Brukertips i Visma eAccounting

 Slik oppretter man betalingspåminnelser i Visma eAccounting  

Når man huker av for "Send lønnsslipp til Visma Employee appen" på ansattkortet og lagrer så blir  flere felt låst, blant annet feltet for e-postadresse. Ønsker den ansatte å bruke en annen e-post når han logger seg på Employee app?       For å endre e-posten må brukeren/ansatte logge seg på http://vismaonline.com/ og endre eposten sin.   1. Logg på http://vismaonline.com/ Pass på at du logger på som den brukeren som skal endres på.   2. Velg Min brukerprofil oppe til høyre   3. Rediger profilen   4. Endre eposten   5. Du vil få en bekreftelse på epost    6. Nå er e-posten på ansattkortet endret

I denne artikkelen skal vi gå igjennom hvordan man oppretter og administrerer brukere i Visma eAccounting og tilknyttede moduler.    Hvordan opprette en bruker i Visma Online Når du først logger deg inn i Visma Online, vil du komme til siden Mine tjenester. Her kan du trykke oppe i høyre hjørne hvor det står ditt navn og firmanavnet, her vil det komme ned en nedtreksmeny velg deretter Brukere.     Etter dette vil du komme til bruker siden, her vil du kunne se en liste over firmaets alle brukere, samt eventuelle regnskapsførere dere har samarbeid med. For å opprette en ny bruker, trykk på den grønne Opprett bruker knappen.     Her fyller du ut all relevant informasjon, som E-postadresse, Fornavn og Etternavn. Du velger også om brukeren skal være administrator eller en vanlig bruker, bruken i programene vil være eksakt den samme. forskjellen på en bruker og en administrator er at administratoren vil ha mulighet til å gjøre endringer på brukere, brukertilganger og firmainnstillinger i Mine tjenester (Alle vil kunne gjøre endringen på firmainnstillinger i Visma eAccounting). Om dette er en helt ny bruker vil de motta en mail hvor de kan sette passord, i eksempelet under er brukeren allerede registrert i et annet selskap og vil ikke være nødt til å endre passord.       Hvordan tildele brukertilganger til nye/eksistrende brukere Når du har opprettet den nye brukeren, må du tildele de riktige brukertilganger for de ulike programmene. Dette gjør du ved å trykke på de "tomme" sirklene, du ser at de er valgt ved at sirklene "fylles". I eksemplet nedenunder ønsker jeg at den nye brukeren kun skal ha tilgang til Visma eAccounting, Visma eAccounting Time, Visma Økonomioversikt og Visma Scanner.   Denne fremgangsmåten er lik for både nye og eksisterende brukere, eneste forskjellen er at du velger eksisterende brukere fra brukerlisten.   OBS! ekstra brukere for Visma eAccounting koster 89,- ekstra per måned per bruker, mens for Visma eAccounting Time koster det 39,- ekstra per måned per bruker. De resterende programmene og modulene er gratis for ekstra brukere.       Hvordan tildele brukerrettigheter i Visma eAccounting Nå som vi har opprettet en ny bruker og gitt de korrekte brukertilganger kan vi også tildele de brukerrettigheter i Visma eAccounting. Gå inn på Visma eAccounting, deretter gå til Innstillinger - Rettigheter. Her vil du se rettighetene til alle brukerne, og du kan redigere de andre sine rettigheter untatt dine egne. Det er 4 ulike tilganger dere kan sette på de ulike brukerne, disse er :   Full tilgang : Her har dere full tilgang til hele programvaren Salg : Her har dere kun tilgang til salgsmodulen, og vil kunne behandle utgående ordre, tilbud og fakturaer, samt kunder og produkter. Begrenset : Her har dere delvvis lesetilgang, men har mulighet til å  skrive ut alt i tjenesten, opprette kunde- og leverandørfaktura samt opprette mva-rapport. Lesetilgang : Gir brukeren tilgang til å se og skrive ut det som ligger i programmet, men ikke utføre noen endringer.   Dere kan også bestemme om brukeren har mulighet til å se lønnsmodulen, eller snede leverandørfakturaer til banken.    

Slutten på året er tiden for halv skatt på lønn. I Visma eAccounting kan man velge om man ønsker å beregne halv skatt i november eller desember. Programmet vil så gjøre jobben for deg og halvere trekkbeløpet på lønnsslippen.   Man stiller inn måned for halv skatt i Visma eAccounting under: Innstillinger- Firmainnstillinger - Lønnsopplysninger - Halv skatt. Innstillingen gjelder da for alle ansatte.   Merk at man må velge en måned for halv skatt, og at Visma eAccounting dermed beregner halv skatt for den aktuelle måneden uansett. Ønsker man ikke å gjøre dette allikevel, kan man korrigere skattetrekket på lønnsslippen ved å legge til lønnsartern "Korreksjon/ekstra skattetrekk".   Les også mer om halv skatt her. Ellers kan du lese om det rettslige grunnlaget til halv skatt her.

Dersom man ønsker å korrigere skattetrekket på en lønnsslipp bruker man lønnsarten "korreksjon/ekstra skattetrekk". Man legger inn korrigeringen i feltet enhetspris. Ønsker du å redusere trekket legger du inn negativt beløp. Skal denne korrigeringen være fast på hver lønnslipp legger man det inn på ansattkortet. Nede til høyre på ansattkortet ligger feltet "Gjentakende lønn på hver lønnsslipp". Man legger inn lønnsarten, beløp og klikker lagre.

Under følger en beskrivelse på hvordan du henter skattekort gjennom lønnsmodulen i Visma eAccounting. Det er anbefalt å gjøre dette før hver lønnskjøring for å sikre at ansatte alltid har oppdatert trekk informasjon.   Du kan hente skattekort fra to steder i lønnsmodulen i Visma eAccounting. Disse er lagt på to steder for å være tilgjengelig i de to prosessene dette er vanlig å gjøre. Under Lønnsslipp - i forbindelse med lønnskjøring eller under Ansatte ved registrering av nye ansatte. De gjør akkurat det samme fra begge steder.   Under ser du hvor den finnes ved oversikten over Ansatte:     Ved å klikke på Forespørsel av Skattekort her vil du få spørsmål om hvem du vil bestille skattekort for, enten enkeltansatte eller alle.    MERK! I Visma eAccounting finnes ingen mulighet til å definere om en ansatt skal beskattes etter Hoved- eller biarbeidsgiver informasjonen. Så dersom du har ansatte som kun skal bruke biarbeidsgiver trekk (som oftest en fast prosent), anbefales det å ikke hente skattekort til disse da systemet automatisk vil bruke tabelltrekket om det er utfylt.   Når du klikker send forespørsel sendes en “bestilling” til Altinn om hente skattekortene for dette selskapet.       Det vil kunne ta noen minutter før Altinn har skattekortene klare. Så vent litt med å klikke på Oppdater Status. Når Altinn svarer med at skattekortene er klare til å hentes ned vil du se dette vinduet i Visma eAccounting.       Klikk på Hent skattekort. Du må nå idenfisere deg opp mot Altinn via den ordinære autentisering prosessen med Altinn. (Har du aldri lagt inn disse innstillingene anbefales denne artikkelen )   Etter autentisering vil du få denne informasjonsmeldingen. (Om ikke autentiseringen lukker seg automatisk og ber deg autentisere på nytt klikk avbryt)     NB! Det er ingen støtte for å se nøyaktig hvilke endringer er gjort i dagens versjon av denne funksjonen. Så for å se konkrete endringer må man inn på hver ansatt.   Vi har opplevd at noen brukere av Chrome nettleser får en feilmelding "Ukjent Feil oppstod" ved forsøk på å autentisere seg opp mot Altinn. Opplever du dette forsøk en annen nettleser. Vi undersøker denne saken for en feilretting ved et senere tidspunkt.

Denne artikkelen vil gå igjennom stegene du må ta for å koble sammen PCKasse og Visma eAccounting.

Fra januar 2019 krever a-meldingen at alle ansatte, uavhengig av kontraktstype, fyller inn feltet Yrke i Visma eAccounting. Feltet har alltid vært obligatorisk for ansatte med kontraktstype Vanlig kontrakt, men nå blir det også obligatorisk for ansatte med kontraktstype Frilanser.   Gjør følgende i Visma eAccounting:  1. Gå til Lønn - Ansatt 2. Velg en Ansatt 3. Klikk Rediger 4. På siden Rediger ansatt, rediger feltet Yrke 5. Feltet vil gi deg forslag etterhvert som du fyller inn yrkesbetegnelse/kode. 6. Sett dato gjelder fra 01.01.2019 7. Klikk Lagre   Du har nå fylt inn feltet Yrkeskode       

Hvordan skrive ut kvittering for betaling av Arbeidsgiveravgift og Forskuddstrekk. Rapporten Terminoppgjør lønn viser betalingsinformasjon, beløp fra a-meldingen samlet for en og en termin.

I denne artikkelen skal vi gå igjennom de to ulike måtene man kan registrere en delbetaling i Visma eAccounting.

Har du noen gang klikket på "ny a-melding" og sett at det ligger "tilbakevirkende a-meldinger" der? Dette er årsaken til det:    Gjør man endringer tilbake i tid lages det nye a-meldinger. Det kan være endringer på ansattforhold som f.eks stillingsprosent eller yrke eller man annullerer tidligere lønnslipper eller lager nye lønnskjøringer. De nye a-meldingene erstatter de som er tidligere laget og de må sendes inn og også hentes tilbakemelding på. A-meldingen du sender inn på nytt som du allerede har sendt inn tidligere vil derfor ikke doble seg, men den sender kun ny informasjon og oppdaterer a-meldingen det gjelder.    Har man gjort en slik endring vil man se på a-melding (Lønn - A-melding ) at det ikke lenger ligger godjente a-meldinger for de periodene.     Klikk da Ny a-melding og man vil se i neste vindu en melding om tilbakevirkende a-meldinger.     Send inn a-meldingene og hent tilbakemelding.

Som en del av krisepakken i forhold til korona-utbruddet har stortinget bestemt at arbeidsgiveravgiften for 3.termin 2020 reduseres med 4 prosent av arbeidsgiveravgiftsgrunnlaget, samt at fristen for å betale arbeidsgiveravgiften er utsatt fra 15.juli til 15.oktober 2020. 

Vi har i det siste mottatt en del henvendelser fra kunder som lurer på hvordan arbeidsforhold skal rapporteres inn korrekt til A-ordningen i forhold til virksomhetsnummer. Bakgrunnen til henvendelsene kommer av at mange bedrifter har mottatt brev fra Skatteetaten hvor det informeres om at fra 2020 er det obligatorisk å bruke organisasjonsnummer for virksomhet/underenhet når du rapporterer arbeidsforhold.