Kredittkort i Visma.net Expense

[#1]

Oversikt over hvilke kredittkort som er integrert med Visma.net Expense.

• American Express
• Danske Bank (Mastercard)
• Diners (SEB)
• DNB (NB! I samarbeid med SEB)
• Eika Kredittbank (TwoCards)
• Nordea (First Card)
• SEB Mastercard  

Alle kort er kort gjennom en firmakortavtale, normalt med personlig ansvar. *Det finnes også et helt privat kredittkort integrert, nemlig Eika Kredittbanks twocards.no.    

Kunde må forsikre seg om at kredittkortleverandør faktisk leverer transaksjoner til Visma.net Expense, dette for å unngå misforståelser - det finnes mange ulike kort i markedet. Det er eksempelvis ikke mulig å få knyttet inn et privat Mastercard fra Nordea, kortet må være administrert gjennom en firmakortavtale (enten rent firmakort, eller vanligst - firmakortavtale med personlig ansvar).

Fremgangsmåte for å ta i bruk kredittkort i Expense:

- Det er ingen kostnader fra Visma for å starte med kredittkortintegrasjon!

- Fortell deres bank/kredittkortselskap at dere ønsker transksjoner overført til Visma.net Expense

That's it! 

Ansatte med kredittkort vil få sine transaksjoner i Visma.net Expense slik:

I den grad det er "forsinkelser" på noen transaksjoner, er det fordi kortselskapet ikke har mottatt transaksjonen fra butikken/brukerstedet. Har kredittkortselskapet mottatt transaksjonen, vil den nest morgen være tilgjengelig i Expense.

Knytningen mellom kredittkort og bruker er brukerens ansattnummer.

Når dere bestiller kort / går i gang med overførsel av transaksjoner til Expense, vil (bør) således kredittkortselskapet be om ansattnr de ansatte har i lønnsystemet (og tilsvarende er registrert med i Expense).

Om det er enkelte ansatte som ikke får sine transaksjoner i Expense, må dere kontakte banken / kredittkortselskap. Da er kanskje ikke riktig ansattnummer registert.

Problemstillinger:
Bruker finner ikke / får ikke frem korttransaksjonen i Expense -  hva må gjøres:

• Du som lønningsansvarlig må kontakte kredittkortselskap å få bekreftet at kortet er meldt inn i korrekt avtale.
• At kredittkortet er knyttet opp mot "riktig" ansattnummer og organisasjonsnummer (ditt firma).
• Når dette er bekreftet av ditt kredittkortselskap - kan Visma søke etter manglende transaksjoner. Til dette trenger Visma informasjon fra kredittkortselskapet om når transaksjonen er overført oss, filnavn og 1-4 transaksjoner (beløp og dato). 

[Anonymous]

Vet man hvor ofte transaksjonene oppdateres i Expense? Er det én gang per måned eller oftere?

[Henrik Horn]

Hei LKirkeberg!

Det kommer litt ann på banken, men vanligvis legger de ut transaksjonene en gang per dag, og da blir filen hentet inn i Expense. Så litt avhengig av  når transaksjonen ble gjennomført, vil den da ikke vises i Expense før dagen etter man har gjennomført den.

mvh

Henrik Horn

Productmanager - Visma Mamut AS

[Anonymous]

Hei, dersom man legger opp en intergrasjon i mellom firmakort og visma net, men også har utlegg man skal ha refundert på samme reiseregning, vil det da legge seg som en reisekostnad som IKKE skal utbetales?

[Anonymous]

Hei JuneTS!

Om du lager en reiseregning som inneholder kredittkorttransaksjoner fra firmaavtalen, og som er markert for "Betalt av arbeidsgiver", samt registrerer utlegg som ikke er markert for det, så vil alle utlegg vises i reiseregningen med total sum. Du vil enkelt kunne se hvilke utlegg som er betalt av arbeidsgiver, og hvilke som ikke er det.

Dersom dere har en integrasjon til lønnsystem så vil alle utlegg som er koblet mot lønnsart -/og konti kunne overføres. Jeg gjorde akkurat en test med en konto som har integrasjon til Mamut One, og der ble alle utlegg overført til lønn, også de utlegg som er markert for "Betalt av arbeidsgiver". Mamut One la automatisk inn en lønnsart for "tidligere utbetalt" med beløpet i minus slik at dette utlegget kostnadsføres ved overføring til regnskap. Om du har en integrasjon til lønnsystem og overfører reiser/utlegg fra Expense, så må du sørge for at lønnsartene som blir brukt er satt opp med riktige innstillinger og ønskede hovedbokskontoer, dersom lønnen skal overføres til regnskap.

Om du ikke har en integrasjon til et lønnsystem, eller lønnsystemet du arbeider i ikke håndterer dette på en ønskelig måte, så kan du føre denne utbetalingen manuelt til lønn og regnskap.

Med vennlig hilsen

Isabel Hernandez

Visma Mamut AS

[Anonymous]

Flott, takk for tilbakemeldingen Isabel Hernandez.

[Mai-Britt]

Vet noen om dette funker opp mot DnB Mastercard?

[Anonymous]

Ja det skal gå, det er det vi også har. Så dette er bekreftet av DnB i dag.

[Mai-Britt]

Tusen takk for svar JuneTS.

---

---

[Juljor2210]

Flott om også DNB Mastercard da også kunne blitt med på oversikten helt øverst 🙂

[Anonymous]

Hei @Juljor2210, 

DNB er lagt inn i oversikten 

Men, vi har lagt inn "DNB (NB! I samarbeid med SEB)" på bakgrunn av informasjon om at DNB har avviklet sine bedriftskort og ikke supporterer dette lenger. SEB skal være ansvarlig for kundene og derfor det står "i samarbeid med SEB".

Håper dette svarer på spørsmålene angående DNB Mastercard.

[Camillajobb]

Hei.

Noen som vet hvordan jeg kan få lagt til Amex i Visma Expense? Amex sier jeg må registrere dette selv?