Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

 I Visma.net Payroll er feriepengefunksjonaliteten automatisert. Dette medfører at i den måneden som er satt opp som feriemåned, vil Visma.net automatisk håndtere utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie. For at dette skal bli korrekt er det nødvendig å sjekke innstillinger og parametre som ble satt ved oppstart av programmet.

Med ambulerende virksomhet menes alle tilfeller hvor arbeidstaker utfører hoveddelen av arbeidet i en annen sone enn der virksomheten drives, og hvor det ikke er plikt til å registrere en underenhet i denne andre sonen.   Fra 2021 skal arbeidsgiver benytte satsen i sonen der arbeidet utføres, både når arbeidstaker ambulerer til en sone med høyere sats og til en sone med lavere sats, enn der virksomheten er registrert.

Funksjonaliteten for fagforening er nå tilgjengelig for alle kunder. Her kan du lese mer om hvordan ta dette i bruk.

Alle lønnsarter i Payroll som slutter på 0 i nummeret, er systemlønnsarter som vedlikeholdes av Payroll. Så dersom du har behov for å gjøre endringer på en slik lønnsart (bortsett fra å endre kontotype/konto), anbefaler vi at du tar kopi av lønnsarten og lager en egen.

I Expense har du muligheten til å ta ut oversiktsrapporter for reiseregningene dine til enten Excel, PDF eller Word. 

I Expense kan du ha en utleggstype hvor bruker registrerer et antall, og så ligger satsen fast på typen. Dette brukes ofte i tilfeller hvor man på reise får ulik bedriftsspesiell godtgjørelse, kursholdere, godtgjørelse for overnatting o.l

Når en ansatt skal registrere i kalenderen, vil mulige valg være arbeidstid og fravær. Hvilke alternativer som kommer opp avhenger av hvilke koder for arbeidstid og fravær som ligger i systemet. Du kan velge å opprette nye fraværskoder dersom dette er ønskelig. 

Når en ansatt skal registrere i kalenderen, vil mulige valg være arbeidstid og fravær. Hvilke alternativer som kommer opp avhenger av hvilke koder for arbeidstid og fravær som ligger i systemet. Du kan velge å opprette nye arbeidstidskoder dersom dette er ønskelig.

En timeliste vil gi en leder/administrator en oversikt over registrert fravær og arbeidstid hos en bruker.

For å få en oversikt over hva som er innberettet av arbeidsgiveravgift, skatt, innrapportert lønn, arbeidsforhold etc. kan man ta ut en kontrollrapport. Den kan også taes ut før du sender inn a-meldingen for å kontrollere at opplysningene stemmer. Tilbakemeldingsrapporten inneholder betalingsinformasjon og detaljert tilbakemelding om eventuelle feil på firma, skatt og ansatt

Av og til har man behov for å kjøre en ekstra lønnskjøring, eller endre informasjon på en ansatt etter at lønnskjøring er bekreftet, eller at a-melding for perioden allerede er innsendt og godkjent. I denne artikkelen tar vi for oss 2 forskjellig scenarioer og viser hvordan du får innrapportert ekstra informasjon.

Når du bekrefter betalingen i den pågående lønnskjøringen, vil A-meldingen bli generert og klar til å sendes. Denne artikkelen forklarer hvordan du sender inn a-melding i Payroll, og henter tilbakemelding

Dersom du opplever å få feil i a-meldingen, enten at den er avvist eller må kontrolleres, så må dette rettes før du kan sende inn en ny erstatningsmelding i samme periode.

 Alle lønnsarter som skal innberettes i a-meldingen må være avhuket Rapportering til a-meldingen for at de skal rapporteres inn i a-ordningen.

I tjenesten Employees, og under menyen Innstillinger > Selskapsinnstillinger > Generelt finnes det et avsnitt som heter Skatt/Virksomhetsnummer. Disse feltene har betydning for a-meldingen.

Altinn er myndighetenes offisielle kanal for rapportering til det offentlige over Internett. Se www.altinn.no for mer informasjon. Forespørsel av skattekortopplysninger og a-melding sender du elektronisk via Altinn. Les mer om hvordan du setter opp dette i denne artikkelen

Når man starter opp med Payroll (med overgang fra annet lønnssystem) legger man normalt inn startdato den første måneden man tar i bruk programmet, og at arbeidsforholdet er avsluttet i det gamle. Om den ansatte da ønsker å registrere egenmelding i Calendar vil det gi en feilmelding om at Mimimum ansettelsesperiode er 2 måneder, selv om den ansatte har vært ansatt i firmaet lenge før denne datoen.

Når en  ansatt slutter skal sluttoppgjør og feriepenger utbetales, og denne artikkelen tar for seg hvordan du går fram i Payroll.

Du må definere en arbeidsflyt i Approval. Den definerer regler for hvem som kan godkjenne de ansattes timelister.

Når firmaet er opprettet, må du sørge for at lønningsansvarlig får de rette rollene. Dersom en eller flere roller mangler, vil tilgangen til de ulike modulene kanskje ikke fungere som ønskelig.