Brukertips i Visma eAccounting

Se hjelpeartikkel på hva du bør tenke på i forbindelse med bytte av kasserer i Visma eAccounting.

Vi anbefaler deg å lese denne guiden som viser hvordan du kommer i gang og setter opp innstillinger tilpasset foreninger.

Bruker du Visma eAccounting og KlubbAdmin? Se hvordan integrasjonen fungerer mellom programmene.

Med mobilappen Visma Scanner kan du ta bilder av dine leverandørfakturaer og kvitteringer og sende disse direkte til Visma eAccounting. Bildene kan deretter kobles til bilag i programmet.   Visma Scanner kan lastes ned for telefoner med Android   eller   iPhone. Denne guiden dekker, og viser skjermbilder for begge. Opprette og sende bildevedlegg   Trykk på Logge inn.  Velg Visma eAccounting. Har du iPhone må du også trykke på   Klar.  Logg inn med samme brukernavn og passord som brukes på Visma Online. Velg firma. Har du iPhone må du også trykke på Ferdig. Merk: har du bare et firma knyttet til din brukerkonto kommer du rett inn i appen uten å måtte velge firma. Åpne kameraet ved å trykke på kameraikonet øverst til høyre.     Trykk på kameraikonet for å ta bilde. Du kan også trykke på ikonet nederst til høyre for å hente et eksisterende bilde. Når du er fornøyd går du videre ved å trykke på «avhukingsikonet». Merk at du også kan beskjære bildet først ved å trykke på ikonet til høyre.   Du vil nå komme til et bilde hvor du kan legge til mer informasjon. På   Type   kan du velge hva slags type vedlegg det er, henholdsvis   Faktura   eller   Kvittering. På   Betalt   kan du markere vedlegget som betalt eller ikke.   NB:   markerer du en   Faktura   som betalt vil den komme inn som   Kvittering   i Visma eAccounting. Typen   Kvittering   vil automatisk bli markert som betalt. Trykker du på   Mer informasjon   kan du registrere info som fakturadato, KID, beløp, og MVA. Trykk på det aktuelle feltet for å legge til info. Merk at valgene er forskjellige for henholdsvis   Faktura   og   Kvittering. Denne informasjonen kommer inn i Visma eAccounting sammen med bildet.   NB:   det er mulig å velge en annen valuta enn NOK, men det vil uansett bli NOK i Visma eAccounting. Velger man en leverandør som er satt opp med en annen valuta enn NOK vil denne valutaen være gjeldende.   Send bildet til Visma eAccounting ved å trykke på pilen øverst til høyre (Android), eller Send   (iPhone). Du vil finne bildet igjen under Kjøp   –   Vedlegg i Visma eAccounting. Klikker du på bildet vil du komme til registrering for henholdsvis   Leverandørfaktura   eller   Innkjøp med kvittering   avhengig av typen som er valgt tidligere (Faktura   eller   Kvittering). Merk at det også er mulig å koble bildevedlegg til eksisterende bilag i Visma eAccounting. Dette anbefales å gjøre via   Bilag. For å koble bildevedlegget til et bilag, gå inn på bilaget og velg   Koblede bilder til høyre. Klikk så på Lagre.   Sende bildevedlegg til Visma eAccounting via epost Under innstillinger finner du feltet Innkommende e-postadresse. Denne kan brukes om du mottar fakturaer fra dine leverandører per e-post. Videresend fakturaen du mottar til den e-postadressen som genereres her, og du vil kunne finne denne igjen under   Kjøp   –   Vedlegg   i Visma eAccounting.   PDF-filer er nemlig også støttet som vedlegg.  iPhone: Trykk på informasjonstegnet øverst i venstre hjørne og deretter Innstillinger. Trykk deretter på Innkommende e-postadresse for å generere denne. Huk så av for Send direkte til ditt økonomisystem.  I feltet Type ser du standardtypen bildevedlegget vil ha. Trykk på Type for å endre denne. Android: Trykk på de tre prikkene øverst til høyre og velg Innstillinger. Trykk på   Innkommende e-postadresse   for å generere denne. Huk av for Send direkte til ditt økonomiprogram. I feltet Standardtype ser du standardtypen bildevedlegget vil ha. Trykk på   Standardtype   for å endre denne.       Huker du ikke av for   Send direkte til ditt økonomiprogram vil vedlegget kun sendes til Visma Scanner. Disse bildevedleggene vil du se øverst under   Ikke sendte bilder, og de vil stå som   Ubehandlet.  For å sende disse til Visma eAccounting må du åpne bildevedlegget, velge   Type   og legge inn eventuell informasjon. Trykk deretter på pilen øverst i høyre hjørne (Android), eller   Send   (iPhone), for å sende bildet.   Sletting av vedlegg For å slette et vedlegg i Visma Scanner, trykk på vedlegget i listen og velg   Slett (iPhone). Har du Android må du trykke på de tre prikkene øverst til høyre før du kan velge   Slett. Merk at dette også vil slette vedlegget i Visma eAccounting. Merk at du kun kan slette vedlegg som ikke allerede er koblet til et bokført bilag i Visma eAccounting. Koblede vedlegg vises med en hengelås i listen.     For å slette et vedlegg i Visma eAccounting, hold musen over bildet og klikk på de to pilene nederst til høyre. Klikk deretter på   Slett bilde.     Legg til flere firmaer i scanner appen Det er per i dag, kun mulig å legge til flere firmaer i en app kun på Android telefoner. Har du iPhone, må du logge ut og inn hvor du kan velge hvilket firma du ønsker å sende bildene til. På Android kan du klikke øverst i venstre hjørnet på de tre strekene   Deretter trykker du på firmaer- og legg til firma   Du må nå logge inn med den brukeren firmaen ligger på.  Ønsker du legge til f.eks. 5 firmaer, må du trykke på legg til firma og logge inn på alle sammen, men dette må du da gjøre kun en gang, så er det der til neste gang.   Før du scanner et bilde neste gang, trykker du på de tre strekene og velger hvilket firma du skal sende til, så scanner du kvitteringen eller fakturaen og sender som vanlig.    

Her kan du lese mer om hvilke muligheter budsjett i Visma Økonomioversikt gir deg.

Sammen med Visma eAccounting kan du få bedre oversikt over din virksomhets økonomi, med tillegsprogrammet Visma Økonomioversikt. I denne videoen skal vi ta deg med gjennom Visma økonomioversikt, og alt du kan gjøre med dette tillegsprogrammet.