Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Hvordan administrere firma, brukere og kunder som regnskapsfører i Visma eAccounting Payroll? Visma eAccounting Payroll ligger på Visma.net Plattformen og benytter da modulen Visma.net Admin for å håndtere og administrere bruker, firma og kunder.   Vi begynner med å beskrive noen begrep som er viktig for å forstå hvorda Visma Admin er bygget opp.   Kundeforhold   Kundeforhold er et konsept som beskriver den overordnede eieren av firmadatabasene og brukerne tilknyttet denne kunden. Kunden er også gjerne fakturamottaker og definert generelt som eier av abonnementet. En bruker kan ha tilgang til mange kundeforhold, gitt de har rollen “Customer administrator” for det kundeforholdet.     Det kan være lett å blande kundeforhold med firma. For eAccounting er dette forholdet alltid en til en. I Visma eAccounting Payroll derimot kan man ha flere firma under ett kundeforhold. Firma   Firma er selve firmadatabasene som ligger under kundeforholdet. I de fleste tilfeller er dette forholdet en til en. Det er gjerne slik at kundeforholdet og firmaet er den samme juridiske enheten. I enkelte tilfeller vil det kunne ligge flere firma under et kundeforhold, men som regnskapsfører som bruker Payroll vil det normalt være kun ett firma under ett kundeforhold og det er slik vi anbefaler det. Merk at selv om en bruker har administratorrolle for et kundeforhold må de fortsatt ha riktige roller (tilgang) til selve firmaet.     Ved bruk av bestillingsveiviseren vil man få opprette ett kundeforhold, ett firma og tildeler automatisk rett tilgang til firmaet for brukeren lagt inn i veiviseren. Opprtettes et firma manuelt under et kundeforhold må alle tjenester aktiveres, og roller til firmaet delegeres til brukere manuelt.   Tjenester til et firma aktiveres enkelt dersom man ønsker å opprette et firma manuelt ved å sette status til “På”. Aktiver alle tjenester på selskapet man oppretter. Disse er bestemt av lisensen, der man eksempelvis i Smart versjonen har Expense, mens i Start har man ikke Expense.     Brukere og Roller   I oversikten over brukere ser du hvilke brukere er koblet til dette firmaet. Her ser man navn, e-post adresse koblet til brukeren og om kontoen er aktiv. En konto er aktivert når brukeren aktiverer kontoen sin via e-posten som sendes ut automatisk når en bruker legges til i listen, eller når man oppretter en ansatt i ansattregisteret og klikker knappen “Lag bruker”. Du ser i tillegg hvem som sist endret brukeren og når.        Å legge til brukere, og da i dette tilfellet gjerne andre fra byrået som skal jobbe med en kunde klikker vi “Legg til bruker” knappen.      Begynn med å fyll ut e-post. Dersom mailen eksisterer på Visma.net plattformen vil den automatisk fylle ut med informasjon. Dersom ikke legger du til navn, etternavn og språk.   Deretter må du gi brukeren tilgang. Du klikker i nedtrekksmenyen “Gi tilgang til….” og her kan du velge både Kundeforhold eller Firma. Det vises ved at det står enten (firma) eller (kunde) etter selskapsnavnet. På et Kundeforhold kan du delegere rollen “Company administrator” som da gir adgang til Admin for den brukeren på det kundeforholdet.    Videre er det disse rollene vi velger til en administrator som skal jobbe med lønn på et bestemt firma:   Approval Absence Approver Expense Approver System Administrator Timesheet Approver Autopay Autopay Administrator Autoreport Autoreport User Calendar Absence Administrator (Medium dersom man har Smart versjon) Employees Employee Management Administrator Expense Expense Company Administrator HRM Analytics User Payroll Visma.net Payroll Administrator Visma.net Time Time Administrator (Medium dersom man har Smart versjon)   Alle rollene beskrives i detalj ved å holde musepekeren over spørsmålstegnet ved siden av rollen i Admin. Vanlig stilte spørsmål:   Jeg har satt opp en kunde via bestillingsveiviseren, men jeg ser den ikke inne i Payroll?   Kontroller om kunden har godkjent TOS (Avtalevilkårene). Dette ser du ved å gå til bestillingsveiviseren og ved å klikke oppe til høyre og velge “Mine bestillinger”. Her kan du se status på kunden. Er TOS godkjent? Vis ja så skal man kunne aktivere selskapet herfra. Dersom man ikke ser kunden i det hele tatt kan det være at man har satt opp en annen e-post adresse til byrået i oppstartsveiviseren enn den brukeren man bruker. Hvordan legger jeg til en ny ansatt hos byrået som skal jobbe med et firma, men jeg vil ikke at de skal kunne endre brukere?   Gå til Visma Admin - søk opp kundeforholdet oppe til høyre og klikk brukere og roller. Klikk så legg til bruker og legg til den nye ansatte sin e-post. Deleger så roller på Firmanivå og ikke Kundenivå. Kan jeg gi noen hos min klient tilgang til å kjøre lønn, feks en daglig leder? Ja, når du registerer ansatte i ansattregisteret og klikker på knappen "lag bruker" vil denne brukeren finnes i Admin. Du kan nå velge den ansatte fra brukere i Admin, og under roller delegere roller med tilgang til Payroll og Employees.

I Payroll er det mulig å importere transaksjoner fra en csv fil. Foreløpig så er det Visma Lønn formatet som støttes.

Etter at den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet  Employees / Oversikt , på hver person. Under fanen  Transaksjoner  kan du registrere  Faste  og  Variable transaksjoner  på den ansatte, i tillegg til  Inngående saldo  eller Hittil-verdier.

eAccounting Payroll leveres med 2 standard ferieavtaler, Feriepenger 12% og Feriepenger 10,2%. Fra og med opptjeningsåret 2021 er det mulig å opprette en egen ferieavtale med annen feriepengeprosent. Er feriepengeprosenten over 12,34% vil overskytende del alltid være trekkpliktig. Dette håndteres automatisk i systemet.

Stortinget har vedtatt å innføre en ny kompensasjonsordning for arbeidstakere som ikke kommer seg på jobb i Norge på grunn av strenge innreiserestriksjoner. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å forskuttere denne kompensasjonen til arbeidstaker. NAV vil deretter refundere beløpet til arbeidsgiver.

Med ambulerende virksomhet menes alle tilfeller hvor arbeidstaker utfører hoveddelen av arbeidet i en annen sone enn der virksomheten drives, og hvor det ikke er plikt til å registrere en underenhet i denne andre sonen.   Fra 2021 skal arbeidsgiver benytte satsen i sonen der arbeidet utføres, både når arbeidstaker ambulerer til en sone med høyere sats og til en sone med lavere sats, enn der virksomheten er registrert.

Det kan være flere grunner til at man ønsker å endre e-postadressen på en ansatt. 

Om du ikke får endret brukernavnet ditt via Mine opplysninger fordi systemet sier at epostadressen du vil endre til allerede er i bruk, så trenger du en ny epost-adresse for å bekrefte endringen.

Her finner du en oversikt over informasjonen du må fylle ut på den ansatte. 

Har du  Pro-pakken av eAccounting Payroll, vil du her kunne legge inn lederen som skal godkjenne kostnadskrav fra Expense, timer og fravær. 

For at ansatte skal få tilgang til Visma.net tjenestene må det lages en bruker for hver ansatt. Når dette er gjort, vil den ansatte få tilgang til Calendar, Expense og Payslip. 

Det er nå mulig å generere FNO pensjonsrapport i Payroll i XML format, og deretter laste opp manuelt hos pensjonstilbyder.  Denne rapporten vil i senere versjon også være tilgjengelig i PDF format.

Fra 1. januar skal alle bedrifter oppgi  hvilket selskap de har pensjonsavtale med via a-meldingen. I denne artikkelen kan du se hvordan du korrigerer når du får meldingen "Organisasjonsnummer mangler for pensjonsselskapet".

Alle arbeidsgivere skal fra 2021 oppgi hvilket selskap de har pensjonsavtale med. Det er pensjonsinnretningens organisasjonsnummer som skal oppgis i a-meldingen. En oversikt over pensjonsinnretningenes organisasjonsumre finner du i denne artikkelen

Her finner du hjelp til hvordan du kan beregne halv skatt i november / desember, eller endre skattetrekksbeløp på en ansatt i Payroll.

Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endrer beløpet i feltet Månedslønn på den ansatte i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrere beløpet manuelt. 

Dersom man har mange ansatte som skal legges inn i eAccounting Payroll, kan det være tidsbesparenden å lage en fil slik at de ansatte kan importeres. Vedlagt i denne artikkelen ligger konverteringsfilen for import av ansatte til Employee. 

Alle firmaer bør bestille en rapport fra AA-registeret hvert år for å gå gjennom og sjekke at de  ansatte er riktig registrert. Vi anbefaler også å gjøre dette ved en eventuell overgang til et nytt system.

Når en ansatt er sykmeldt må du registrere sykmeldingen til den ansatte i Calendar. Det vil bli generert inntektsmelding på den ansatte i Payroll, hvis fraværet er over 16 dager. Hvis fraværet varer ut over 16 dager og den ansatte skal motta sykepenger direkte fra NAV, er det ingen automatikk på at fastlønnen stopper i eAccounting Payroll. Du må derfor legge inn dette manuelt på den ansatte.

Ansatte kan nå få utbetalt reiseoppgjør fra Visma.net Expense på egen bankkonto, for eksempel direkte til kortet som er knyttet mot kontoen de benytter i forbindelse med reiser og utlegg. Du registrerer reisekonto på de ansatte under fanen Person i Employees.