Registrere overbetaling/dobbeltbetaling

[Petter Lippestad]

Skal du registrere en dobbeltbetaling har du nå mulighet til å føre direkte mot kunde- eller leverandørreskontro, uten tilhørende faktura. Funksjonen vil allerede være satt opp for deg som kunde.

Kasse og Bank

Dobbeltbetaling fra kunde - Dersom en kunde har betalt inn to ganger vil du få opp følgende bilde under Kasse og Bank.

Har du bankintegrasjon med OCR-avtale vil innbetalingen mot faktura avstemmes automatisk. Du vil da kun måtte registrere dobbeltbetalingen utført av kunden.

Har du ikke bankintegrasjon vil du først måtte avstemme den ene transaksjonen mot tilhørende faktura. Dette gjør du enkelt ved å velge Avstem - Bilagstype: Betaling av faktura og finner fakturaen i feltet under. Når du har funnet tilhørende faktura kan du velge Bokfør.

Etter at du har avstemt innbetalingen mot fakturaen vil du stå igjen med en ikke avstemt hendelse. Velger du her Avstem og Bilagstype: Annen innbetaling vil du i feltet Inntektstype få opp valgene Innbetaling fra kunde samt Innbetaling fra leverandør.

Velger du her Innbetaling fra kunde vil du få opp følgende bilde:

Trykk på kunden du ønsker å registrere dobbeltbetalingen fra og velg totalbeløpet som innbetales fra kunden.

I konteringsbildet vil du kunne se at konto 1500 Kundefordringer legger seg inn automatisk med et eget felt for Reskontro. Benytter du bokføringsforslaget Innbetaling fra kunde vil også beskrivelsen endre seg til “Innbetaling fra..” og navnet til kunden. Trykk deretter på Bokfør.

Dobbeltbetaling til leverandør - Har du dobbeltbetalt til leverandør kan du følge samme fremgangsmåten som nevnt i eksempelet over. Etter at du har markert beløpet som penger ut kan du trykke på Avstem - Bilagstype: Annen utbetaling og kostnadstype utbetaling til leverandør.

Velg leverandøren i leverandørbildet som oppstår og kontroller at innlagt sum stemmer. Velg deretter Ok. Konteringsbildet vil da se slik ut:

Når du har kontrollert at konteringen stemmer kan du velge å bokføre transaksjonen.

Manuelt Bilag

Ønsker du å reskontroføre via manuelt bilag har du også mulighet til det. Trykk her for vår guide for manuell reskontroføring.

I reskontrobildet vil du nå få opp følgende bilde:

 

Her kan du legge inn hvilken kunde det gjelder samt totalbeløpet som skal registreres direkte på kunden. Velger du å markere for Faktura/betaling vil du få opp bildet for reskontroføring med tilhørende faktura. Har du kontrollert at differansen på bilaget går i null kan du velge å bokføre bilaget.

Kjeding av åpne poster

Har du mottatt en dobbeltbetaling fra kunde har du nå mulighet til å kunne kjede åpne poster direkte via kjøps- eller salgsmodulen. Når du velger Salg - fakturaer - Ubetalte fakturaer vil nå kunne se et eget felt for Alle åpne poster under Status.

Har du en utestående faktura til kunden har du nå mulighet til å kunne kjede faktura mot dobbelregistrert innbetaling gjort fra kunden. I fakturabildet kan du trykke på innbetalingen fra kunden og velge Handling - Kjede:

Når du kjeder betalingen mot fakturaen vil disse to postene "lukkes", det første du skal gjøre er å sette en dato på kjedebilaget. Denne datoen vil være datoen disse to postene føres mot hverandre og "lukkes". Etter det er gjort kan du velge fakturaen i feltet som ligger under Reskontropost, når dette er gjort vil du se nede i sumeringsfeltet at postene utligner hverandre.

I kjedebildet Kjede åpen post vil du kunne finne igjen tilhørende faktura. Har du kontrollert at sum går i null kan du velge Bokfør.

Vedlagt følger en liste over de forbedringene som har blitt implementert:

• Mulig å føre bilag på en kunde eller leverandør uten å velge faktura. Denne muligheten har du i “Manuelle bilag” og i “Kasse og bank”.
• Bokføringsmal for “Betaling fra/til kunde” og “Betaling fra/til leverandør”  lagt til i Kasse og bank.
• Bilagsbeskrivelse legges til automatisk dersom feltet er tomt. Eks. “Betaling fra Ola Normann”.
• Kunde- og leverandørreskontrorapportene er oppdatert
• “Bilagstype” er erstattet med “Bilagsbeskrivelse” i Kunde- og leverandørreskontrorapportene.
• Fjernet innstillingene for “Manuelle føringer/betalinger” under Firmainnstillinger.

• Ny oversikt over alle åpne poster under “Ubetalte fakturaer” og “Ubetalte leverandørfakturaer” - velg status “Alle åpne poster”.
• Mulighet for å kjede åpne poster via Salg og kjøp
• Mulighet for å registrere betaling på en reskontropost via Salg og kjøp
• Rapportene “Ubetalte fakturaer” og “Ubetalte leverandørfakturaer” er oppdatert