Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

I de tilfeller man ønsker å samarbeide med en regnskapsfører i Visma.net Payroll eller Visma.net Expense, kan man enkelt delegere denne tilgangen til den personen.

Når ansatte får dekket telefon via arbeidsgiver, registrerer du lønnsart 23000  - Elektronisk kommunikasjon (naturalytelse) som fast transaksjon på de ansatte. Hvis denne ansatte i tillegg får dekket utgifter til bredbånd, enten via Visma.net Expense eller som en variabel transaksjon, registreres dette på lønnsart 23100   -  Elektronisk kommunikasjon (utgiftsgodtgjørelse).  

Når en reiseregning er godkjent i Approval, er det ikke mulig å gjøre endringer. Korrigeringer må derfor gjøres i Payroll, ved å korrigere beløpet på aktuelle lønnsarter. Du må da sette på haken for Transaksjoner på lønnsarten(e) som brukes i Expense.

Dersom du har glemt passordet ditt, kan du enkelt få nytt passord ved å benytte funksjonen for "glemt passord". 

Ansatte kan nå få utbetalt reiseoppgjør fra Visma.net Expense på egen bankkonto, for eksempel direkte til kortet som er knyttet mot kontoen de benytter i forbindelse med reiser og utlegg. Du registrerer reisekonto på de ansatte under fanen Person i Employees.

Fra og med siste versjon av Mobile Employee appen vil det bli mulig å bruke appen til å ta bilde av kvitteringer.  Kamerafunksjonen i Mobile Employee er den samme som finnes i Attach. Mobile Employee tolker også kvitteringene på samme måte som Attach.

Med Visma Employee kan du blant annet hente lønnsslipp, registrere timer og sende inn utleggskrav.

Gjennom enkle tilpasninger i forhold til lønnsarter, kontoer og utlegg, vil det være mulig å hente ut rapport på enkelte utgiftsposter fra Expense.

Her finner du svar på hvordan du kan slette en kvittering knyttet til et utlegg. 

Her finner du en beskrivelse på hvordan du kan slette en kvittering i Attach-appen.

Vi får en del spørsmål om hvordan det er å bruke kredittkorttransaksjoner. I denne artikkelen kan du se hvordan det ser ut!

Visma.net Expense reiseregning system er integrert med Mamut og kan du fylle ut reiseregningen når og hvor det måtte passe, på nettbrett, PC eller Mac og importere til Mamut og utbetale via lønn.   Vi vet du heller vil bruke tiden din på det du er best til – nemlig å drive bedriften. Derfor har vi laget en løsning som gjør det enkelt for deg og dine ansatte å føre reiseregninger, med integrasjon mot Mamut for utbetaling via lønn.

Du må legge inn rettigheter på brukerne i Visma.net for å angi hva de skal kunne se og gjøre (føre reiseregning, godkjenne, administrere oppsettet).  

Når du skal benytte funksjonen Betalt av arbeidsgiver i Expense må det opprettes en lønnsart som knyttes mot denne utleggstypen. Lønnsarten opprettes i Payroll - Innstillinger - Regler - Lønnsarter.

Opplæringsvideo for Visma.net Expense og Approval

Vi har oppdaget at diett-typen Kompensasjonstillegg utland blir feilaktig behandlet som en trekkfri type i Visma.net Expense. Denne skal være trekkpliktig, dette er rapportert videre til utviklingsavdelingen vår som arbeider med en løsning på feilen. I denne artikkelen har vi et forslag til "workaround" som vil fungere for de kundene som har et lønnsystem integrert til Visma.net Expense.

Med Visma Attach kan du enkelt ta bilder av dine kvitteringer, mens du er på reise. Kvitteringene sendes direkte til Visma.net Expense, slik at de ligger klare til du skal registrere din reiseregning. 

Vi har fått noen spørsmål rundt selve bokføringen av reiseregninger med utlegg, og i denne artikkelen kommer vi med noen generelle innspill rundt dette og hvordan man kan ta ut rapporter med forslag til føring.

Under vil du finne linken til et dokument som dekker hele kom i gang prosessen for Visma.net Expense. Du finner også link til video på denne siden.

Oversikt over hvilke GPS aktører som er integrert med Visma.net