Opprette og tildele roller til lønningsansvarlig

[#1]

Når firmaet er opprettet, må du sørge for at lønningsansvarlig får de rette rollene. Dersom en eller flere roller mangler, vil tilgangen til de ulike tjenestene kanskje ikke fungere som ønskelig.

Admin - Brukere og roller 

Gå til Admin - Brukere og roller. Dersom lønningsansvarlig er oppgitt som admin-bruker i bestillingen av eAccounting Payroll, vil brukeren allerede være opprettet og du vil se denne i listen over brukere:

Hvis lønningsansvarlig er oppført i listen, klikker du på navnet for å komme inn på selve brukeren.

Hvis lønningsansvarlig ikke er opprettet som bruker må dette gjøres før du går videre.
Klikk på knappen Legge til bruker øverst til høyre:

Fyll inn informasjonen som kreves. Obligatoriske felt er markert med * (stjerne): 

 

Gi lønningsansvarlig tilgang til kundeforholdet

Dersom du måtte opprette lønningsansvarlig som bruker, må du også gi tilgang til kundeforholdet. Dersom lønningsansvarlig allerede var opprettet som bruker, kan du gå videre til neste avsnitt. 

I feltet Gi tilgang til… må du velge hvilket kundeforhold lønningsansvarlig skal ha tilgang til. Siden du allerede har opprettet firmaet ditt, vil du få flere valg i dette feltet hvorav de skilles på firma og kunde. 
Kunde er det overordnede kundeforholdet, der lisensene er aktivert. 
Firma er de enkelte firmaene som er opprettet. Lønningsansvarlig skal nå legges til med tilgang til kunde.

Når lønningsansvarlig har fått tilgang til kundeforholdet, må du legge til hvilke roller han/hun skal ha. Dette gjøres på linjen hvor kundenavnet nå er oppført. For å kunne være en adminbruker i systemet, må lønningsansvarlig minimum ha rollen Customer administrator under kolonnen Admin.

Legg derfor til denne rollen ved å klikke på linjen med kundeforholdet, og videre klikke i feltet for Admin. Klikk på rollene som skal tildeles brukeren, slik at disse markeres med grønt. Ønsker du å fjerne roller igjen, klikk på rollen en gang til slik at den grønne markeringen fjernes. 

Når du har lagt til alle rollene lønningsansvarlig skal ha for kundeforholdet klikker du et hvilket som helst sted i bildet. Det skal da se slik ut: 

Lønningsansvarlig har nå fått tilsendt en mail med beskjed om nye roller for det aktuelle kundeforholdet og firmaet. Dersom lønningsansvarlig ikke tidligere har en Visma.net bruker inneholder også denne mailen beskjed om at brukeren må aktiveres. 

 

Gi lønningsansvarlig tilgang til de ulike tjenestene for firmaet

Du kan nå legge til roller for hvert enkelt firma du tidligere har opprettet. I feltet Gi tilgang til… skal du nå velge korrekt firmanavn etterfulgt av "(firma)". Firmaet legger seg som en aktiv linje under kundeforholdet.

I linjen som har lagt seg til under skal du nå klikke i kolonnene for de ulike tjenestene, og velge en eller flere roller i henhold til listen under. De valgte rollene vil bli markert med grønn farge.

Når du har lagt til alle roller som kreves, vil bildet se slik ut:

Klikk på Lagre og lukk nederst til høyre for å lagre brukeren:

Etter at innstillingene er lagret kan lønningsansvarlig logge seg på Visma.net for å sette opp løsningen videre. Dersom du har tildelt roller til deg selv eller brukeren har vært pålogget mens rollene ble lagt til, må du/brukeren logge ut og inn igjen for å se de ulike tjenestene du har gitt tilgang til. 

Lønningsansvarlig må settes opp med følgende roller for firma: 

Tjeneste	Rolle	Beskrivelse
Approval	Absence Approver	Tilgang til å godkjenne fravæsforespørsler
	Expense Approver	Tilgang til å godkjenne reiseregninger
	System Administrator	Sjekke arbeidsflyt og tilordne dokumenter
	Timesheet Approver	Tilgang til å godkjenne timelister
AutoPay	AutoPay Administrator	Tilgang til å sette opp en AutoPay avtale
	AutoPay Approver	Har muligheten til å godkjenne betalingen.
	AutoPay Payroll Access	Gis tilgang til å se den genererte bankfilen i AutoPay.
AutoReport	AutoReport user	Tilgang til å sette oppsettet mot Altinn.
Calendar	Absence Administrator / Plus	Se en oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere fravær på vegne av den ansatte.
Expense	Expense Company Administrator	Se innstillingene til firmaet.
Visma.net Employee Management	Employee Management Administrator	Tilgang til å registrere selskapsinnstillinger og ansatte.
Visma.net Payroll	Visma.net Payroll Administrator	Tilgang til å fullføre lønnskjøringen i Payroll.
Visma.net Time	Time Administrator / Plus	Se oversikt over alle ansatte. Har også rettigheter til å registrere timer på vegne av den ansatte.

MERK! Noen av rollene er inkompatible med hverandre. Setter du på flere roller enn det som er beskrevet over kan det gjøre at du ikke får tilgang til de ulike tjenestene.
Dersom man gir en bruker rollene Read Only/System Viewer OG Administrator, så vil disse 2 rollene nulle hverandre ut.

Dersom lønningsansvarlig skal være bruker av tjenestene Absence, Time og Expense, vil dette opprettes når lønningsansvarlig opprettes som en ansatt senere i oppsettet. Det er altså ikke nødvendig å tildele roller for dette nå. De ansatte vil tildeles korrekte roller ved å trykke på Lag bruker på ansattkortet.

Relaterte brukertips

Hvordan gi eAccounting Payroll support tilgang til ditt Visma.net miljø i en begrenset periode 

Firmagrupper, Brukergrupper og Rollegrupper i Visma.net Admin