Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Her finner du hjelp til hvordan du kan beregne halv skatt i november / desember, eller endre skattetrekksbeløp på en ansatt i Payroll.

Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endrer beløpet i feltet Månedslønn på den ansatte i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrere beløpet manuelt. 

Dersom man har mange ansatte som skal legges inn i eAccounting Payroll, kan det være tidsbesparenden å lage en fil slik at de ansatte kan importeres. Vedlagt i denne artikkelen ligger konverteringsfilen for import av ansatte til Employee. 

Alle firmaer bør bestille en rapport fra AA-registeret hvert år for å gå gjennom og sjekke at de  ansatte er riktig registrert. Vi anbefaler også å gjøre dette ved en eventuell overgang til et nytt system.

Det er nå mulig å generere FNO pensjonsrapport i Payroll i XML format, og deretter laste opp manuelt hos pensjonstilbyder.  Denne rapporten vil i senere versjon også være tilgjengelig i PDF format.

Når en ansatt er sykmeldt må du registrere sykmeldingen til den ansatte i Calendar. Det vil bli generert inntektsmelding på den ansatte i Payroll, hvis fraværet er over 16 dager. Hvis fraværet varer ut over 16 dager og den ansatte skal motta sykepenger direkte fra NAV, er det ingen automatikk på at fastlønnen stopper i eAccounting Payroll. Du må derfor legge inn dette manuelt på den ansatte.

Ansatte kan nå få utbetalt reiseoppgjør fra Visma.net Expense på egen bankkonto, for eksempel direkte til kortet som er knyttet mot kontoen de benytter i forbindelse med reiser og utlegg. Du registrerer reisekonto på de ansatte under fanen Person i Employees.

Ved beregning av overtid bruker eAccounting Payroll som standard satsen Grunnlag overtid på den ansatte under fanen Stilling i Employees .  Det er nå mulig å differensiere på satsene slik at du kan bruke en annen sats for beregning av overtid i Employees. 

I Payroll er det mulig å importere transaksjoner fra en csv fil. Foreløpig så er det Visma Lønn formatet som støttes.

Etter at den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet  Employees / Oversikt , på hver person. Under fanen  Transaksjoner  kan du registrere  Faste  og  Variable transaksjoner  på den ansatte, i tillegg til  Inngående saldo  eller Hittil-verdier.

Etter at den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet  Employees / Oversikt , på hver person. Under fanen  Transaksjoner  kan du registrere  Faste  og  Variable transaksjoner  på den ansatte, i tillegg til  Inngående saldo  eller Hittil-verdier.

Dersom du skal registrere samme transaksjon på flere ansatte, kan du bruke funksjonen Masseoppdatering i Employees. Du kan bruke funksjonen for registrering av faste og variable transaksjoner, samt inngående saldo.

Det er nå mulig å legge inn utenlandsk bankkonto på den ansatte i eAccounting Payroll, slik at ansatte som ikke har norsk bankkonto kan få lønnen direkte overført til sin bank.

Dersom en ansatt har krav som krever at selskapet trekker et visst beløp eller prosent fra lønnen til den ansatte, må det registreres en kreditorbetaling. 

Skattefrie organisasjoner kan enkelt sies å være institusjoner, organisasjoner, stiftleser, selskap  eller foreninger som "ikke har erverv til formål", og derfor er fritatt for formues-og inntektsskatt. En veldedig organisasjon er en sammenslutning av personer eller virksomheter som driver frivillig virke på ikke-fortjenestebasert og ikke-offentlig basis. For eksempel idrettsforeninger og fagforeninger.

En permittering er ikke det samme som oppsigelse eller permisjon. En permittering er et midlertidig opphør av arbeidsforholdet, men slik at den permitterte arbeidstakeren fortsatt er ansatt i bedriften. Som utgangspunkt har den ansatte rett og plikt til å vende tilbake til arbeidet når permitteringen opphører. De nye reglene gjelder permitteringer som har oppstart etter 1.1.201.9  

For at ansatte skal få tilgang til Visma.net tjenestene må det lages en bruker for hver ansatt. Når dette er gjort, vil den ansatte få tilgang til Calendar, Expense og Payslip. 

Om du ikke får endret brukernavnet ditt via Mine opplysninger fordi systemet sier at epostadressen du vil endre til allerede er i bruk, så trenger du en ny epost-adresse for å bekrefte endringen.

Inne i Visma.net Employees er det mulig å legge inn en e-post adresse på en ansatt, og så opprette en bruker med denne e-postadressen. Dersom det viser seg at denne e-postaddressen er feil, har det tidligere ikke vært mulig å rette det uten å lage en sak til support. I siste versjon av Visma.net Employees kan administrator nå rette dette selv.

Det er strenge regler for å unngå beskatning av firmabil. Men, hvis ordningen med firmabil avsluttes og den ansatte leverer fra seg bilen og nøklene, vil det det etter vårt syn ikke foreligge grunnlag for beskatning.