Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Visma.net Calendar støtter nå de nye reglene for egenmelding og arbeidsgiverperiode for sykepenger ved Korona-relatert fravær. Du kan lese mer om dette her

Hvilke dager som er arbeidsdager og hvilke som er helligdager kan bestemmes under innstillingene i Calendar

Hvis din bedrift har egne fridager, eller ønsker å tilpasse arbeidstiden for spesielle dager/helligdager, kan du endre dette i Calendar.

Det er innført en fleksibel ordning for omsorgspenger ved lokal nedstengning av skole eller barnehage på grunn av koronasmitte. Dersom skolen eller barnehagen må stenge på grunn av koronasituasjonen vil foreldre ha rett til omsorgspenger. Arbeidstakere som allerede har brukt opp sine “sykt barn”-dager kan også ha krav på ytterligere dager med omsorgspenger ved lokale utbrudd av korona.  

I denne artikkelen kan du lese mer om hvilke fraværskoder i Calendar som medfører utbetaling/trekk for henholdsvis månedslønnede og timelønnede i Payroll.

SSB Egenmeldt sykefravær er en kvartalsvis statistikk hvor du skal rapportere antall egenmeldinger, tapte arbeidsdager og tapte dagsverk fordelt på kjønn.  SSB innhenter opplysninger fra et utvalg foretak og virksomheter.

Når du oppretter en ny ansatt i Employees vil den ansatte automatisk bli knyttet til et arbeidstidsoppsett i Calendar. Dersom den ansatte har 100% stilling og arbeidstidsordning på 37,5 timer, vil den ansatte få et arbeidstidsoppsett med 7,5 timer pr dag. Har den ansatte deltidsstilling, f.eks. 80%, vil det tildeles et arbeidstidsoppsett med 6 timer pr dag. Hvis en deltidsansatt, har et annet arbeidstidsoppsett, må du endre dette selv i Calenda

Foreldre kan bruke omsorgsdager hvis de må være hjemme fra jobb fordi de har barn som ikke kan gå i barnehage eller skole på grunn av særlige smittevernhensyn i forbindelse med korona. Det er lagt til ny kode for dette i Calendar.

I henhold til de nye reglene som ble vedtatt 20. mars får foreldre dobbelt så mange dager med omsorgspenger, også kalt «sykt-barn-dager». Arbeidsgiver skal kun betale for de tre første dagene. Dette er nå implementert i Visma.net Calendar, slik at ansatte kan registrer fravær på koden Sykt barn – Omsorgspenger, i henhold til nytt regelverk.

En permittering er ikke det samme som oppsigelse eller permisjon. En permittering er et midlertidig opphør av arbeidsforholdet, men slik at den permitterte arbeidstakeren fortsatt er ansatt i bedriften. Som utgangspunkt har den ansatte rett og plikt til å vende tilbake til arbeidet når permitteringen opphører. De nye reglene gjelder permitteringer som har oppstart etter 1.1.201.9  

Inne i Visma.net Employees er det mulig å legge inn en e-post adresse på en ansatt, og så opprette en bruker med denne e-postadressen. Dersom det viser seg at denne e-postaddressen er feil, har det tidligere ikke vært mulig å rette det uten å lage en sak til support. I siste versjon av Visma.net Employees kan administrator nå rette dette selv.

Fraværsoversikten i Calendar gir deg en oversikt over  hvem som er på jobb, og hvem som ikke er på jobb. 

I forbindelse med Coronaviruset er det kommet nye regler om om retten til omsorgspenger ved stenging av barnehager og skoler. Som følge av dette har vi endret navn på koden  Sykt barn  i Visma.net Calendar. Endringen gjelder fra 13.03.2020.

Du må definere en arbeidsflyt i Approval. Den definerer regler for hvem som kan godkjenne de ansattes timelister.

Her kan du lese mer om hvordan du registrerer sykemelding i Calendar

Du kan fjerne/skjule kostnadsbærere du ikke ønsker ved timeregistrering.  

Det har nå kommet en ny funksjon som gir deg en oversikt over Fleksitid-registreringer i valgt måned. Du kan også se fremtidige registreringer i denne oversikten.

Feriedager tilgode fra forrige år, ligger som overførte feriedager under Calendar - Ferieberegning for inneværende år på ansatte. For fastlønnede vil endring av antall dager her medføre retroaktive transaksjoner, dersom det allerede er trukket i lønn for ferie. Dersom du skal endre overførte feriedager for fastlønnede er det forskjellige fremgangsmåter avhengig av når du tok i bruk Visma.net Payroll.  I dette brukertipset vil vil illustrere dette med noen eksempler:   Startet med Visma.net Payroll i 2019 etter at feriepenger for 2019 var utbetalt I dette eksemplet er det ikke utbetalt feriepenger i Payroll i 2019 og du kan da endre ferieberegningen på den ansatt.    Velg Calendar - Ferieberegning. Påse at du har valgt inneværende under Ferieåret år i feltet til venstre:   På ferieberegningen for ansatt nr 1011 står det 17 overførte dager. Dette skulle vært 10: For å endre dette velger du Forrige under Ferieåret på venstre side og åpner ferieberegningen til den ansatte, i vårt eksempel ansatt 1011. I dette eksemplet må vi korrigere antallet i feltet Ordinære dager under Opprinnelig saldo: Den ansatte står med 25 dager som opprinnelig saldo og 17 som nåværende. Det betyr at han har avviklet (registrert) 8 feriedager i Calendar. Når han i tillegg skal overføre 10 feriedager korrigerer vi opprinnelig saldo til 18 dager. Klikk deretter Lagre, bytt Ferieåret til Inneværende og åpne ferieberegningen på den ansatte. Saldoen på overførte feriedager er da endret til 10.   Startet med Visma.net Payroll i 2019 (eller tidligere) før feriepenger for 2019 var utbetalt For å få korrekt antall overførte feriedager, må du registrere feriedagene i Visma.net Calendar på den ansatte slik at saldoen reduseres til det antallet som skal overføres.   NB! Dersom den ansatte er tilknyttet en ferieavtale som har løpende trekk for ferie (ikke standard), vil dette medføre trekk i lønn når du registrerer ferien: For å unngå at registreringen påvirker lønn kan du krysse av for Historisk registrering når du registrer ferie for 2019.   NB! For ansatte med avlønningstype Timelønn vil endring av feriedager ikke påvirke lønn.  

Hvis ditt firma har kostnadsbærere som ikke skal vises/være tilgjengelig for de ansatte ved registrering i Visma.net Calendar, kan disse skjules.