Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Når en   a nsatt   slutter skal sluttoppgjør og feriepenger utbetales, og denne artikkelen tar for seg hvordan du går fram i Payroll.

Ansatte som slutter etter utbetalingsmåneden for feriepenger og hvor det er gjort fullt ferietrekk, kan oppleve å sitte igjen med feriedager som ikke er avviklet når de slutter. De ubenyttede feriedagene skal da utbetales til den ansatte i forbindelse med sluttoppgjøret.

I henhold til ferieloven skal feriepenger utbetales i forbindelse med ferieavvikling. Det er imidlertid vanlig i mange bedrifter å utbetale feriepengene til fastlønnede en fast måned i året, for eksempel i juni. Dette fordi de fleste har sin hovedferie i løpet av sommermånedene. Når det gjelder utbetaling av feriepenger til timelønnede, anbefaler vi at man følger ferielovens regler og utbetaler når den ansatte avvikler ferie.   I denne artikkelen har vi samlet relevante brukertips i forbindelse med beregning og utbetaling av feriepenger i Payroll:  Ferieavtale - Endre i standard ferieavtale Ferieavtale - Opprette ny ferieavtale Knytte ferieavtalen til de ansatte Endre antall feriedager for ansatte i redusert stilling Endre antall feriedager for ansatte uten full opptjening Feriedager ved oppstart av Payroll i løpet av året Hva er forskjellen på betalte og ubetalte feriedager  Hvordan overføre feriedager til neste år manuelt Inngående saldo feriepenger Kontrollere feriepenger til utbetaling - Feriepengelisten Regler ved utbetaling av feriepenger til månedslønnede Utbetale feriepenger og trekk i lønn for ferie Utbetale feriepenger til ansatte som er permittert Utbetale sluttoppgjør Automatisk korrigering av ferietrekk for flere ansatte Bokføring arbeidsgiveravgift ved utbetaling av feriepenger   

Etter at den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet  Employees / Oversikt , på hver person. Under fanen  Transaksjoner  kan du registrere  Faste  og  Variable transaksjoner  på den ansatte, i tillegg til  Inngående saldo  eller Hittil-verdier.

eAccounting Payroll leveres med 2 standard ferieavtaler, Feriepenger 12% og Feriepenger 10,2%. Fra og med opptjeningsåret 2021 er det mulig å opprette en egen ferieavtale med annen feriepengeprosent. Er feriepengeprosenten over 12,34% vil overskytende del alltid være trekkpliktig. Dette håndteres automatisk i systemet.

I henhold til ferieloven skal feriepenger først utbetales når ferien tas. Hvis det er fastsatt ferie i permitteringstiden har de ansatte krav på utbetaling av feriepenger. De ansatte må melde ifra på meldekortet sitt at de tar ut ferie. 

Visma eAccounting Payroll leveres med 2 standardavtaler for ferie, Feriepenger 12% og Feriepenger 10,2%. Dersom du ikke kan benytte disse standardavtalene må du opprette en ny ferieavtale. Under Calendar - Innstillinger - Selskapsinnstillinger  ligger ferieavtalen som er standard for ditt selskap, og er den som ble valgt under onboardingen av firmaet.

Visma eAccounting Payroll trekker automatisk ansatte for ferie i henhold til valget som er gjort på ferieavtalen den ansatte tilhører. Enkelte kunder praktiserer 0 trekk i feriemåneden, dvs at feriepengene skal utbetales og fastlønn stoppes. I disse tilfellene anbefaler vi at du oppretter en egen ferieavtale, hvor du velger  Ikke ferietrekk, i feltene "Ferietrekk for fastlønnede" og "Ferietrekk for aldersbestemt ferie"

Når du legger inn ansatte i Employees, blir de automatisk knyttet til bedriftens standard ferieavtale. I denne ferieavtalen ligger det et gitt antall feriedager som den ansatte skal avvikle hvert ferieår. 

Når du starter opp med eAccounting Payroll bør du registrere historisk fravær i  Calendar. Som et minimum må du registrere inn alle pågående permisjoner, da disse skal rapporteres i a-meldingen.

Du kan skrive ut feriepengelisten under   Payroll - Rapporter - Standardrapporter - Feriepenger.

Dersom du har feriedager tilgode fra forrige år, vil disse ligge som overførte feriedager i Ferieberegningen for inneværende år. For å endre overførte feriedager må du gjøre endringer i ferieberegningen for forrige år.

 I Visma.net Payroll er feriepengefunksjonaliteten automatisert.  Dette medfører at i den måneden som er satt opp som feriemåned, vil Visma.net automatisk håndtere utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie. For at dette skal bli korrekt er det nødvendig å sjekke innstillinger og parametre som ble satt ved oppstart av programmet.

Ved utbetaling av feriepenger i Visma eAccounting Payroll blir arbeidsgiveravgift av feriepenger overført fra tidligere avsetning, i tillegg til at den "tilsynelatende" bokføres på nytt. Det som i praksis skjer er at  arbeidsgiveravgiften føres debet/kredit konto for arbeidsgiveravgift (5400), så det er ingen reell  kostnadsføring.

Når du har kontrollert at ferieavtaler, feriedager, og feriepenger til utbetaling er korrekt eAccounting Payroll/Calendar, ligger ferietrekket og feriepenger til utbetaling klart i den lønnskjøringen som er standard (evnt egendefinert) utbetalings- og trekkmåned.

Om den ansatte har feriedager tilgode fra fjoråret, så kan disse feriedagene legges inn manuelt på den ansatte, slik at de kommer med på årets feriedager tilgode.

Dersom du har ansatte som arbeider deltid, bør du kontrollere den ansattes feriedager. Jobber en ansatt 80% og arbeidstiden er fra mandag til torsdag, vil den ansatte kun ha krav på 80% av bedriftens feriedager. Grunnen til dette er at den ansatte allerede har fri de siste 20% av uken og disse fridagene skal da gå til fratrekk på mulige antall feriedager. 

Ansatte som ikke har full opptjening av feriepenger kan motsette seg å avvikle full ferie. Dette er kun i de tilfellene hvor feriepengene ikke dekker lønnsbortfallet i ferien (dvs. at trekk for lønn i ferie er høyere enn feriepenger til utbetaling).

Når standard ferieavtale er valgt ved oppstart, er det denne som blir lagt til på alle ansatte. Dersom du har opprettet en ny ferieavtale som skal knyttes til en eller flere ansatte,  må dette gjøres  på de berørte ansatte  under  Innstillinger  i  Calendar.

Dersom du ønsker å endre i en standard ferieavtale går du til Calendar - Innstillinger - Selskapsinnstillinger, markerer avtalen og klikker på Endre.