Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Når en   a nsatt   slutter skal sluttoppgjør og feriepenger utbetales, og denne artikkelen tar for seg hvordan du går fram i Payroll.

Ansatte som slutter etter utbetalingsmåneden for feriepenger og hvor det er gjort fullt ferietrekk, kan oppleve å sitte igjen med feriedager som ikke er avviklet når de slutter. De ubenyttede feriedagene skal da utbetales til den ansatte i forbindelse med sluttoppgjøret.

 I Visma.net Payroll er feriepengefunksjonaliteten automatisert.  Dette medfører at i den måneden som er satt opp som feriemåned, vil Visma.net automatisk håndtere utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie. For at dette skal bli korrekt er det nødvendig å sjekke innstillinger og parametre som ble satt ved oppstart av programmet.

Etter at den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet  Employees / Oversikt , på hver person. Under fanen  Transaksjoner  kan du registrere  Faste  og  Variable transaksjoner  på den ansatte, i tillegg til  Inngående saldo  eller Hittil-verdier.

Ved utbetaling av feriepenger i Visma eAccounting Payroll blir arbeidsgiveravgift av feriepenger overført fra tidligere avsetning, i tillegg til at den "tilsynelatende" bokføres på nytt. Det som i praksis skjer er at  arbeidsgiveravgiften føres debet/kredit konto for arbeidsgiveravgift (5400), så det er ingen reell  kostnadsføring.

I henhold til ferieloven skal feriepenger utbetales i forbindelse med ferieavvikling. Det er imidlertid vanlig i mange bedrifter å utbetale feriepengene til fastlønnede en fast måned i året, for eksempel i juni. Dette fordi de fleste har sin hovedferie i løpet av sommermånedene. Når det gjelder utbetaling av feriepenger til timelønnede, anbefaler vi at man følger ferielovens regler og utbetaler når den ansatte avvikler ferie.   I denne artikkelen har vi samlet relevante brukertips i forbindelse med beregning og utbetaling av feriepenger i Payroll:  Ferieavtale - Endre i standard ferieavtale Ferieavtale - Opprette ny ferieavtale Knytte ferieavtalen til de ansatte Endre antall feriedager for ansatte i redusert stilling Endre antall feriedager for ansatte uten full opptjening Feriedager ved oppstart av Payroll i løpet av året Hva er forskjellen på betalte og ubetalte feriedager  Hvordan overføre feriedager til neste år manuelt Inngående saldo feriepenger Kontrollere feriepenger til utbetaling - Feriepengelisten Regler ved utbetaling av feriepenger til månedslønnede Utbetale feriepenger og trekk i lønn for ferie Utbetale feriepenger til ansatte som er permittert Utbetale sluttoppgjør Automatisk korrigering av ferietrekk for flere ansatte Bokføring arbeidsgiveravgift ved utbetaling av feriepenger   

Enkelte kunder praktiserer 0 trekk i feriemåneden, dvs at feriepengene skal utbetales og fastlønn stoppes. Siden det ikke er mulig å fjerne det automatisk genererte ferietrekket, må du føre bort bort trekket som overstiger den ansattes månedslønn. For å slippe å gjøre dette manuelt kan du opprette en lønnsart som automatisk gjør dette. 

I henhold til ferieloven skal feriepenger først utbetales når ferien tas. Hvis det er fastsatt ferie i permitteringstiden har de ansatte krav på utbetaling av feriepenger. De ansatte må melde ifra på meldekortet sitt at de tar ut ferie. 

Når du har kontrollert at ferieavtaler, feriedager, og feriepenger til utbetaling er korrekt eAccounting Payroll/Calendar, ligger ferietrekket og feriepenger til utbetaling klart i den lønnskjøringen som er standard (evnt egendefinert) utbetalings- og trekkmåned.

Du kan skrive ut feriepengelisten under   Payroll - Rapporter - Standardrapporter - Feriepenger.

Om den ansatte har feriedager tilgode fra fjoråret, så kan disse feriedagene legges inn manuelt på den ansatte, slik at de kommer med på årets feriedager tilgode.

Når du legger inn ansatte i Employees, blir de automatisk knyttet til bedriftens standard ferieavtale. I denne ferieavtalen ligger det et antall feriedager som den ansatte skal avvikle hvert ferieår. 

Når du starter opp med eAccounting Payroll i løpet av året, vil en del ansatte allerede ha avviklet deler av ferien. For at den ansatte skal få korrekt antall feriedager i Payroll, må du korrigere antall feriedager.

Dersom du har ansatte som arbeider deltid, bør du kontrollere den ansattes feriedager. Jobber en ansatt 80% og arbeidstiden er fra mandag til torsdag, vil den ansatte kun ha krav på 80% av bedriftens feriedager. Grunnen til dette er at den ansatte allerede har fri de siste 20% av uken og disse fridagene skal da gå til fratrekk på mulige antall feriedager. 

Ansatte som ikke har full opptjening av feriepenger kan motsette seg å avvikle full ferie. Dette er kun i de tilfellene hvor feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet i ferien (dvs. at trekk for lønn i ferie er høyere enn feriepenger til utbetaling).

Når standard ferieavtale er valgt ved oppstart, er det denne som blir lagt til på alle ansatte. Dersom du har opprettet en ny ferieavtale som skal knyttes til en eller flere ansatte,  må dette gjøres  på de berørte ansatte  under  Innstillinger  i  Calendar.

Dersom du ønsker å opprette en ny ferieavtale går du til  Calendar -   Innstillinger -   Selskapsinnstillinger,    og klikker på Legg til feriavtale . Denne artikkelen tar også for seg de forskjellige feltene i ferieavtalen.

Dersom du ønsker å endre i en standard ferieavtale går du til Calendar - Innstillinger - Selskapsinnstillinger, markerer avtalen og klikker på Endre.

Feriedager tilgode fra forrige år, ligger som overførte feriedager under Calendar - Ferieberegning for inneværende år på ansatte. For fastlønnede vil endring av antall dager her medføre retroaktive transaksjoner, dersom det allerede er trukket i lønn for ferie. Dersom du skal endre overførte feriedager for fastlønnede er det forskjellige fremgangsmåter avhengig av når du tok i bruk Visma.net Payroll.  I dette brukertipset vil vil illustrere dette med noen eksempler:   Startet med Visma.net Payroll i 2019 etter at feriepenger for 2019 var utbetalt I dette eksemplet er det ikke utbetalt feriepenger i Payroll i 2019 og du kan da endre ferieberegningen på den ansatt.    Velg Calendar - Ferieberegning. Påse at du har valgt inneværende under Ferieåret år i feltet til venstre:   På ferieberegningen for ansatt nr 1011 står det 17 overførte dager. Dette skulle vært 10: For å endre dette velger du Forrige under Ferieåret på venstre side og åpner ferieberegningen til den ansatte, i vårt eksempel ansatt 1011. I dette eksemplet må vi korrigere antallet i feltet Ordinære dager under Opprinnelig saldo: Den ansatte står med 25 dager som opprinnelig saldo og 17 som nåværende. Det betyr at han har avviklet (registrert) 8 feriedager i Calendar. Når han i tillegg skal overføre 10 feriedager korrigerer vi opprinnelig saldo til 18 dager. Klikk deretter Lagre, bytt Ferieåret til Inneværende og åpne ferieberegningen på den ansatte. Saldoen på overførte feriedager er da endret til 10.   Startet med Visma.net Payroll i 2019 (eller tidligere) før feriepenger for 2019 var utbetalt For å få korrekt antall overførte feriedager, må du registrere feriedagene i Visma.net Calendar på den ansatte slik at saldoen reduseres til det antallet som skal overføres.   NB! Dersom den ansatte er tilknyttet en ferieavtale som har løpende trekk for ferie (ikke standard), vil dette medføre trekk i lønn når du registrerer ferien: For å unngå at registreringen påvirker lønn kan du krysse av for Historisk registrering når du registrer ferie for 2019.   NB! For ansatte med avlønningstype Timelønn vil endring av feriedager ikke påvirke lønn.