Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

I denne artikkelen kan du lese mer om hvilke fraværskoder i Calendar som medfører utbetaling/trekk for henholdsvis månedslønnede og timelønnede i Payroll.

Når ansatte jobber på ulike prosjekter er det ofte et ønske om å synliggjøre kostnadene per prosjekt i regnskapet. Dersom ansatte har fastlønn, må det gjøres en ompostering slik at fastlønnen reduseres tilsvarende timene som er jobbet på prosjekt. Dette brukertipset beskriver hvordan du kan gjøre dette.

Du kan sette opp Calendar slik at systemet automatisk beregner overtid/fleksitid på ansatte. Dette innebærer at den ansatte kun trenger å registrere antall timer han har arbeidet, så vil systemet automatisk kalkulere eventuell overtid/fleksitid.

Når du starter opp med eAccounting Payroll bør du registrere historisk fravær i  Calendar. Som et minimum må du registrere inn alle pågående permisjoner, da disse skal rapporteres i a-meldingen.

Du kan benytte lønnsart 10090 - Stopp fastlønn, hvis en ansatt ikke skal ha utbetalt hele eller deler av sin fastlønn i en måned.  Siden denne lønnsarten er datosensitiv vil systemet deleberegne trekket hvis du angir et trekk for spesifikke datoer og ikke hele måneden.

Du kan nå sende inntektsmeldingen til Altinn fra eAccounting Payroll. I første versjon er det kun støtte for å sende inntektsmelding for sykefravær. I neste versjon vil det bli åpnet for foreldrepenger.

For Visma eAccounting Payroll tilbyr vi ingen lagringstjeneste etter man har sagt opp sitt abonnement i dag. Det innebærer at dataene man registrere i Payroll vil slettes i henhold til gjeldende avtalevilkår og GDPR regler. Derfor anbefaler vi kunder å hente ut de dataene de måtte ha behov for før abonnementet deres utløper.   Da de fleste data tilknyttet selve lønnen innrapporteres via A-meldingen kan man også senere hente ned A07 fra Altinn.no og se hva som er innrapportert på de forskjellige a-meldingskodene. Uavhengig av dette kan det være fordelaktig å hente ut noen forskjellige rapporter fra Visma eAccounting Payroll.   Fra modulen Payroll anbefales følgende rapporter:   Utbetalinger per ansatt/lønnsart Avstemming av A-melding mot regnskap Feriepenger Sammenstilling til inntektsmottaker Lønnslipper for alle ansatte inneværende år (dette kan ansatte hente selv ved å logge på løsningen) Dersom det er benyttet time og fraværsføring kan følgende rapporter være fordelaktig å ta vare på:   Fleksitid Overtid til avspasering Feriesaldo Alle registreringer Denne kan lastes ned til Excel og man kan velge å ta med alle registreringer gjort av alle ansatte. Personalliste (Dersom man er i en bransje som er underlagt krav om å kunne fremvise denne)   Dersom det er benyttet utlegg -og reiseregninger fra Expense modulen kan eksporten “Transaksjonsoversikt” være aktuell å ta vare på. Denne finnes under Rapporter - Reiseregning og Transaksjonsoversikt i Expense. Det kan også være nyttig å ha en kopi av alle reiseregningene også. Her kunne til eksempel alle ansatte hentet ut sine i PDF og man samlet de ett sted.

eAccounting Calendar leveres med en fraværskode for Ferie som benyttes i fraværsregistreringen for ansatte. Denne fraværskoden reduserer den ansattes feriesaldo tilsvarende en hel arbeidsdag. Dersom du som arbeidsgiver ønsker å tillate ansatte å ta ut ferie deler av arbeidsdagen, kan  du opprette en ekstra fraværskode for dette.

Under Calendar - Arbeidstid - Arbeidstidsoppsett kan du legge opp flere maler for arbeidstiden.

Dersom du skal registrere samme transaksjon eller feriesaldo på flere ansatte, kan du bruke funksjonen Masseoppdatering i Employees. Du kan bruke funksjonen for registrering av faste og variable transaksjoner, inngående saldo og feriesaldo.

Når en ansatt er sykmeldt må du registrere sykmeldingen til den ansatte i Calendar. Det samme gjelder permisjoner. Det vil bli generert inntektsmelding på den ansatte i Payroll, hvis fraværet er over 16 dager. Hvis fraværet varer ut over 16 dager og den ansatte skal motta sykepenger direkte fra NAV, er det ingen automatikk på at fastlønnen stopper i eAccounting Payroll. Du må derfor legge inn dette manuelt på den ansatte.

Fra 1. januar ble det gjort flere endringer på lønnsarter i eAccounting Payroll. Vi anbefaler at du leser gjennom denne artikkelen for å få en komplett oversikt over alle endringer.

Når du oppretter en ny ansatt i Employees vil han automatisk bli knyttet til standard arbeidstidsoppsett i Calendar. Ansatte som har 100% stilling og arbeidstidsordning på 37,5 timer, vil få et arbeidstidsoppsett med 7,5 timer pr dag. For en deltidsansatt, f.eks. 80%, vil det opprettes et arbeidstidsoppsett med 6 timer pr dag. Hvis du ønsker et annet arbeidstidsoppsett, eller å tilpasse arbeidstiden på dagen/velge dager, må du endre dette i Calendar.

Når du legger inn ansatte i Employees, blir de automatisk knyttet til bedriftens standard ferieavtale. I denne ferieavtalen ligger det et gitt antall feriedager som den ansatte skal avvikle hvert ferieår. 

Dersom du har feriedager tilgode fra forrige år, vil disse ligge som overførte feriedager i Ferieberegningen for inneværende år. For å endre overførte feriedager må du gjøre endringer i ferieberegningen for forrige år.

Hvilke dager som er arbeidsdager og hvilke som er helligdager kan bestemmes under innstillingene i Calendar

Hvis din bedrift har egne fridager, eller ønsker å tilpasse arbeidstiden for spesielle dager/helligdager, kan du endre dette i Calendar.