Send eFaktura til privatpersoner

[#1]

Bruk mindre tid på fakturaoppfølging og få bedre likviditet ved at kundene dine betaler rett beløp til rett tid med sending av eFaktura eller Vipps Regning til nettbank og Vipps.

Denne artikkelen forklarer deg hvordan du sender elektronisk faktura til privatpersoner fra Visma eAccounting. Både som eFaktura til nettbanken og Vipps Regning til Vipps appen.

Aktiver avtale om eFaktura

For å kunne sende elektronisk faktura til privatpersoner må du godkjenne utstederavtalen i Visma eAccounting.

• Gå til Utvidelser - eFaktura - fanen Send e-faktura - klikk “Aktiver”.

Du får da opp denne informasjonen:

Her må du oppgi til hvilken epost adresse avtalen skal sendes til for godkjenning:

• Ja = avtalen sendes til epost adressen du er innlogget med i Visma eAccounting
• Nei = oppgi navn og epost til riktig person i selskapet som er signaturberettiget for avtalen.

En epost med link til avtalen (se bildet under) sendes nå til oppgitt epost adresse. Aksepter avtalevilkår og du er klar til å kunne sende elektronisk faktura til privatpersoner, eFaktura til nettbank og Vipps Regning til mottakere som benytter, har akseptert og ønsker å motta faktura i Vipps appen.

NB! Kontroller at opplysningene om ditt firma er korrekt før du aksepterer avtalen.

Hvordan sende eFaktura til privatpersoner?

1. Kundekortet i Visma eAccounting må ha følgende informasjon:

• Kundetype = Privatperson
• Mobilnr = <utfylles>

Gå til Salg - Kunder - velg kunde og trykk rediger. Fyll inn informasjon - Lagre.

2. Opprett og send faktura:

• Gå til Salg - Faktura
• Når ønsket faktura er ferdig og klar til å sendes
• Klikk - “Bokfør og send som eFaktura”

3. Visma vil nå forsøke å sende fakturaen til mottaker i følgende rekkefølge:

1. 1. eFaktura til mottakers nettbank/Vipps*
   2. Vipps Regning (direkte til app)**
   3. E-post (PDF)
   4. Print

Følgende forutsetninger gjelder for å kunne distribuere faktura elektronisk til mottaker:

1. * pkt.3.1: Forutsetter at privatkunden i sin nettbank har huket av for “Ja takk til alt”. Dvs at mottaker er registrert i bankenes register om at vedkommende ønsker å motta elektronisk faktura direkte i sin nettbank.

   ** pkt.3.2: Forutsetter at privatkunden benytter Vipps appen og har huket av for at han ønsker å motta elektronisk faktura (Vipps Regning) i appen. 

Dersom mottaker ikke har sagt “Ja” til verken pkt.3.1 eller 3.2 over vil kunden motta en SMS og epost om at ditt firma ønsker å sende kunden en elektronisk faktura. Mottaker vil da ha 3 dager til å akseptere mottak av eFaktura i nettbanken. Dersom kunden ikke takker ja i mottatt, vil Visma sende faktura i henhold til pkt.3.3 eller 3.4 over. Du får da opp dette varselet:

Kontroller og eventuelt legg inn informasjon om mobilnummer, epost og/eller adresse om dette mangler og trykk Send.

 

Følgende epost og SMS sendes mottaker for å akseptere mottak av eFaktura fra deg:

• Epost:

• SMS:

Mottaker bestemmer så om de vil motta fakturaen i nettbanken ved å godkjenne mottatt epost eller SMS med BankID. Dersom kunden godtar dette innen 3 dager vil fakturaen bli sendt som eFaktura. Neste gang du skal fakturere denne kunden vil fakturaen bli sendt som eFaktura direkte til kundens nettbank.

Dersom kunden ikke godkjenner innen 3 dager vil fakturaen bli sendt til kunden per epost eller print (i henhold til pkt.3 over).

NB! Det er dessverre ikke mulig å sende en avvist eFaktura på nytt dersom fristen på 3 dager har gått ut. Du kan derimot tilby eFaktura på nytt ved å gjenta punktene over, neste gang du skal sende faktura til kunden.

Vi gjør også oppmerksom på at vedlegg lagt til eFaktura ikke vil leveres i nettbanken til kunden i nåværende versjon. Dersom eFaktura avvises av kunde og sendes pr epost eller skrives ut, vil vedleggene sendes per epost/post sammen med faktura utskriften.

Priser for bruk av elektronisk faktura finner du her

[Ragnhild Carlsen1]

Kan det gjøres om slik at vi kan velge å ta bort Vipps-muligheten? Utrolig mange som ikke vet at de har huket av for å motta regninger i Vipps, dermed oppdager de ikke fakturaer sendt som Autoinvoice. Veldig mange påstår også at de ikke mottar varsler på sms slik beskrivelsen sier. Minst like mange at de ikke mottar eFaktura i nettbanken, men her kan forklaringen (for noen) være at den er i Vipps.

Har i det hele tatt aldri hatt så mange purringer og oppfølginger som etter å ha tatt i bruk Autoinvoice, og intensjonen var jo nettopp det motsatte. 

Det kan synes som det er større sannsynlighet for å nå frem til kundens nettbank ved å fjerne Vipps Regning (dvs. manuelt huke bort for de vi vil). Antar Vipps-muligheten forsvinner om mobilnummer fjernes fra kundekortet, men det hadde vært bedre om det var en løsning som gjorde at vi bevisst kunne velge/velge bort Vipps Regning fra Autoinvoice.