Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Ansatte som har fast bilgodtgjørelse leverer i mange tilfeller reiseregning med kilometergodtgjørelse for å få redusert skattbar ytelse. Det er mulig å sette opp at den faste bilgodtgjørelsen reduseres automatisk. Fremgangsmåten i Payroll ser du i denne artikkelen.

Det har nå kommet støtte for flere timesatser per person (inntil 8 satser). Av disse kan man sette opp at 2 skal beregnes basert på en faktor (Arbeidstidsordning), og som da gjelder for alle ansatte. De 6 andre vil være frifelter på hver enkelt ansatt.

E-postmalene under er ment som et forslag til hva du som lønningsansvarlig kan sende ut til dine ansatte når dere nå skal ta i bruk Payroll. Vi vil understreke at dette kun er et forslag, hvor du som lønningsansvarlig kan justere og tilpasse e-posten slik at riktig informasjon blir gitt til deres ansatte. Les mer om hvordan du kan tilpasse informasjonen selv

Det kan være flere grunner til at man ønsker å endre e-postadressen på en ansatt. 

Når du oppretter en ansatt i Employees, har trykket på Lag bruker og den ansatte har logget inn i Visma.net, så kan navnet kun endres av den ansatte selv.

Her finner du en oversikt over informasjonen du må fylle ut på den ansatte. 

For Visma eAccounting Payroll tilbyr vi ingen lagringstjeneste etter man har sagt opp sitt abonnement i dag. Det innebærer at dataene man registrere i Payroll vil slettes i henhold til gjeldende avtalevilkår og GDPR regler. Derfor anbefaler vi kunder å hente ut de dataene de måtte ha behov for før abonnementet deres utløper.   Da de fleste data tilknyttet selve lønnen innrapporteres via A-meldingen kan man også senere hente ned A07 fra Altinn.no og se hva som er innrapportert på de forskjellige a-meldingskodene. Uavhengig av dette kan det være fordelaktig å hente ut noen forskjellige rapporter fra Visma eAccounting Payroll.   Fra modulen Payroll anbefales følgende rapporter:   Utbetalinger per ansatt/lønnsart Avstemming av A-melding mot regnskap Feriepenger Sammenstilling til inntektsmottaker Lønnslipper for alle ansatte inneværende år (dette kan ansatte hente selv ved å logge på løsningen) Dersom det er benyttet time og fraværsføring kan følgende rapporter være fordelaktig å ta vare på:   Fleksitid Overtid til avspasering Feriesaldo Alle registreringer Denne kan lastes ned til Excel og man kan velge å ta med alle registreringer gjort av alle ansatte. Personalliste (Dersom man er i en bransje som er underlagt krav om å kunne fremvise denne)   Dersom det er benyttet utlegg -og reiseregninger fra Expense modulen kan eksporten “Transaksjonsoversikt” være aktuell å ta vare på. Denne finnes under Rapporter - Reiseregning og Transaksjonsoversikt i Expense. Det kan også være nyttig å ha en kopi av alle reiseregningene også. Her kunne til eksempel alle ansatte hentet ut sine i PDF og man samlet de ett sted. NB! Vi tilbyr også en rimelig leselisens for de som ikke ønsker selv å ta vare på datene. Denne vil gi deg tilgang til å lese og hente alle data, men du kan ikke endre eller kjøre lønn. Ta kontakt med oss dersom du ønsker dette.

Ved beregning av overtid bruker eAccounting Payroll som standard satsen Grunnlag overtid på den ansatte under fanen Stilling i Employees .  Det er nå mulig å differensiere på satsene slik at du kan bruke en annen sats for beregning av overtid i Employees. 

Arbeidstidsordning er en avtale om når på døgnet arbeidet skal skje og eventuelt variasjoner i denne over en periode.

Det er nå mulig å registrere lån på ansatte i eAccounting Payroll. For å gjøre dette legger du inn lønnsart 64050 - Lån fra arbeidsgiver på den ansatte som en fast transaksjon. Du registrerer startsaldo, avdrag og rente, og Payroll vil automatisk beregne eventuell rentefordel. Les mer i denne artikkelen

Det kan være behov for å avslutte faste transaksjoner på mange ansatte. Som for eksempel at det skal være et nytt fordelsbeløp på forsikring, eller at elektronisk kommunikasjon skal gis som gave. Du finner valget Masseoppdatering nede til venstre inne i Employees.

Dersom en ansatt har krav som krever at selskapet trekker et visst beløp eller prosent fra lønnen til den ansatte, må det registreres en kreditorbetaling.  Les mer om hvordan registrere et kreditortrekk i denne artikkelen.

HRM Analytics er et rapporteringsverktøy for eAccounting Payroll og Employees. Her finnes det ulike dashboard som presenterer data i tabeller og grafiske oversikter. Alle kunder får automatisk aktivert HRM Analytics når de kjøper eAccounting Payroll. Det finnes 2 roller som gir tilgang til tjenesten: HRM Analytics Payroll/HR Administrator og HRM Analytics manager

For enkelte firmaer er det ønskelig at fastlønn og andre faste transaksjoner blir kostnadsført på forskjellige kostnadsbærere (avdeling, prosjekt mv).  MERK! Det er kun mulig å velge én kostnadsbærer. Dvs. det er ikke mulig å fordele både på avdeling og prosjekt. Les mer om dette i denne artikkelen.

En nettolønnsavtale er en avtale mellom arbeidstaker og arbeidsgiver om at arbeidsgiver skal dekke skatt og avgifter på arbeidstakers lønn og godtgjørelse. En nettolønnsavtale innebærer at nettolønnen må omregnes til bruttolønn, oppgrossing, for å finne beregningsgrunnlaget for skatten mv.

Du kan oppleve å få feilmeldingen når  du skal bekrefting/sending av betaling eller ved bekrefting av FNO rapport i eAccounting Payroll

Dersom du har ansatte med firmabil, må du opprette bilen i et eget register før du kan knytte bilen til den enkelte ansatte. 

Dersom din virksomhet benytter seg av en Bilpoolordning for den ansatte, kan dette nå rapporteres fra eAccounting Payroll. 

Etter at den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet  Employees / Oversikt , på hver person. Under fanen  Transaksjoner  kan du registrere  Faste  og  Variable transaksjoner  på den ansatte, i tillegg til  Inngående saldo  eller Hittil-verdier.