Innstillinger Webskjema

[#1]

Denne artikkelen tar for seg forskjellige innstillinger på webskjema i Visma Sign.

Side 1 - Skjema

1. Skjemanavn:

Skjemanavnet vises på skjemaet, brukt som navn på PDF-filen som er opprettet, og vises også i e-postmeldinger sendt av tjenesten.

2. Skjemabeskrivelse

Skjemabeskrivelsen består av tekst. Du kan inkludere fet og kursiv tekst, lenker og hyperkobling her. For å legge til hyperkobling er det bare å dra musepekeren over det område du ønsker at skal være hyperkoblet, og deretter klikke på skjedeikonet rett over:


Til slutt legges URL til nettsiden dere ønsker å lenke denne hyperkoblingen inn her, dette kan være andre webskjemaer, en informasjonsside som f.eks GDPR eller salgs/produktinformasjonsside.

3. E-postfelt

Signatørens e-postadresse blir forespurt, om du ønsker å sende en kopi til den adressen rett etter signering. Det kan også bli forespurt hvis du vil vise signatorens e-postadresse på skjemaet. Du kan velge sending, lagring i skjema eller begge deler fra e-postfeltinnstillingene. Merk! Hvis du ikke ønsker å sende e-postadressen eller lagre e-postadressen i skjema, vil ikke e-postfeltet bli inkludert på skjemaet som er signert. Imidlertid vil det alltid være synlig når du endrer skjemaet. Du kan flytte dette feltet til et hvilket som helst sted ved å klikke på tegnet med fire piler og dra opp eller ned.

Hvis du også ønsker å sende en kopi av det signerte dokumentet til signatøren, merker du av for "Send e-post med bekreftelse på signert skjema" på første side. Gjør dette ved å klikke på pennikonet over e-postfeltet. Alle signerte dokumenter lagres i alle fall i signatørens Visma Sign-kontoarkiv. Hvis du bruker standardmeldingen eller en melding du har endret etter en signatur, kan undertegnere laste ned dokumentet fra siden de har blitt instruert etter signering. Hvis du henviser signatøren til en annen adresse, er nedlastingsalternativet ikke tilgjengelig.

Spesielt i enhver forbrukervirksomhet, bør du sørge for at en kopi av hvilket som helst skjema som er fylt ut, blir sendt på en eller annen måte til signatøren. Nedlasting av skjemaet umiddelbart etter signering, nedlasting via e-post og lagring i Visma Sign-arkivet tilbyr mange måter å oppfylle leveringsplikten din. Vær oppmerksom på at e-post ikke er en passende måte å sende et utfylt skjema, forutsatt at skjemaet inneholder sensitive data.

Det siste alternativet her "Navn i eksternt system" brukes om dere skal sette opp en webhook for skjemaet. Det kan du lese mer om her. 

4. Felt for person-ID

Signatorens fulle person-ID er obligatorisk for signaturen, men du kan bestemme om den er lagret i skjemainnholdet eller ikke ved å klikke på redigeringsknappen. Personlige identitetskoder lagres ikke i en gjenkjennelig form på Visma Sign-tjenesten. Feltet for personlig identitet må alltid fylles ut for å kunne signere et skjema. Du kan flytte dette feltet til et hvilket som helst sted ved å klikke på tegnet med fire piler og dra opp eller ned.

5. Resterende felt

De andre feltene blir dratt med en mus fra venstre kolonne i området mellom beskrivelsen og signaturfeltene. Deres rekkefølge kan endres, overskriftene kan endres og feltegenskapene (obligatorisk eller ikke, etc.) ved å legge inn teksten og ved å velge innstillingsikonet. Dersom det er ønskelig med flere hyperkoblinger kan "vis tekst" dras inn i skjemaet for å opprette dette, de andre feltene vil ikke kunne brukes til hyperkobling. Forskjellen på alternativknapper og avhukingsbokser er at det kun vil være mulig å merke for ett alternativ i gangen, mens på avhukingsboksene kan flere avhukes.

6. Tillatt å legge til flere underskrivere

Funksjonen "tillatt å legge til flere underskrivere" er deaktivert som standard. Du kan aktivere denne funksjonen ved å klikke på pennikonet rett over teksten. Hvis du aktiverer denne funksjonen, kan du velge om den som fyller ut skjemaet skal signere selv eller ikke, om det skal sendes bekreftelse på e-post når alle har signert, eller om signert skjema skal legges ved e-post sendt til underskriverne.

7. Publiseringsboksen

Publiseringsboksen er avhuket som standard. Fjern avhukingen av for det hvis du vil fylle ut skjemaet, men ikke vil publisere det før senere.

Side 2 - Kontakt

1. Fjern skjema fra e-post

Denne funksjonen vil overstyre de andre innstillingene på skjemasiden.

2. Varsle firma om signerte skjemaer

Du kan velge om signerte skjemaer skal sendes til en e-postkonto etter eget valg ved å velge "Varsle firma om signerte skjemaer". Legg til e-postadressen du vil at alle signerte skjemaer skal sendes som vedlegg til. Alle signerte dokumenter lagres uansett i firmaets arkiv.

Når dette er huket av vil det også være mulig å huke av "Send en e-post til ditt firma hver gang et dokument har blitt signert".

3. Webhook server

Dersom signerte skjemaer skal eksporteres via en webhook server må url til serveren legges inn her. Dette kan du lesere mer om her.

Side 3 - Innstillinger

1. Skjemamappe

Velg en mappe der utfylte skjemaer er lagret fra nedtrekksvindu. Hvis du vil lagre skjemaene i en annen mappe, oppretter du en ny mappe ved å gå til Arkiv  og klikke "Ny mappe" rett under overskriften Mine Dokumenter i Visma Sign brukergrensesnitt. Det anbefales å lagre skjemaene dine i forskjellige mapper i stedet for usortert, fordi du kan tildele tilgangsrettigheter til individuelle mapper etter brukergruppe.

2. Logo

Du kan legge til firmalogoen eller et annet visuelt element på skjemaet. Du kan plassere logoen øverst på skjemaet, til venstre, midten eller høyre. Logoen vises når du fyller ut skjemaet, og lagrer det i det signerte dokumentet.

3. Vellykket signatur og signering feilet

Du kan bestemme om signatoren vil motta en standardmelding eller en endret melding fra deg etter en vellykket signatur. For å se standardmeldingen er det bare å huke av for "Redigere melding". Standardmeldingen vil da vises der. Meldingen inneholder en nedlastingslenke, som gjør det mulig for signatører å laste ned de fullførte skjemaene i PDF-format umiddelbart. Skjemaet blir også lagret i signatørens Visma Sign-arkiv, og avhengig av e-postvalget som ble gjort tidligere, kan det også sendes til e-posten som er signert som vedlegg.

Et tredje alternativ er å rette signatøren etter en vellykket signatur til hvilken som helst URL du ønsker. Kopier adressen fra nettleserens adressefelt, for eksempel. Hvis du leder signatøren til et nettsted, kan ikke koblingen for nedlasting av det utfylte skjemaet vises, og du må sende den signerte kopien selv om nødvendig.

De samme alternativene er tilgjengelige etter et mislykket signaturforsøk. Signaturen kan mislykkes blandt annet av følgende årsaker:

• Signatøren avbryter godkjenning av bank eller mobil
• Signatøren skriver inn feil identifikator
• En teknisk feil oppstår i bank- eller mobilautentisering
• Signatøren lar autentiseringsskjermen være åpen for lenge uten å oppgi legitimasjonsbeskrivelsen

4. Standardland for skjemaet

Til slutt kan du velge skjemaets standardland. Autentiseringsmetodene for det valgte landet vises til personen som fyller ut skjemaet som standard. Brukere kan imidlertid også velge å bruke andre lands autentiseringsmetode.

Side 4 - Publisering

Link:

Du kan sende lenken via e-post eller tekstmelding, eller inkludere den på hjemmesiden din. Hvis du velger en lenke, åpnes skjemaet i en nettleser der skjemaet kan fylles ut og signeres med en mobiltelefon, nettbrett eller datamaskin for eksempel.

Embed-koden:

En embed-kode gjør det mulig å legge inn et skjema direkte som en del av nettbsiden eller nettapplikasjonen din. Innbyggingskoden er normal HTML-kode, og praktisk talt hvilken som helst nettsideredigeringsmetode kan brukes til å inkludere den som en del av nettbsiden din. Parametrene i innbygningskoden som bestemmer størrelsen på skjemavisningen, kan fritt justeres for å vise skjemaet i riktig størrelse på siden din. Aldri gjør noen forandringer på skjemaets nettverksadresse, det vil si src-parameteren, på noen måte.

Et skjema innebygd på en nettside lastes ned samtidig med nettsiden. Det kan fylles ut og signeres uten å gå ut av nettsiden. Meldingene etter signatur vil vises på nettsiden. Vær oppmerksom på at enhver retning til en nettside bare gjelder innholdet i embed-vinduet, ikke hele nettsiden. Det er generelt en bedre ide å bruke en endret tekst når et skjema er signert, og forklare hva signatøren skal gjøre videre ved å bruke navigasjonselementene på nettsiden din.