Timer i Calendar - Koder og Innstillinger

[#1]

• 1. Innstillinger (Koder)
• 2. Registrering av timer i Calendar
• 3. Godkjenning

I Calendar kan brukere registrere timene sine, og administratorer kan endre eksisterende timekoder og opprette nye.

1. Innstillinger (Koder)

I Calendar, under Innstillinger - Koder, finnes det flere standard koder med kodetypen Arbeidstid som er opprettet av systemet.

Alle disse kodene blir automatisk knyttet mot en lønnsart i Payroll. Dette ser du under Terskel og Generer lønnsart på koden:

Dersom du har behov for å opprette nye koder trykker du på Legg til kode. I dette vinduet kan du velge å kopiere en eksisterende kode. Se denne artikkelen for nærmere beskrivelse av hvordan du oppretter nye koder

2. Registrering av timer i Calendar 

Når timer skal registreres klikker du på aktuell dag i kalenderen. Alle kodene som har med Arbeidstid å gjøre vil vises under På jobb, og er markert med grønn farge:

Kodene for Arbeidstid kan registreres på kostnadsbærere. Kostnadsbærerne hentes fra Visma.net Employee Management. Velg korrekt kostnadsbærer i nedtrekklisten:

Du kan også søke etter kostnadsbæreren enten ved å legge inn navnet eller nummeret. Da vil de kostnadsbærerne som passer søket dukke opp i listen. Merk at du må legge inn minst 2 tegn for at dette søket skal fungere.

Arbeidstiden vil bli markert i grønt i kalenderen, og for å se mer detaljer om registreringen kan du holde markøren registreringen:

3. Godkjenning

Dersom du ønsker at timelister skal bli opprettet, slik at du som administrator/leder må godkjenne timene før de overføres til Payroll, så må du aktivere prosessen Bekrefte/Godkjenne perioden under Firmainnstillinger:

Dette betyr at den ansatte må først bekrefte sin periode for å gi et signal til sin leder at det ikke kommer flere registreringer.

Dette gjøres ved at den ansatte klikker på en dato i kalenderen (f.eks. siste dagen i måneden) og velger å bekrefte:

Da vil kalenderen se slik ut:

Når en periode blir bekreftet vil det bli opprettet en timeliste som sendes til Approval.

MERK: Det må opprettes en arbeidsflyt i Approval med dokumenttype Timeliste. Arbeidsflyten bygges opp på samme måte som for andre dokumenttyper.

Timelisten vil inneholde alt av fravær og arbeidstid som er registrert i den bekreftede perioden.

Godkjenner kan nå enten Godkjenne eller Avvise timelisten. Ved godkjenning blir den bekreftede perioden godkjent i kalenderen til brukeren.

Da vil kalenderen se slik ut:

Når perioden er godkjent kan ikke brukeren endre / slette noen av registreringene i den godkjente perioden.

MERK: Alle fraværssøknader (fra Absence) må også godkjennes i Visma.net Approval før perioden kan bekreftes/godkjennes. 

[Sylvia Reiersen]

Hvordan får jeg skrevet ut en timeliste for en gitt periode etter at den er godkjent?

[Turi M Sorensen]

Hei

Godkjente timelister vil du kunne se og skrive ut fra Approval - Dokumentoversikt - Godkjent. 

Mvh Turi M. Sørensen, Visma Mamut Support

Hvis du synes dette innlegget besvarte spørsmålet ditt med en god løsning, vennligst trykk "Godta" som løsning
Dette hjelper både oss og andre brukere i Community 🙂

[Sylvia Reiersen]

Hei

Jeg ser at de ligger i Approval-Dokumentoversikt-Godkjent, men søkefunksjonen er litt dårlig der. Jeg kunne tenke meg å søke på datointervall, og for flere måneder samtidig pr. ansatt. 

[Turi M Sorensen]

Hei

Det stemmer at filtreringen nok ikke er optimal her om du ønsker å se for lister for flere perioder, og/eller flere ansatte.
Om timene er godkjente og kjørt i lønn, kan du benytte rapporten Transaksjonsoversikt i Payroll, hvor du kan filtere på perioder, lønnsarter og ansatte:

Mvh Turi M. Sørensen, Visma Mamut Support

Hvis du synes dette innlegget besvarte spørsmålet ditt med en god løsning, vennligst trykk "Godta" som løsning
Dette hjelper både oss og andre brukere i Community 🙂