Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Flere fagforeninger kan ta imot trekkliste via formatet "Winorg". Ta kontakt med de(n) fagforeningen(e) du sender trekkliste til for å høre om de benytter dette formatet. Gjør de det kan du følge dette brukertipset for å få laget en fil som kan lastes opp hos Winorg.

En person som er skattepliktig bosatt i en kommune som grenser fra Sverige/Finland til Norge, og som utfører lønnet arbeid i en virksomhet (kommune) i Norge som grenser til det samme landet, defineres som grensegjenger. Disse ansatte får eget skattekort og lønnen/ytelser skal innberettes på særskilt kode (lønnsart).

Skattefrie organisasjoner kan enkelt sies å være institusjoner, organisasjoner, stiftleser, selskap  eller foreninger som "ikke har erverv til formål", og derfor er fritatt for formues-og inntektsskatt. En veldedig organisasjon er en sammenslutning av personer eller virksomheter som driver frivillig virke på ikke-fortjenestebasert og ikke-offentlig basis. For eksempel idrettsforeninger og fagforeninger.

Skattefrie organisasjoner kan enkelt sies å være institusjoner, organisasjoner, stiftelser, selskap eller foreninger som "ikke har erverv til formål", og derfor er fritatt for formues-og inntektsskatt. Les mer om skattefritak for organisasjoner hos Skatteetaten. 

Når en utenlandsk artist blir skattemessig bosatt i Norge, har arbeidsgiver plikt til å sende opplysninger over lønn mm. som er utbetalt til artisten i inneværende år for perioden før artisten blir skattepliktig bosatt.

Dersom et firma som allerede benytter Visma.net skal bytte organisasjonsnummer, er det viktig at dette gjøres korrekt. Det å bytte organsisjonsnummer er en større endringsprosess enn kun endringen i Brønnøysundregisteret. Visma.net består av mange tjenester som henger tett sammen - og flere av disse er veldig knyttet opp til organisasjonsnummeret. MERK! Firmaets organisasjonsnummer finnes i modulen Admin, men å kun endre organisasjonsnummer i dette feltet kan få store konsekvenser.

Hvordan administrere firma, brukere og kunder som regnskapsfører i Visma eAccounting Payroll? Visma eAccounting Payroll ligger på Visma.net Plattformen og benytter da modulen Visma.net Admin for å håndtere og administrere bruker, firma og kunder.   Vi begynner med å beskrive noen begrep som er viktig for å forstå hvorda Visma Admin er bygget opp.   Kundeforhold   Kundeforhold er et konsept som beskriver den overordnede eieren av firmadatabasene og brukerne tilknyttet denne kunden. Kunden er også gjerne fakturamottaker og definert generelt som eier av abonnementet. En bruker kan ha tilgang til mange kundeforhold, gitt de har rollen “Customer administrator” for det kundeforholdet.     Det kan være lett å blande kundeforhold med firma. For eAccounting er dette forholdet alltid en til en. I Visma eAccounting Payroll derimot kan man ha flere firma under ett kundeforhold. Firma   Firma er selve firmadatabasene som ligger under kundeforholdet. I de fleste tilfeller er dette forholdet en til en. Det er gjerne slik at kundeforholdet og firmaet er den samme juridiske enheten. I enkelte tilfeller vil det kunne ligge flere firma under et kundeforhold, men som regnskapsfører som bruker Payroll vil det normalt være kun ett firma under ett kundeforhold og det er slik vi anbefaler det. Merk at selv om en bruker har administratorrolle for et kundeforhold må de fortsatt ha riktige roller (tilgang) til selve firmaet.     Ved bruk av bestillingsveiviseren vil man få opprette ett kundeforhold, ett firma og tildeler automatisk rett tilgang til firmaet for brukeren lagt inn i veiviseren. Opprtettes et firma manuelt under et kundeforhold må alle tjenester aktiveres, og roller til firmaet delegeres til brukere manuelt.   Tjenester til et firma aktiveres enkelt dersom man ønsker å opprette et firma manuelt ved å sette status til “På”. Aktiver alle tjenester på selskapet man oppretter. Disse er bestemt av lisensen, der man eksempelvis i Smart versjonen har Expense, mens i Start har man ikke Expense.     Brukere og Roller   I oversikten over brukere ser du hvilke brukere er koblet til dette firmaet. Her ser man navn, e-post adresse koblet til brukeren og om kontoen er aktiv. En konto er aktivert når brukeren aktiverer kontoen sin via e-posten som sendes ut automatisk når en bruker legges til i listen, eller når man oppretter en ansatt i ansattregisteret og klikker knappen “Lag bruker”. Du ser i tillegg hvem som sist endret brukeren og når.        Å legge til brukere, og da i dette tilfellet gjerne andre fra byrået som skal jobbe med en kunde klikker vi “Legg til bruker” knappen.      Begynn med å fyll ut e-post. Dersom mailen eksisterer på Visma.net plattformen vil den automatisk fylle ut med informasjon. Dersom ikke legger du til navn, etternavn og språk.   Deretter må du gi brukeren tilgang. Du klikker i nedtrekksmenyen “Gi tilgang til….” og her kan du velge både Kundeforhold eller Firma. Det vises ved at det står enten (firma) eller (kunde) etter selskapsnavnet. På et Kundeforhold kan du delegere rollen “Company administrator” som da gir adgang til Admin for den brukeren på det kundeforholdet.    Videre er det disse rollene vi velger til en administrator som skal jobbe med lønn på et bestemt firma:   Approval Absence Approver Expense Approver System Administrator Timesheet Approver Autopay Autopay Administrator Autoreport Autoreport User Calendar Absence Administrator (Medium dersom man har Smart versjon) Employees Employee Management Administrator Expense Expense Company Administrator HRM Analytics User Payroll Visma.net Payroll Administrator Visma.net Time Time Administrator (Medium dersom man har Smart versjon)   Alle rollene beskrives i detalj ved å holde musepekeren over spørsmålstegnet ved siden av rollen i Admin. Vanlig stilte spørsmål:   Jeg har satt opp en kunde via bestillingsveiviseren, men jeg ser den ikke inne i Payroll?   Kontroller om kunden har godkjent TOS (Avtalevilkårene). Dette ser du ved å gå til bestillingsveiviseren og ved å klikke oppe til høyre og velge “Mine bestillinger”. Her kan du se status på kunden. Er TOS godkjent? Vis ja så skal man kunne aktivere selskapet herfra. Dersom man ikke ser kunden i det hele tatt kan det være at man har satt opp en annen e-post adresse til byrået i oppstartsveiviseren enn den brukeren man bruker. Hvordan legger jeg til en ny ansatt hos byrået som skal jobbe med et firma, men jeg vil ikke at de skal kunne endre brukere?   Gå til Visma Admin - søk opp kundeforholdet oppe til høyre og klikk brukere og roller. Klikk så legg til bruker og legg til den nye ansatte sin e-post. Deleger så roller på Firmanivå og ikke Kundenivå. Kan jeg gi noen hos min klient tilgang til å kjøre lønn, feks en daglig leder? Ja, når du registerer ansatte i ansattregisteret og klikker på knappen "lag bruker" vil denne brukeren finnes i Admin. Du kan nå velge den ansatte fra brukere i Admin, og under roller delegere roller med tilgang til Payroll og Employees.

eAccounting Payroll leveres med 2 standard ferieavtaler, Feriepenger 12% og Feriepenger 10,2%. Fra og med opptjeningsåret 2021 er det mulig å opprette en egen ferieavtale med annen feriepengeprosent. Er feriepengeprosenten over 12,34% vil overskytende del alltid være trekkpliktig. Dette håndteres automatisk i systemet.

Med ambulerende virksomhet menes alle tilfeller hvor arbeidstaker utfører hoveddelen av arbeidet i en annen sone enn der virksomheten drives, og hvor det ikke er plikt til å registrere en underenhet i denne andre sonen.   Fra 2021 skal arbeidsgiver benytte satsen i sonen der arbeidet utføres, både når arbeidstaker ambulerer til en sone med høyere sats og til en sone med lavere sats, enn der virksomheten er registrert.

Om du ikke får endret brukernavnet ditt via Mine opplysninger fordi systemet sier at epostadressen du vil endre til allerede er i bruk, så trenger du en ny epost-adresse for å bekrefte endringen.

Har du Pro-pakken av eAccounting Payroll, vil du her kunne legge inn lederen som skal godkjenne kostnadskrav fra Expense, timer og fravær. 

For at ansatte skal få tilgang til Visma.net tjenestene må det lages en bruker for hver ansatt. Når dette er gjort, vil den ansatte få tilgang til Calendar, Expense og Payslip. 

Det er nå mulig å generere FNO pensjonsrapport i Payroll i XML format, og deretter laste opp manuelt hos pensjonstilbyder. Denne rapporten vil i senere versjon også være tilgjengelig i PDF format.

Fra 1. januar skal alle bedrifter oppgi hvilket selskap de har pensjonsavtale med via a-meldingen. I denne artikkelen kan du se hvordan du korrigerer når du får meldingen "Organisasjonsnummer mangler for pensjonsselskapet".

Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endrer beløpet i feltet Månedslønn på den ansatte i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrere beløpet manuelt. 

Alle firmaer bør bestille en rapport fra AA-registeret hvert år for å gå gjennom og sjekke at de  ansatte er riktig registrert. Vi anbefaler også å gjøre dette ved en eventuell overgang til et nytt system.

Ansatte kan nå få utbetalt reiseoppgjør fra Visma.net Expense på egen bankkonto, for eksempel direkte til kortet som er knyttet mot kontoen de benytter i forbindelse med reiser og utlegg. Du registrerer reisekonto på de ansatte under fanen Person i Employees.

Etter at den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet Employees / Oversikt, på hver person. Under fanen Transaksjoner kan du registrere Faste og Variable transaksjoner på den ansatte, i tillegg til Inngående saldo eller Hittil-verdier.

Det er nå mulig å legge inn utenlandsk bankkonto på den ansatte i eAccounting Payroll, slik at ansatte som ikke har norsk bankkonto kan få lønnen direkte overført til sin bank.

En permittering er ikke det samme som oppsigelse eller permisjon. En permittering er et midlertidig opphør av arbeidsforholdet, men slik at den permitterte arbeidstakeren fortsatt er ansatt i bedriften. Som utgangspunkt har den ansatte rett og plikt til å vende tilbake til arbeidet når permitteringen opphører. De nye reglene gjelder permitteringer som har oppstart etter 1.1.201.9