Brukertips i Visma eAccounting

Bruker man betalingstjenester som iZettle, vil det trekkes et gebyr av salget direkte. Dette medfører at beløpet som kommer inn i banken er mindre enn salgsbeløpet. For å bokføre dette kan man gjøre som i denne guiden.

I denne artikkelen skal vi gå gjennom hvordan man importere bankfiler i Visma eAccounting, og hva som kan gjøres om man av en eller annen grunn får en feilmelding ved importering.   Hvilke banker/kontoer støttes? Du har mulighet å importere bankfiler fra alle banker du finner i listen når du oppretter en bankkonto under Innstillinger - Kasse- og bankkonto. Man vil også ha mulighet til å importere bankfiler for alle kontotyper; Bedriftskonto, Valutakonto og privatkontoer. Det er ikke kun bankkontoer man kan importere filer fra, men også andre tjenester som for eksempel Vipps, Paypal og Stripe om man har egne kontoer hos disse aktørene.  Merk: Man skal ikke importere bankfiler fra flere steder (for eksempel Bankkonto + Vipps) på samme bankkonto i Visma eAccounting, da dette føre til duplikater og unødvendig merarbeid.   Import av Bankfilen Gå til  Kasse og bank , velg kontoen du ønsker å importere bankhendelsene til, og klikk på  Ny transaksjon .     Her velger du   Importer kontoutdrag, og en nytt vindu vil åpnes. Klikk på   Velg fil   for å hente opp filen du lastet ned fra din nettbank. Merk: Visma eAccounting støtter kun .CSV (Semikollone) og .TXT format, så når du henter bankfilen fra banken så skal denne lagres i en av disse formatene.   Når du har valgt filen vil en liste over alle bankhendelsene som er med i dette kontoutdraget vises, da kan du velge fra hvilke kolonner programmet henter informasjon fra. Klikk på   Legg til, og bankhendelsene vil lagt til i   Kasse og bank   som   Ikke avstemte transaksjoner. PS: har du mange bankhendelser må du scrolle ned til enden av listen for å klikke på   Legg til.     Merk : Noen filer kan ha linjer uten beløp inn eller ut, kun en saldo. Eksempler på slike linjer kan være inngående eller utgående saldo, hvor beløpet kun finnes i kolonnen for saldo. Disse vil komme opp som hendelser på 0,- når du forsøker å importere disse i Visma eAccounting (se eksempel på bildet under), og vil føre til at importen feiler. Løsningen i slike tilfeller vil være å slette disse linjene i filen før du importerer den i Visma eAccounting.   Programmet vil lese om det finnes noen dubletter i bankfilen, og disse vil ikke importeres. Man vil få et varsel oppe i høyre hjørne etter importen, som viser til hvor mange transaksjoner som har blitt importert     Feilmelding ved import av Bankfiler Om det er slik at du får melding om at Programmet støtter ikke filformatet du prøver å laste opp, kan dette forekomme av to ulike årsaker.     1) Filen du prøver å laste opp er i et annet format enn .CSV (Semikollone) eller .TXT format. Dette løser du ved å åpne bankfilen, og lagre som. Velg korrekt format når du lagrer filen, og last opp den nye bankfilen i .CSV(Semikollone) eller .TXT format.   2) All informasjon har lagt seg under en enkel kolonne Dette løser du ved å fordele informasjonen på flere kolonner, det gjør du enkelt i Excell ved å velge Data - Text to columns, og huke av for å sortere etter komma.     Ønsker du en videogjennomgang av det vi har gått gjennom i denne artikkelen, så vil du finne denne her.  

Hvis du benytter en bank tilknyttet EIKA Gruppen kan du aktivere direkte bankintegrasjon til Visma eAccounting. Avstemming av kontoutskrifter og regnskap gjøres da automatisk og vil spare deg for mye tid. Alle innkommende og utgående betalinger av fakturaer vil bli matchet med tilsvarende transaksjoner slik at du får bedre kontroll over regnskapet ditt. Godkjenn leverandørfakturaene med totrinnskontroll (2FA) i Visma eAccounting og overfør til nettbanken din for betaling på forfallsdato.    Bankintegrasjon mellom Visma eAccounting og EIKA er knyttet gjennom tjenesten Visma.net AutoPay og gir deg mulighet for direkte bankintegrasjon mot flere bankkontoer (Driftskontoer). Integrasjonen i Visma eAccounting koster ikke noe ekstra fra Visma, men kostnad kan tilkomme fra din bank. Vi henviser deg derfor til å undersøke eventuelle priser hos din lokale bank.   Denne artikkelen guider deg gjennom aktivering av bankintegrasjon og bruk av Google Authenticator sin App for totrinnskontroll (2FA) og godkjenning for betaling av leverandørfakturaer direkte til bank.    Aktiver bankintegrasjon i Visma eAccounting Bruk av totrinnskontroll (2FA) - se egen artikkel Firmanivå (anbefalt), eller Brukernivå Kontakt din EIKA bank og inngå avtale om bankintegrasjon til Visma eAccounting Se lokalbanker i EIKA, her.   Aktivering av bankintegrasjon Gå til Innstillinger - Kasse og bankkonto. Velg og klikk på aktuell bankkonto(er) og knappen " Aktiver bankintegrasjon ". (NB!   For å kunne aktivere bankintegrasjon kreves det at IBAN-nummer legges inn på din driftskonto. For å kontrollere om IBAN-nummer er lagt inn, klikk aktuell driftskonto og trykk på knappen Rediger.     NB! Det er kun brukere med brukerrollen Administrator i tjenesten Visma.net AutoPay i Visma Online som har tilgang til “Aktiver bankintegrasjon” og “Godkjenne betalinger” som skal sendes til bank. Mangler brukeren denne rettigheten får man denne meldingen:     Får du denne meldingen, gå til fanekortet Visma Online - Brukere og sett rettigheten til brukeren i tjenesten Visma.net AutoPay til Administrator. Har du ikke rettigheter til å sette innstilling i Visma Online, kontakt ditt firmas Administrator.     Når brukeren er gitt riktige rettigheter - gå tilbake til bilde 1 og klikk Aktiver bankintegrasjon.   Aktivering av bankintegrasjon for AS har 2 steg og ser slik ut:     Når du har valgt de(n) bankkontoen du ønsker å aktivere bankintegrasjon for, trykk Neste og klikk på knappen Gå til bank.     Dersom ditt selskap har selskapsformen "Enkeltpersonforetak" (ENK) vil bankintegrasjonen mot EIKA kreve et ekstra steg, ved at du må legge inn Fødsels- og Personnummer (11 siffer, sammenhengende) i aktiveringen. Benytt samme fødselsnummer som er registrert i banken tilknyttet bedriftsnettbanken. Normalt er dette daglig leder sitt fødselsnummer.     Du har nå fullført aktiveringen av bankintegrasjonen i Visma eAccounting og blir rutet videre for siste steg, bestilling av bankintegrasjonen hos din lokale EIKA bank.   Sluttgodkjenning av leverandørfaktura i Visma eAccounting Ved bruk av bankintegrasjon mellom Visma eAccounting og EIKA er det påkrevd at leverandørfakturaer “sluttgodkjennes” i ERP systemet før de sendes til betaling ved forfall i nettbanken. Derfor må man aktivere totrinnskontroll (2FA) på Firma- eller Brukernivå (den som skal godkjenne betalinger), se artikkelen “Bruk av totrinnskontroll (2FA)”.    NB! Når ditt firma benytter bankintegrasjon til en EIKA bank, anbefaler vi at man i Firmainnstillinger - Fakturaopplysninger - Leverandørfakturaer , markerer for “Bekreft betalinger før de sendes til banken” . Du vil da kunne markere og sende flere leverandørfakturaer til betaling og bare signere én gang. Dersom man ikke velger denne innstillingen, må man signere en og en betaling som sendes til banken.   Når man benytter sluttgodkjenning av leverandørfaktura ved hjelp av totrinnskontroll (2FA) i Visma eAccounting, vil faktura overføres til bank og betales ved forfall. Det er ikke behov for å gjøre noe videre godkjenning eller behandling av faktura i nettbanken.   3 steg for godkjenning og betaling av leverandørfaktura til bank:   Velg Ubehandlet leverandørfaktura - Eksporter Velg fakturaer som skal sendes til banken og trykk Send og signer Verifiser og signer betaling med Google Authenticator app   For spørsmål, vennligst kontakt Visma eAccounting Support via Chat (se nede til høyre) eller via Support og kundeservice.  

Skal du registrere en dobbeltbetaling har du nå mulighet til å føre direkte mot kunde- eller leverandørreskontro, uten tilhørende faktura.

Med bankintegrasjon sparer du mye tid på en arbeidsoppgave som normalt er veldig tidskrevende

Har du bokført en betaling feil, eller skulle den ikke ha vært bokført i det hele tatt, kan du angre dette under Kasse og bank. Les mer her. 

Hvordan registrerer jeg en generell utbetaling fra bankkonto? Her fører du et Annen utbetaling i kasse og bank og velger hva utbetalingen gjelder. Se guide for føring av en annen utbetaling. Hvordan bokføre dagsoppgjør? Et dagsoppgjør kan føres på flere måter. Se guide for utfyllende forklaring. Hvordan registrere et innkjøp der jeg har fått kvittering? Gå til Kasse og bank - Velg bankkonto - Legg inn utbetalingen som en ny transaksjon og klikk Avstem. Deretter velger du "innkjøp med kvittering" og oppgir hva kjøpet gjelder. Se komplett guide. Hvordan bruker jeg Kasse og bank? I Kasse og bank registrerer du dine inn- og utbetalinger du har hatt på bankkonto. Klikk her for en gjennomgang av Kasse og bank. NB, bilag som ikke har med inn- og utbetalinger å gjøre føres som manuelle bilag. Hvordan fungerer bankintegrasjon? Fordelen med bankintegrasjon er at du enkelt vil få oversikt over inn- og utbetalinger på din driftskonto. Det sendes filer fra banken og over til Visma eAccounting hver morgen. Transaksjoner som har blitt hentet fra nettbank vil du finne under Kasse og bank inne i Visma eAccounting. Les mer om hvordan bankintegrasjon fungerer her. Klikk her for mer informasjon om kasse & bank i Visma eAccounting

I denne artikkelen skal vi gå igjennom hvordan du kan registrere en forhåndsbetaling til en leverandør, samt hvordan du kan koble forhåndsbetalingen mot fakturaen når du mottar denne.