Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Ved endring av felt i Payroll så må du angi dato fra når endringen skal gjelde. Generelt anbefaler Visma å angi den 1. i den måneden du enda ikke har kjørt lønn. Dessverre er det slik at for noen felt at selv om du angir at endringen skal gjelde fra et tidspunkt, så vil endring  ha betydning tilbake i tid.

Hvis firmaet ikke har en Autopay-avtale kan du lage en bankfil basert på standarden ISO20022. Vi anbefaler at du sjekker med banken din om de har støtte for at denne filen kan lastes opp i nettbanken. 

Dersom du har ansatte som mottar lønn og andre ytelser for arbeid som er utført i utlandet og/eller på utenlandsk kontinentalsokkel, må du opprette en egen lønnsart for å utbetale ytelsen. Også styrehonorar utbetalt til person som er skattemessig bosatt utenfor Norge må innberettes på egen lønnsart. 

Alle arbeidsgivere skal fra 2021 oppgi hvilket selskap de har pensjonsavtale med. Det er pensjonsinnretningens organisasjonsnummer som skal oppgis i a-meldingen. En oversikt over pensjonsinnretningenes organisasjonsumre finner du i denne artikkelen

I denne artikkelen kan du lese mer om hvilke fraværskoder i Calendar som medfører utbetaling/trekk for henholdsvis månedslønnede og timelønnede i Payroll.

Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endrer beløpet i feltet Månedslønn på den ansatte i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrere beløpet manuelt. 

Du kan nå masseoppdatere lønn på alle ansatte. Denne funksjonen er foreløpig i en betaversjon. Det innebærer at vi fortsatt jobber med å forbedre ytelsen på rutinen, samt at det kan forekomme visningsfeil i Employees etter at lønnen er oppdatert (løses ved å oppdatere bildet). 

Når lønnen til en ansatt skal endres, må du angi fra hvilken dato denne endringen gjelder ifra. Her hender det at man taster/velger feil. Her beskriver vi hvordan rette dette.

Norske firmaer som har svenske ansatte kan oppleve at det må trekkes svensk skatt og/eller arbeidsgiver-/trygdeavgift. I dette brukertipset så har vi forslag til en mulig løsning som gjør at skatten og arbeidsgiveravgiften beregnes automatisk.

Som standard har alle ansatte mulighet til å registrere alle arbeidstidskodene som finnes i lønnsystemet. Du kan velge å endre på dette om ønskelig, slik at noen eller alle ansatte kun får opp enkelte arbeidstidskoder ved registrering i Calendar.  

Du kan benytte lønnsart 10090 - Stopp fastlønn, hvis en ansatt ikke skal ha utbetalt hele eller deler av sin fastlønn i en måned.  Siden denne lønnsarten er datosensitiv vil systemet deleberegne trekket hvis du angir et trekk for spesifikke datoer og ikke hele måneden.

Her tar vi for oss ulike problemstillinger angående innlogging i eAccounting Payroll / Connect, og løsningene på disse.

På lønnsartene i Payroll under fanen Innberetning A-melding ligger det et felt for Rapporteringsperiode. Dette avgjør hvilken periode en transaksjon blir innrapportert, basert på transaksjonsdato og hvilket fortegn transaksjonen har (utbetaling eller trekk).

I eAccounting Payroll gir rapporten Terminoppgjør en oversikt over hva du skal betale i forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift for en termin. Rapporten inneholder også nødvendig  betalingsinformasjon. Du finner rapporten under Rapporter - Standardrapporter - Terminoppgjør.

Om man har ansatte som ikke ønsker å trekkes halv skatt, eller man ønsker å endre et skattetrekksbeløp på en ansatt, så kan både beregning av halv skatt og skattetrekksbeløp  overstyres på hver enkelt ansatt.

Ved beregning av overtid bruker eAccounting Payroll som standard satsen Grunnlag overtid på den ansatte under fanen Stilling i Employees. Det er nå mulig å differensiere på satsene slik at du kan bruke en annen sats for beregning av overtid i Employees. 

Under Rapporter - Standardrapporter i eAccounting Payroll finner du rapporten Avstemming av A-melding mot regnskap. Rapporten viser kolonne over hva som er innrapportert og hva som er bokført for en eller flere måneder. Hvis det er avvik mellom hva som er innrapportert og hva som er bokført, vises tallene i rødt.

Når man klikker på Lag bruker i Employee så vil det opprettes en Visma.net bruker til de ansatte. I dag tildeles alle roller som er tilknyttet til lisensen når man klikker på Lag bruker. Dette har i en del tilfeller ført til at brukere får tildelt flere roller enn de egentlig skal ha. I denne artikkelen forklarer vi endringen som er gjort i forhold til rollegruppen Employee

Når firmaet mottar refusjon fra NAV (sykepenger, feriepenger av sykepenger) så må dette registreres slik at firmaet får redusert arbeidsgiveravgiften. 

Det er innført ekstra arbeidsgiveravgift på 5 prosent på den delen som overstiger 750 000 kroner i lønnsinntekt fom. innteksåret 2023.