Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Ved beregning av overtid bruker eAccounting Payroll som standard satsen Grunnlag overtid på den ansatte under fanen Stilling i Employees. Det er nå mulig å differensiere på satsene slik at du kan bruke en annen sats for beregning av overtid i Employees. 

Når man klikker på Lag bruker i Employee så vil det opprettes en Visma.net bruker til de ansatte. I dag tildeles alle roller som er tilknyttet til lisensen når man klikker på Lag bruker. Dette har i en del tilfeller ført til at brukere får tildelt flere roller enn de egentlig skal ha. I denne artikkelen forklarer vi endringen som er gjort i forhold til rollegruppen Employee

Lønnsart 16126 - Tilbakeføring av lønn opptjent før dødsfall

Dersom en ansatt har krav som krever at selskapet trekker et visst beløp eller prosent fra lønnen til den ansatte, må det registreres en kreditorbetaling.  Les mer om hvordan registrere et kreditortrekk i denne artikkelen.

Her har du oversikt over terminenes normrenter

Det er nå mulig å registrere lån på ansatte i eAccounting Payroll. For å gjøre dette legger du inn lønnsart 64050 - Lån fra arbeidsgiver på den ansatte som en fast transaksjon. Du registrerer startsaldo, avdrag og rente, og Payroll vil automatisk beregne eventuell rentefordel. Les mer i denne artikkelen

Etter tilbakemeldinger har vi nå gjort det mulig for deg å legge inn timesats og årslønn direkte på den ansatte, istedetfor å regne om til månedslønn. Hvis du vil fortsette å bruke månedslønn, trenger du ikke gjøre noe da månedslønnen fortsatt ligger som standard.

HRM Analytics er et rapporteringsverktøy for eAccounting Payroll og Employees. Her finnes det ulike dashboard som presenterer data i tabeller og grafiske oversikter. Alle kunder får automatisk aktivert HRM Analytics når de kjøper eAccounting Payroll. Det finnes 2 roller som gir tilgang til tjenesten: HRM Analytics Payroll/HR Administrator og HRM Analytics manager

Alle arbeidsgivere skal fra 2021 oppgi hvilket selskap de har pensjonsavtale med. Det er pensjonsinnretningens organisasjonsnummer som skal oppgis i a-meldingen. En oversikt over pensjonsinnretningenes organisasjonsumre finner du i denne artikkelen

På kodene i Calendar kan du angi ulike parametere som påvirker løsningen. For å endre eller se på koden, gå til Calendar - Innstillinger - Koder

Når en ansatt er sykmeldt må du registrere sykmeldingen til den ansatte i Calendar. Det samme gjelder permisjoner. Det vil bli generert inntektsmelding på den ansatte i Payroll, hvis fraværet er over 16 dager. Hvis fraværet varer ut over 16 dager og den ansatte skal motta sykepenger direkte fra NAV, er det ingen automatikk på at fastlønnen stopper i eAccounting Payroll. Du må derfor legge inn dette manuelt på den ansatte.

Ansatte som har fast bilgodtgjørelse leverer i mange tilfeller reiseregning med kilometergodtgjørelse for å få redusert skattbar ytelse. Det er mulig å sette opp at den faste bilgodtgjørelsen reduseres automatisk. Fremgangsmåten i Payroll ser du i denne artikkelen.

Det har nå kommet støtte for flere timesatser per person (inntil 8 satser). Av disse kan man sette opp at 2 skal beregnes basert på en faktor (Arbeidstidsordning), og som da gjelder for alle ansatte. De 6 andre vil være frifelter på hver enkelt ansatt.

E-postmalene under er ment som et forslag til hva du som lønningsansvarlig kan sende ut til dine ansatte når dere nå skal ta i bruk Payroll. Vi vil understreke at dette kun er et forslag, hvor du som lønningsansvarlig kan justere og tilpasse e-posten slik at riktig informasjon blir gitt til deres ansatte. Les mer om hvordan du kan tilpasse informasjonen selv

Det kan være flere grunner til at man ønsker å endre e-postadressen på en ansatt. 

Når du oppretter en ansatt i Employees, har trykket på Lag bruker og den ansatte har logget inn i Visma.net, så kan navnet kun endres av den ansatte selv.

Her finner du en oversikt over informasjonen du må fylle ut på den ansatte. 

For Visma eAccounting Payroll tilbyr vi ingen lagringstjeneste etter man har sagt opp sitt abonnement i dag. Det innebærer at dataene man registrere i Payroll vil slettes i henhold til gjeldende avtalevilkår og GDPR regler. Derfor anbefaler vi kunder å hente ut de dataene de måtte ha behov for før abonnementet deres utløper.   Da de fleste data tilknyttet selve lønnen innrapporteres via A-meldingen kan man også senere hente ned A07 fra Altinn.no og se hva som er innrapportert på de forskjellige a-meldingskodene. Uavhengig av dette kan det være fordelaktig å hente ut noen forskjellige rapporter fra Visma eAccounting Payroll.   Fra modulen Payroll anbefales følgende rapporter:   Utbetalinger per ansatt/lønnsart Avstemming av A-melding mot regnskap Feriepenger Sammenstilling til inntektsmottaker Lønnslipper for alle ansatte inneværende år (dette kan ansatte hente selv ved å logge på løsningen) Dersom det er benyttet time og fraværsføring kan følgende rapporter være fordelaktig å ta vare på:   Fleksitid Overtid til avspasering Feriesaldo Alle registreringer Denne kan lastes ned til Excel og man kan velge å ta med alle registreringer gjort av alle ansatte. Personalliste (Dersom man er i en bransje som er underlagt krav om å kunne fremvise denne)   Dersom det er benyttet utlegg -og reiseregninger fra Expense modulen kan eksporten “Transaksjonsoversikt” være aktuell å ta vare på. Denne finnes under Rapporter - Reiseregning og Transaksjonsoversikt i Expense. Det kan også være nyttig å ha en kopi av alle reiseregningene også. Her kunne til eksempel alle ansatte hentet ut sine i PDF og man samlet de ett sted. NB! Vi tilbyr også en rimelig leselisens for de som ikke ønsker selv å ta vare på datene. Denne vil gi deg tilgang til å lese og hente alle data, men du kan ikke endre eller kjøre lønn. Ta kontakt med oss dersom du ønsker dette.

Arbeidstidsordning er en avtale om når på døgnet arbeidet skal skje og eventuelt variasjoner i denne over en periode.