Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Brev fra Skatteetaten om at det er rapportert feil eller mangelfull utgiftsgodtgjørelser.  Dersom A-meldingene ikke korrigeres for disse inntektsmottakere så vil de få for høy skattepliktig inntekt på skattemeldingen for inntektsåret 2022. Denne artikkelen viser hvordan du kan korrigere dette

Ansatte som har fast bilgodtgjørelse leverer i mange tilfeller reiseregning med kilometergodtgjørelse for å få redusert skattbar ytelse. Det er mulig å sette opp at den faste bilgodtgjørelsen reduseres automatisk. Fremgangsmåten i Payroll ser du i denne artikkelen.

Når du skal benytte funksjonen Betalt av arbeidsgiver i Expense må det opprettes en lønnsart som knyttes mot denne utleggstypen.

Vi får en del spørsmål om hvordan det er å bruke kredittkorttransaksjoner. I denne artikkelen kan du se hvordan det ser ut!

I Expense kan man ta ut rapporter for en angitt periode med diverse utvalg

Når man har Expense med integrasjon mot Payroll, så er det konteringen på lønnsartene i Payroll som bestemmer konteringen på utlegget. Alle standard utleggstyper i Expense blir automatisk koblet mot lønnsarter som er kontert på en bestemt måte.Dersom man ønsker å opprette en ny utleggstype som konteres annerledes enn standard Expense lønnsarter, må man da først opprette en ny lønnsart med den ønskede konteringen, før man oppretter utleggstypen og kobler den nye lønnsarten mot denne.

Vi anbefaler i de fleste tilfellene å opprette nye lønnsarter, istedetfor å endre de eksisterende. I mange tilfeller er også en ny lønnsart den eneste måten å tilpasse lønnsarten slik du ønsker, fordi systemlønnsartene kun kan endres til en viss grad.

Har du Pro-pakken av eAccounting Payroll, vil du her kunne legge inn lederen som skal godkjenne kostnadskrav fra Expense, timer og fravær. 

I de tilfeller man ønsker å samarbeide med en regnskapsfører i Visma.net Payroll eller Visma.net Expense, kan man enkelt delegere denne tilgangen til den personen.

Når ansatte får dekket telefon via arbeidsgiver, registrerer du lønnsart 23000 - Elektronisk kommunikasjon (naturalytelse) som fast transaksjon på de ansatte. Hvis denne ansatte i tillegg får dekket utgifter til bredbånd, enten via Visma.net Expense eller som en variabel transaksjon, registreres dette på lønnsart 23100 - Elektronisk kommunikasjon (utgiftsgodtgjørelse).  

Når en reiseregning er godkjent i Approval, er det ikke mulig å gjøre endringer. Korrigeringer må derfor gjøres i Payroll, ved å korrigere beløpet på aktuelle lønnsarter. Du må da sette på haken for Transaksjoner på lønnsarten(e) som brukes i Expense.

Dersom du har glemt passordet ditt, kan du enkelt få nytt passord ved å benytte funksjonen for "glemt passord". 

Ansatte kan nå få utbetalt reiseoppgjør fra Visma.net Expense på egen bankkonto, for eksempel direkte til kortet som er knyttet mot kontoen de benytter i forbindelse med reiser og utlegg. Du registrerer reisekonto på de ansatte under fanen Person i Employees.

Fra og med siste versjon av Mobile Employee appen vil det bli mulig å bruke appen til å ta bilde av kvitteringer.  Kamerafunksjonen i Mobile Employee er den samme som finnes i Attach. Mobile Employee tolker også kvitteringene på samme måte som Attach.

Med Visma Employee kan du blant annet hente lønnsslipp, registrere timer og sende inn utleggskrav.

Gjennom enkle tilpasninger i forhold til lønnsarter, kontoer og utlegg, vil det være mulig å hente ut rapport på enkelte utgiftsposter fra Expense.

Her finner du svar på hvordan du kan slette en kvittering knyttet til et utlegg. 

Du må legge inn rettigheter på brukerne i Visma.net for å angi hva de skal kunne se og gjøre (føre reiseregning, godkjenne, administrere oppsettet).  

Opplæringsvideo for Visma.net Expense og Approval

Med Visma Attach kan du enkelt ta bilder av dine kvitteringer, mens du er på reise. Kvitteringene sendes direkte til Visma.net Expense, slik at de ligger klare til du skal registrere din reiseregning.