avbryt
Viser resultater for 
Søk heller etter 
Mente du: 
Mine områder

Logg inn

Logg inn eller registrer en ny bruker for å automatisk få tildelt relevante områder i Mine områder.

(updated by JanHelgeEikrem VISMA ‎27-04-2020 15:39 )
  • 6 Svar
  • 0 Liker
  • 8003 Visninger

Bruker din klubb Visma eAccounting og KlubbAdmin fra Norges Idrettsforbund (NIF)? Se hvordan integrasjonen fungerer mellom programmene.

 

For alle idrettsklubber som er tilknyttet Norges Idrettsforbund (NIF) vil det være mulig å integrere Visma eAccounting med KlubbAdmin. Har du spørsmål rundt KlubbAdmin, eller bare ønsker mer informasjon om KlubbAdmin, se Norges Idrettsforbund eller kontakt NIF Digital support, kontaktinformasjon finner du her. 

 

Ny og forbedret integrasjonen til KlubbAdmin ble lansert 22.april - se avsnittet under.

Nyheter i integrasjonen - 22.april!

Vi har sammen med Norges Idrettsforbund og BuyPass jobbet lenge for å få tilgang til bredere informasjon om betalingene via API’et fra Idrettens Medlemssystem (KlubbAdmin). Dette er nå klart og fra 22.april er dette nytt/endret:

  • Avgift (BuyPass) vises og bokføres automatisk på Bilag
  • Korrekt betalt beløp og navn på klubbmedlem
  • KID.nr i import og beskrivelse på faktura - du kan nå søke etter bilag basert på KID.nr
  • Forbedret importvindu med “Søk” knapp for å vise betalinger som importeres (økt hastighet). 
  • Benytter din klubb “Ny” versjon av KlubbAdmin knyttes Treningsavgifter fra KlubbAdmin mot dimensjon 1+2 (Gruppe + Gren) i Visma eAccounting.
    (Gammel versjon av KlubbAdmin støtter bare import av betalinger mot Dimensjon 1 (Gruppe)).

Import og eksport_betalinger inkl avgift og KID_1.2.png

 

PS! Det kan ikke benyttes bankintegrasjon mot samme bankkonto som innbetalingene fra KlubbAdmin hentes fra!

Aktivere integrasjonen

For å kunne aktivere integrasjonen til KlubbAdmin må du ha valgt selskapsformen  Forening/Stiftelse i oppstartsveiviseren første gang du logger inn i Visma eAccounting. Gå så gjennom følgende steg for å aktivere integrasjon til KlubbAdmin:

 

  1. Aktiver integrasjonen ved å gå til Innstillinger - Firmainnstillinger - Hovedopplysninger og klikk på knappen Aktiver under “Integrasjon KlubbAdmin (Norges Idrettsforbund)”.
  2. Velg riktig klubb (org.nr/navn) i listen - (informasjon fra NIF, kan inneholde flere valg)
  3. En egen epost sendes så til epost adressen som er registrert som administrator i KlubbAdmin. Hvis e-postadressen er feil må du kontakte NIF Digital support for å endre denne.
  4. Mottaker (klubbens administrator i KlubbAdmin) må verifisere integrasjonen ved å klikke på aktiveringslinken i eposten.
  5. Når integrasjonen er aktiv endres navnet på knappen fra Aktiver til Innstillinger Firmainnstillinger - Hovedopplysninger.

 

Hovedopplysninger_Innstillinger KA_1.2.png

 

Innstillinger

Ved å klikke på Innstillinger som vist på bildet over, får man opp en liste med avdelingene (Gruppe og/eller Gren) i klubben. Disse er hentet fra klubbens oppsett i KlubbAdmin. Vi anbefaler å opprette Dimensjoner i Visma eAccounting i henhold til avdelingene klubben benytter i KlubbAdmin. Velg Dimensjon til de ulike avdelingene (Klubb, Gruppe og Gren) og huk av for Hent betalinger for å importere betalinger fra KlubbAdmin. Husk å Lagre!

Innstillinger for integrasjon KlubbAdmin_1.2.png

 

Her følger en kort begrepsforklaring av Nivå i KlubbAdmin og dimensjoner i Visma eAccounting for Idrettslag som bruker og importerer betalinger av Medlems- og Treningsavgifter fra KlubbAdmin. Vi anbefaler klubber å benytte følgende oppsett/navn av dimensjoner i Visma eAccounting:

  • KA Nivå 1 (Klubb) = Klubben (Org.nr) i Visma eAccounting
  • KA Nivå 2 (Gruppe) = Dimensjon 1 i Visma eAccounting
  • KA Nivå 3 (Gren) = Dimensjon 2 i Visma eAccounting
  • (Dimensjon 3 i Visma eAccounting, benyttes ikke av KA/NIF)

Vi anbefaler at du endrer navn på Dimensjon 1 til Gruppe og Dimensjon 2 til Gren i Visma eAccounting. Gå til Regnskap og Dimensjoner og Rediger gruppe for å endre navn på Dimensjoner.

 

KlubbAdmin (Idrettens Medlemssystem)

KlubbAdmin er Norges Idrettsforbund (NIF) sitt eget medlemssystem, som alle Idrettslag tilknyttet NIF har gratis tilgang til og kan bruke som sitt administrasjonssystem og fakturering av bl.a Medlems- og Treningsavgifter i klubben. Integrasjonen til Visma eAccounting støtter import av innbetalinger og automatisk bokføring fra KlubbAdmin for henholdsvis:

  • Medlemsavgift
  • Treningsavgift 
  • Andre avgifter

Medlemsavgift - denne er alltid knyttet mot klubben

Treningsavgift - Ved opprettelse av kontingent typer for treningsavgift i KlubbAdmin kan klubben knytte ulike kontingent typer mot egne inntektskontoer. NIF anbefaler idrettslag å benytte kontointervallet 3920-3929 til Medlemsavgifter og kontointervallet 3930-3939 for Treningsavgifter, se retningslinjer på NIF Inntekstkonto. Ulike treningsavgifter knyttet til en inntektskonto knyttes dermed automatisk til Dimensjoner i Visma eAccounting.

Andre avgifter - kan opprettes i KA og faktureres medlemmer under andre avgifter. Avgifter finnes både på klubb og gren. Eksempler fra NIF på hva du kan bruke det til er: Treningstøy, Klubbkveld, Innbetaling for dugnad med mer.

 

KlubbAdmin (KA) - GAMMEL versjon:

Dersom din klubb benytter “gammel” versjon av KA kan fakturering av Treningsavgifter knyttes mot Dimensjon 1 = Gruppe i Visma eAccounting (se forklaring i avsnittet  Innstillinger og skjermbilde under).

Gruppe_Dimensjon 1_2.png

NIF Digital veileder for "Gammel" KA versjon finner du her.

 

KlubbAdmin (KA) - NY versjon:

Dersom din klubb benytter “NY” versjon av KA kan fakturering av Treningsavgifter knyttes mot Dimensjon 2 = Gren i Visma eAccounting (se forklaring i avsnittet Innstillinger og skjermbilde under).

Gren_Dimensjon 2_2.png

NIF Digital veileder for "NY" KA versjon finner du her.

 

Eksempel på bruk av Nivå 2 (Gruppe) og Nivå 3 (Gren) i KlubbAdmin, kan f.eks være:

Gruppe = Fotballgruppen, Håndballgruppen, Skigruppen osv

Gren = hver gren er så knyttet til en Gruppe, f.eks: 

  • Fotball bredde - ungdom - senior
  • Håndball bredde - ungdom - senior
  • Ski Langrenn - Alpint - Telemark….osv.

Ved opprettelse av Kontingent type for Treningsavgift i KlubbAdmin er det som nevnt over, mulig for klubben å knytte f.eks Treningsavgiften til en egen inntektskonto, for eksempel: 

  • Gren = Fotball bredde - ungdom - senior knyttes mot inntektskonto 3930
  • Gren = Håndball bredde - ungdom - senior knyttes mot inntektskonto 3931
  • Gren = Bandy bredde - elite knyttes mot inntektskonto 3932...osv

 

PS! Dersom din klubb tar/har tatt i bruk “Ny” versjon av KlubbAdmin til fakturering av Treningsavgifter, og har brukt Visma eAccounting med integrasjon tidligere, kan du nå opprette Grener under Dimensjon 2 i Visma eAccounting (se skjermbilde over). Ved import av innbetalinger fra KlubbAdmin kan dere knytte “Hent betalinger” til riktig Gren (se skjermbildet “Innstillinger for integrasjon KlubbAdmin” under avsnittet Innstillinger).

 

For mer informasjon se NIF sin egen artikkel - Forskjell Klubb Gruppe Gren.

 

Import av betalinger

  1. Under Innstillinger - Import og Eksport finnes nå et nytt valg for å importere betalinger fra KlubbAdmin. Klikk på denne og velg Ny import.
    Import av betalinger fra KlubbAdmin_1.1.png
  2. Velg datoen du vil hente betalinger fra og trykk “Søk”. Alle betalinger fra valgt dato til dagens dato vil nå vises i listen. Er du usikker på når sist du importerte innbetalinger fra KlubbAdmin, sjekk Bilagslisten i regnskapet og siste innbetaling med beskrivelsen “Importert fra KlubbAdmin”.
    Import og eksport_betalinger inkl avgift og KID_1.1.png

  3. Klikk Import (nederst til høyre) for å hente betalingene som vises i listen.

Dersom det skulle oppstå en feil i forbindelse med importen, vil programmet varsle om dette på hver linje. Marker linjen for å se feilmeldingen, se eksempel på mulige feil/advarsel under.

 

Mulige feil/advarsler ved import

 

Regnskapsåret er ikke opprettet i Visma eAccounting

  • Løsning: Opprett regnskapsåret via Innstillinger - Regnskapsår og IB, og prøv igjen

Kontonr. 39xx er ikke aktivert/knyttet mot dimensjon

  • Løsning: Gå til Innstillinger - Kontoplan. Marker kontoen og klikk Rediger. Huk av for Bruk dimensjoner på kontoen.

Bankkonto med kontonr xxxxxxxxxxx finnes ikke

  • Løsning: Gå til Innstillinger - Kasse og Bank, og opprett ny konto, eller endre eksisterende konto til kontonr. i meldingen. For å se hvilket kontonr som er registrert på en konto, og evt. endre på det, marker kontoen og klikk Rediger.
  • NB: Det kan ikke benyttes bankintegrasjon mot samme bankkonto som innbetalingene fra KlubbAdmin hentes fra!

Inntektskonto 0 finnes ikke

  • Løsning: Dette skyldes at inntektskonto på avgifter mangler. Dette må spesifiseres i KlubbAdmin. For mer info om dette, ta kontakt med NIF Digital support.  

Betalingen er allerede lest inn

  • Løsning: dette er en kun en melding som informerer om at betalingen er lest inn i regnskapet tidliger og vil ikke bli importert igjen. 

 

NB! Det er kun betalinger uten Feil eller Advarsel som vil bli importert. I eksempelet under vil ingen av betalingene bli importert (da de er importert fra før).

Import og eksport_Advarsel_1.2.png

 

 

Automatisk bokføring av innbetalinger

Når innbetalinger fra KlubbAdmin importeres vil disse automatisk bli bokført som Bilag i Visma eAccounting, med knytning mot riktige konto og dimensjoner for både Medlems- og Treningsavgiften, samt avgiften (fra BuyPass) pr innbetaling. Etter at betalingene er importert vil man finne disse igjen som vanlige bilag under Regnskap - Bilag. 

Bilagsliste_importerte betalinger_1.2_åpne bilag.png

Åpner du bilaget vil du kunne se dimensjonen(e) innbetalingen er bokført mot.

Bilag_innbetaling A17_inkl Treningsavgift knyttet mot Gruppe og Gren_samt avgift.png

 

KlubbAdmin - Support

Dersom du har spørsmål til KlubbAdmin eller bruken av dette, vennligst kontakt NIF Digital support på tlf. 21029000 eller e-post support@idrettsforbundet.no 

 

Kommentarer
CONTRIBUTOR *

Hei.

Hvordan foreslår dere at vi fører gebyret som blir trukket fra buypass som ikke blir hensyntatt i importen?

CONTRIBUTOR *

Hei.  PROBLEMER MED NYE KLUBBADMIN

Jeg har fått et nytt problem med import fra klubbadmin. Jeg har brukt import i flere år og er godt kjent med systemet. 

Jeg kjørte hovedfakturering i den gamle løsningen og alle disse blir importert som de skal.

Nye medlemmer ble fakturert med i NYE klubbadmin , men disse innbetalingene blir ikke importert. 

Er det noe vi må gjøre for å få dette til å virke? 

 

  

CONTRIBUTOR *

Er det slik at alle medlemmene som ligger i KlubbAdmin, også kommer over til eAccounting som Kunder? Eller finnes medlemmet bare i KlubbAdmin, og det bare er summen som kommer over i denne integrasjonen?

CONTRIBUTOR *

Medlem finnes bare i klubben. Det kommer inn navn og beløp ved import. Alle som er fakturert med den gamle løsningen kommer inn, men de som er fakturert med den nye løsningen kommer ikke inn. Når jeg tar ut rapport fra klubbadmin viser alle innbetalinger.

CONTRIBUTOR *

Hei igjen. Har sannsynligvis funnet feilen. 

Mulig noe som fikses mellom visma og klubbadmin.

Når jag søker opp fakturaer i klubbadmin har jeg en kolonne som viser "system". De gamle fakturaene har system klubbadmin, mens de nye fakturaene har system KA portal. Jeg vet ikke hva som har skjedd her.

KAn dere sjekke opp dette med NIF? 

Hei @Harald Andreas Sæle1 

Vi har i dag lansert en ny og forbedret integrasjon til KlubbAdmin. Artikkelen over er "redigert" og inneholder nå informasjon om nyhetene f.o.m i dag 22.april, samt hvordan man skal forholde seg til import av innbetalinger fra KlubbAdmin ved bruk av "Ny" KlubbAdmin. Det vil som du har bemerket være avhengig av om treningsavgiftene er fakturert i "Gammel" eller "Ny" versjon av KlubbAdmin, se forklaring i redigert artikkel. 

Du kan nå importere tidligere manglende innbetalinger. For at du skal få inn treningsavgifter for medlemmer som er fakturert fra "Ny" KlubbAdmin - er denne kontingent typen knyttet mot Gren i "Ny" KlubbAdmin. Min anbefaling er derfor at du tar i bruk Dimensjon 2 og redigerer navn på denne til "Gren". Ved Import av innbetalinger fra KlubbAdmin, kan du så knytte disse til riktig Gren. Følg forklaring i artikkelen over. 

 

Vi håper du og andre klubber blir fornøyd med de forbedringene vi i dag har lansert 🙂

 

Beste hilsen,

Jan Helge Eikrem, Product Manager