Lønnskjøring

[#1]

• 1. Bestille skattekort
• 2. Kontroller lønnslipper
• 3. Detaljer
• 4. Betaling og rapportering
• Andre rapporter
• Betaling
• Har ikke Autopay/Bankintegrasjon
• Har Autopay/Bankintegrasjon
• A-melding
• Lønnslipper
• Regnskapsrapport - SIE4
• Regnskapsrapport - Visma eAccounting
• 5. Sammendrag
• Feil
• Relaterte brukertips

Denne artikkelen tar for seg hvordan du gjennomfører en lønnskjøring i Payroll

Før du begynner på selve lønnskjøringen bør du ta stilling til punktene under:

• Lag bruker på de ansatte.
  Dette gjøres inne på hver enkelt ansatt sitt ansattkort inne på Employees - Oversikt. Når du har trykket Lag bruker sendes det ut en epost til den ansatte med beskrivelse om hvordan aktivere brukeren.
• Bankfil/Autopay. Skal det benyttes Autopay bør man gå inn  å sjekke om det er huket av for Lag bankfil inne på Employees - Innstillinger - Selskapsinnstillinger. Har firmaet fagforeninger bør man også sjekke at det er valgt betalingsmetode Bankfil inne på fagforeningene. Dette sjekkes i Employees - Innstillinger - Fagforeninger.

For å gjennomføre en lønnskjøring i Payroll går du til Payroll - Lønnskjøringer - Pågående lønnskjøringer og trykker et vilkårlig sted på «headingen», eller på den blå pilen.

MERK! legg merke til utbetalingsdato! Hvis denne datoen er på en fridag (lør- /søndag) eller rød dag, så er det ingen automatikk som gjør at utbetalingsdato flyttes til siste arbeidsdag. Dette må du gjøre manuelt ved å trykke på Endre øverst i høyre hjørnet på startsiden for lønnskjøringene.


 

En lønnskjøring er delt inn i fem steg: Skattekort, Kontroller lønnsslipper, Detaljer og Betaling og rapportering, og fullføres under Sammendrag:

1. Bestille skattekort

Hvis du har satt opp at du skal hente skattekort elektronisk, vil det første steget i lønnskjøringen være Skattekort. Det vil også komme en melding hvis det er ansatte som mangler skattekort informasjon fra Altinn. Her vil du få en oversikt over hvilke ansatte det gjelder. Du bør alltid bestille skattekortene fra Payroll – da vil du alltid ha oppdaterte skattekort. Skatteetaten vil etetrhvert slutte å sende ut varsel vedrørende endringer - så da er den eneste løsningen å laste ned skattekort 

Trykk på Bestill skattekort for å sende forespørselen til Altinn. Det er kun de ansatte som er satt opp med Ja i feltet Send skattekortforespørsel på Employees - Innstillinger - Aktuell ansatt - Ansatt - Skatt, som vil bli med i bestillingen.

Når skattekortene er bestilt vil statusen på forespørselen bli oppdatert til Bestiller. Forespørselen sendes via AutoReport og videre til Altinn.

En bekreftelse vil da bli returnert fra Altinn og knappen Oppdater skattekort og Bestill skattekort på nytt er tilgjengelig

Når du trykker på knappen Oppdater skattekort, dukker en dialog opp hvor du må legge inn Altinn pålogging, bestille og legge inn pinkode, og velge knappen Last ned

Skattekortinformasjon blir lastet ned og skattekortinformasjonen blir oppdatert på den ansatte. I tillegg blir feltene Skattekort ID, Skattekort Dato og Dato for siste endring på ansatt fylt ut.

2. Kontroller lønnslipper

På dette steget kan du se detaljerte resultater for lønnskjøringen. Med en gang du går inn på dette steget, vil du hva som utbetales av nettolønn til hver enkelt ansatt. Under fremdriftslinjen på toppen finner du to mulige oversikter for visning av lønnsslippene: Lønnsslipper og Linjer

Ved å klikke på en av de ansatte, vil du se hvilke transaksjoner som er med på denne personens lønn:

På vestre side av bildet har du mulighet til å gjøre filtreringer. F.eks. kan du velge å fjerne haken for Synlig på lønnslipp for å vise alle transaksjoner på lønnskjøringen. Alle lønnsarter og akkumulatorer vil da vises i bildet, også de transaksjonene den ansatte ikke ser på sin lønnslipp.

Øverst i høyre hjørne vil du også se utbetalinger til andre kontoer enn hovedkontoen til den ansatte, og trekk den ansatte er satt opp med, f.eks. kreditortrekk. Her kan du også laste ned lønnsslippen til PDF, eller laste ned tabellresultatene til Excel dersom du ønsker å se nærmere på dette før du går videre.

Du kan også navigere deg videre til neste eller forrige ansatt, ved å klikke på navnet til denne ansatte øverst i høyre hjørne.

Resultatene for den gjeldende perioden og evt. etterbetalingene som følge av f.eks. rekalkulering av lønn, vises i to separate kolonner. Dette gjør det enkelt å kunne se hva som gjelder perioden og hva som gjelder etterbetalinger av tidligere perioder:

Du kan også klikke på en av lønnsartene som er med på lønnskjøringen til den ansatte, for å se nærmere på hvilke perioder lønnsarten er generert for. I bildet under (fra en annen lønnskjøring enn eksempelet i denne artikkelen) vises en etterbetaling for februar, mars og april fordi den ansatte har fått en lønnsendring med tilbakevirkende kraft. Mellomlegget for januar og februar vil dermed utbetales på denne lønnskjøringen.

Når du er ferdig med dette steget klikker du på Neste for å gå videre til neste steg.

3. Detaljer

Steget Detaljer viser resultatene i lønnskjøringene på et overordnet nivå

Her vil du se alle lønnsartene som er med på lønnskjøringen. Klikker du deg videre inn på en av lønnsartene, vil du se hvilke ansatte som mottar denne lønnsarten i denne lønnskjøringen. 

Du kan også her klikke deg videre inn på de ansatte for å se hvilken periode lønnsarten gjelder for:

I dette steget har du også mulighet til å gruppere pr lønnsart (standard), ansettelse, akkumulator og virksomhet. 

Når du er ferdig med dette steget klikker du på Neste for å gå videre.

4. Betaling og rapportering

Dette steget er det avsluttende steget i lønnskjøringen. Her kan du bekrefte betalingen, generere og laste ned lønnslipper, kjøre andre rapporter og opprette en ragnskapsfil, i tillegg til å rapportere a-meldingen. 

Andre rapporter

Vi anbefaler at du tar ut og kontrollerer rapporter før betalingen/sender bankfil. Spesielt er regnskapsrapportene viktig å kontrollere. Hent f.eks. ut Regnskapsrapport detaljert for å se detaljer av konteringen. Velg ønsker rapport i nedtrekksmenyen Velg rapport og klikk på Legg til rapport for å legge den til på lønnskjøringen. Du får da mulighet til å ta ut rapporten i Excel eller PDF. 

På denne måten kan du kontrollere at alle lønnsarter er koblet mot en konto. Sjekk spesielt avrundingskontoen – kommer det opp et uvanlig høyt beløp her, ligger det mest sannsynlig en eller flere lønnsarter uten kontotype/konto. Det kan også være andre årsaker til at beløpet på denne kontoen er for høyt, og det kan du lese mer om i denne artikkelen.

MERK! Når denne kontrollen gjøres før betalingen er bekreftet, vil du ha en mulighet til å korrigere det som eventuelt er feil, og dermed få en regnskapsrapport som er korrekt.
Etter at bankfil er sendt (AutoPay/Bankintegrasjon), eller betalingen er bekreftet, så er lønnskjøringen låst for korrigering. Korrigering må da skje ved å opprette en ny lønnskjøring for samme periode, hvor man legger inn de korrigerte føringene.

Dette punktet er spesielt viktig ved første lønnskjøring.

Betaling

Når lønnskjøringen er ferdig kontrollert (dvs kontroll av lønnsslipper og regnskapsrapport), må du bekrefte betalingen før du kan gå videre. Betalingen må være godkjent før du kan få sendt en A-melding.

Det er 2 forskjellige fremgangsmåter for bekrefting, avhengig av om du har satt opp en AutoPay-avtale/koblet avtale om Bankintegrasjon fra eAccounting, eller ikke

Har ikke Autopay/Bankintegrasjon

• Har du ikke satt opp AutoPay-avtale/koblet avtale om Bankintegrasjon fra eAccounting kan du trykke Bekreft.
  MERK: Når betaling er bekreftet, så er lønnskjøringen låst for videre korrigering.
  
  
  
  

• Du får opp følgende varsel og må klikke Ja for å kunne gå videre. 

  

  Betalingen vil da være bekreftet med engang. Her har du mulighet til å ta ut en betalingsliste i PDF eller i Excel
  
  

  Merk! Payroll lager ikke en bankfil. Kun en betalingsrapport hvis du ikke skal remittere via AutoPay. 

Har Autopay/Bankintegrasjon

• Har du satt opp en AutoPay-avtale/koblet avtale om Bankintegrasjon fra eAccounting vil bankfilen bli sendt til Autopay. Trykk på Send bankfil
  MERK:  Når bankfil er sendt til AutoPay, og/eller betaling er bekreftet, så er lønnskjøringen låst for videre korrigering.
  
  
  
  
• Dersom du har en AutoPay avtale og systemet er satt opp med denne, må du gå inn i AutoPay for å godkjenne betalingen. Du vil finne denne på startsiden:
  
  Merk: Det er ikke alle banker/bankintegrasjonsavtaler som har krav om godkjenning i Autopay, så sjekk dette i Autopay første gangen slik at du vet hva som gjelder for din avtale/bank.
• Huk av for aktuell(e) betaling(er) og trykk på Godkjenne betalinger. Du vil deretter bli bedt om å angi et passord. Dette passordet er det samme som du bruker ved innlogging i Visma.net.  
  
  
• Betalingen blir da godkjent, og du kan nå bekrefte leveringen i Payroll: 
  

Så fort en betaling/levering er bekreftet vil det ikke kunne gjøres endringer på lønnskjøringen og eventuelt registreringer gjort etter bekreftelsen vil genereres på neste lønnskjøring. 

A-melding

For å kunne sende A-melding, må oppsettet mot Altinn være gjort, enten i Onboardingswizarden da firmaet ble satt opp, elller i etterkant direkte i AutoReport. Se denne artikkelen for hvordan du setter opp dette

A-meldingen blir generert automatisk av systemet når betalingen er bekreftet/levert.

1. Trykk på Send for at systemet skal sende inn en A-melding til Altinn
   
   
   
2. Når A-meldingen er behandlet i Altinn, kan du se tilbakemeldingen i Payroll. Oppdater siden og klikk på Hent tilbakemelding:
   
   
3. Logg inn med fødselsnummer, Altinn-passord og engangskode for å hente tilbakemeldingen:
   
   

Merk! Det er ikke MinID påloggingen eller bankID pålogging som benyttes i dette bildet, men din personlige påloggingsinformasjonen i Altinn. Er du ikke sikker på hva passordet er, se i Altinn.no under Profil, og videre under Avanserte innstillinger. Passordet må da sannsynligvis oppdateres. 

Hvis det ikke er feil, vil a-meldingen bli akseptert og du kan velge å vise grunnlaget og tilbakemeldingen: 

Dersom A-meldingen inneholder feil, må disse rettes. Du kan se tilbakemeldingen i samme bildet som vist ovenfor, men må rette feilene og sende A-meldingen på nytt for å komme videre i lønnskjøringene. Se denne artikkelen for de mest vanlige feilene.

Lønnslipper

Under avsnittet Lønnsslipper, kan du generere lønnsslipper ved å trykke på knappen Generer og send eller ved å klikke på Generer. Når du trykker på Generer og send blir lønnsslippen sendt til Payslip.
MERK: Den ansatte må første være opprettet som bruker under Employees, for å få lønnslippen sendt til Payslip. Se denne artikkelen for hvordan opprette den ansatte som bruker.

Knappen Skriv ut er bare tilgjengelig dersom lønnsslippene har blitt generert. Du har også mulighet til å skrive ut lønnsslipper eller (re-)generere lønnsslipp, og du kan velge mellom følgende alternativer: Alle lønnsslipper, Lønnsslipper som ikke er levert elektronisk eller Utvalg. Knappen Skriv ut kan bli brukt for å laste ned lønnsslipper, for eksempel for å kontrollere de, eller dele de ut på papir.

Er de ansatte bruker av Payslip vil lønnsslippen bli sendt videre til Payslip når du klikker på Generer og Send. Ansatte kan logge seg inn i Web-løsningen eller mobil-app’en Employees for å se lønnsslippen sin elektronisk og evt. skrive den ut på papir selv. 
Appen kan du laste ned her.

Regnskapsrapport - SIE4

Dersom du ikke benytter Visma eAccounting vil du under regnskapsrapporten ha mulighet til å ta ut den type fil som er valgt under Employees - Innstillinger - Selskapsinnstillinger - Kontering. Trykk på Generer for å lage regnskapsfilen. Da vil du få en fil tilgjengelig om oppsettet er satt opp mot SIE4 format eller Huldt & Lillevik Standard.

Hvis lønnskjøringen ikke er bekreftet vil du få en melding om at filen ble generert før frist for registrering og det kan derfor være at regnskapsfilen ikke inneholder alle resultatene fra lønnskjøringen. Dersom du gjør endringer på lønnskjøringen etter at filen er generert, kan du klikke Regenerer for å lage en ny fil.

Regnskapsrapport - Visma eAccounting

Om du har valgt Eksportformat – Visma eAccounting vil du ha mulighet til å trykke på knappen Send og deretter Last opp, for å overføre regnskapsbilaget til eAccounting:

Merk! Bilaget vil bli overført til regnskapet som ferdig ført, og inkluderer  kun informasjon om kontoer som er knyttet til lønnsarter. Da bilaget ikke inneholder betalingskonto må du selv avstemme betalingene manuelt mot  kasse/bank i eAccounting. Se mer informasjon i denne artikkelen.

Etter at regnskapsfilen er sendt til Visma eAccounting vil du kunne finne transaksjonene under Regnskap -  Bilag, som et ferdig ført importert bilag:

5. Sammendrag

Steget Sammendrag viser en oppsummering av alle tidligere steg. Siden er delt inn i forskjellige seksjoner med informasjon om dine betalinger, lønnsslipper, regnskapsfil, Amelding og så videre.

Trykk på Fullfør nederst i høyre hjørne for å fullføre lønnskjøringen.

Du vil kunne finne igjen lønnskjøringen under Payroll - Lønnskjøringer senere - Ferdige lønnskjøringer:

Når lønnskjøringen er markert som Fullført, vil den neste lønnskjøringen vil bli opprettet automatisk:

Feil

I tilfeller hvor det oppstår en feil under beregningen av lønnskjøringen, vil det første steget være et steg med Feil som viser hva feilen er. Dette vil hindre deg fra å gjøre rapportering, og du må rette feilen(e) før du kan gå videre 

 

Relaterte brukertips

For stort beløp på kontoen for øreavrunding

Hvordan opprette den ansatte som bruker

Visma Employee App på mobil

Avstemme lønnsbilag mot kasse/bank i Visma eAccounting
Registrere datasystem i Altinn og Autoreport

Amelding avvist/feilmelding

Employe Appen - nedlasting