fra lønnsarten)
Felt 11-16: Kostnadsbærere	Kan være blank men må inneholde anførselstegn (“”). Hentes evt. fra den ansatte.

Alle felt skal være adskilt med semikolon ( ; ).
Alfanumeriske felt skal være omgitt av anførselstegn (" ")
Numeriske felt kan bli fylt ut med inntil oppgitt antall tegn. Det vil si du kan benytte færre siffer, men ikke flere.
Numeriske felt og beløpsfelt kan ikke ha ledende blanke ( ) foran. Du kan kun benytte null (0) som ledende tegn.
Alle beløpsfelt må benytte desimalpunktum (.). Lengden på feltet blir angitt med antall siffer før og etter desimalpunktum. Max. lengde på feltet blir da siffer før desimalpunktum + siffer etter desimalpunktum + selve desimalpunktumet.
Eksempel: Lengde angis som 8 + 2: 12345678.90 og 01234567.90
Negative beløp skal ha minustegnet som ledende tegn foran beløpet. Det vil si den plassen minustegnet opptar teller som ett siffer.
Eksempel: -250.00
Numeriske felt og beløpsfelt som ikke har noen verdi, må bli oppgitt med 0 eller en blank.
Eksempel: ;0; eller ; ;

Ett eksempel på en fil:

0;0;1;10100;0.00;10.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

0;0;1;11150;0.00;2.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

0;0;2;10100;0.00;12.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

0;0;2;10100;0.00;5.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

0;0;5;10100;0.00;15.00;0.00;0.00;;;"";"";"";"";"";"";

Mal

Last ned exelmal nederst på denne siden.

Oppdatering versjon 3:

Når man velger "Lag importgrunnlag for Visma.net Payroll" vil eventuelle komma-tegn i kolonnene "Grunnlag", "Antall", "Sats" og "Beløp" omgjøres til punktum iht krav for import.

Oppdatering versjon 2:

I kolonne O er det åpnet opp for en ny kostnadsbærertype med navn "Ekstra 4" slik at det nå er mulighet for opptil 7 forskjellige kostnadsbærertyper