Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Support har erfart at mange har mottatt et brev fra Skatteetaten om at det er manglende opplysninger om permitteringer i Aa-registeret. Det kan tyde på at dette brevet er sendt til flere enn de som skulle hatt det. Vi har kontaktet Skatteetaten og avventer avklaring på saken! 

I denne artikkelen har vi samlet relevante brukertips i forbindelse med utbetaling av feriepenger i eAccounting Payroll. 

Dersom en bruker har aktivert totrinnskontroll, og enten har mistet telefonen, eller ønsker å deaktivere kontrollen, så må dette gjøres i samarbeid med oss på support.

Dersom det i et selskap ikke utbetales lønn hver måned, så må det likevel sendes inn en A-melding for hver periode dersom man har ansatte med arbeidsforholdstype Ordinært arbeidsforhold. Noen selskaper har også behov for å melde inn ansatte i a-ordningen med en gang de er ansatt, før det er kjørt lønn for dem, for å kunne søke Byggekort/HMS kort. I dette brukertipset finner du informasjon om hvordan du gjør dette.

I Visma.net Payroll vil a-meldingen bli generert først når alle lønnskjøringer for en måned er fullført, eller når alle ansatte har vært med på lønnskjøring.

OTP er en forkortelse for Obligatorisk Tjenestepensjon og er en pensjonsordning som skal komme i tillegg til den ordinære fra Folketrygden, for å sikre en bedre pensjonsutbetaling. Tanken er at både arbeidsgiver og arbeidstaker sammen skal kunne bidra til å gi en bedre pensjonsutbetaling når den tid kommer.

Når en   a nsatt   slutter skal sluttoppgjør og feriepenger utbetales, og denne artikkelen tar for seg hvordan du går fram i Payroll.

I henhold til ferieloven skal feriepenger først utbetales når ferien tas. Hvis det er fastsatt ferie i permitteringstiden har de ansatte krav på utbetaling av feriepenger. De ansatte må melde ifra på meldekortet sitt at de tar ut ferie. 

Når du har kontrollert at ferieavtaler, feriedager, og feriepenger til utbetaling er korrekt eAccounting Payroll/Calendar, ligger ferietrekket og feriepenger til utbetaling klart i den lønnskjøringen som er standard (evnt egendefinert) utbetalings- og trekkmåned.

Etter den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet  Employees / Oversikt , på hver person. Under fanen  Transaksjoner  kan du registrere  Faste  og  Variable transaksjoner  på den ansatte, i tillegg til  Inngående saldo  eller Hittil-verdier.

Når man skal aktivere integrasjonen mellom disse to systemene er det noen forutsetninger som ligger til grunn og noen ting man må gjøre før man aktiverer. Vi gjennomgår dette i listen under.

Du kan skrive ut feriepengelisten under   Payroll - Rapporter - Standardrapporter - Feriepenger.

Om den ansatte har feriedager tilgode fra fjoråret, så kan disse feriedagene legges inn manuelt på den ansatte, slik at de kommer med på årets feriedager tilgode.

Når du legger inn ansatte i Employees, blir de automatisk knyttet til bedriftens standard ferieavtale. I denne ferieavtalen ligger det et antall feriedager som den ansatte skal avvikle hvert ferieår. 

Når du starter opp med eAccounting Payroll i løpet av året, vil en del ansatte allerede ha avviklet deler av ferien. For at den ansatte skal få korrekt antall feriedager i Payroll, må du korrigere antall feriedager.

Dersom du har ansatte som arbeider deltid, bør du kontrollere den ansattes feriedager. Jobber en ansatt 80% og arbeidstiden er fra mandag til torsdag, vil den ansatte kun ha krav på 80% av bedriftens feriedager. Grunnen til dette er at den ansatte allerede har fri de siste 20% av uken og disse fridagene skal da gå til fratrekk på mulige antall feriedager. 

Ansatte som ikke har full opptjening av feriepenger kan motsette seg å avvikle full ferie. Dette er kun i de tilfellene hvor feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet i ferien (dvs. at trekk for lønn i ferie er høyere enn feriepenger til utbetaling).

Når standard ferieavtale er valgt ved oppstart, er det denne som blir lagt til på alle ansatte. Dersom du har opprettet en ny ferieavtale som skal knyttes til en eller flere ansatte,  må dette gjøres  på de berørte ansatte  under  Innstillinger  i  Calendar.

Dersom du ønsker å opprette en ny ferieavtale går du til  Calendar -   Innstillinger -   Selskapsinnstillinger,    og klikker på Legg til feriavtale . Denne artikkelen tar også for seg de forskjellige feltene i ferieavtalen.

Dersom du ønsker å endre i en standard ferieavtale går du til Calendar - Innstillinger - Selskapsinnstillinger, markerer avtalen og klikker på Endre.