Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

I de tilfeller man ønsker å samarbeide med en regnskapsfører i Visma.net Payroll eller Visma.net Expense, kan man enkelt delegere denne tilgangen til den personen.

I noen tilfeller har vi på support behov for tilgang til ditt Visma.net miljø for å kunne bistå deg med å løse en supportsak eller lignende. Du kan derfor gi en bestemt Visma konsulent tilgang i en begrenset periode. Når tilgangen utløper, mister supportkonsulenten automatisk tilgang til ditt Visma.net miljø. På denne måten slipper du å fjerne tilgangen igjen når saken er løst, og kan forsikre deg om at kun de du ønsker har tilgang til ditt Visma.net miljø.

Dersom du har feriedager tilgode fra forrige år, vil disse ligge som overførte feriedager i Ferieberegningen for inneværende år. For å endre overførte feriedager må du gjøre endringer i ferieberegningen for forrige år.

Her finner du en veiledning for de ulike fanene og feltene i ferieavtalen. 

Feilmeldingen kommer fra Altinn og indikerer at en ansatt har positivt forskuddstrekk. Dette betyr at forskuddstrekket kommer som en utbetaling og ikke et trekk. Det er ikke tillatt at totalt forskuddstrekk for inntektsmottaker for måneden er positivt og må derfor korrigeres for å få godkjent a-meldingen.    

Payroll sjekker nå hvilken Betalingsmetode som er valgt på den enkelte fagforening under Innstillinger - Fagforening i Employees og om firmaet remitterer via Autopay. Dette avgjør hvordan trekket bokføres.

Funksjonaliteten for fagforening er nå tilgjengelig for alle kunder. Her kan du lese mer om hvordan ta dette i bruk.

Før du ringer oss i januar er det viktig at du er kjent med innholdet i denne artikkelen. Denne artikkelen vil kunne hjelpe deg gjennom årsavslutningen.

Når ansatte får dekket telefon via arbeidsgiver, registrerer du lønnsart 23000  - Elektronisk kommunikasjon (naturalytelse) som fast transaksjon på de ansatte. Hvis denne ansatte i tillegg får dekket utgifter til bredbånd, enten via Visma.net Expense eller som en variabel transaksjon, registreres dette på lønnsart 23100   -  Elektronisk kommunikasjon (utgiftsgodtgjørelse).  

Når en reiseregning er godkjent i Approval, er det ikke mulig å gjøre endringer. Korrigeringer må derfor gjøres i Payroll, ved å korrigere beløpet på aktuelle lønnsarter. Du må da sette på haken for Transaksjoner på lønnsarten(e) som brukes i Expense.

Fra 01.01.21 er lønnsart 23100 - Elektronisk kommunikasjon - utgiftsgodtgjørelse (ikke trekkpliktig) endret slik at denne gir utbetaling og bokføring.

Hvis en ytelse som tilhører 2020 ikke har blitt innberettet, og du oppdager dette først etter at du er over i 2021, kan du opprette en ny lønnsart hvor du overstyrer transaksjonsdato tilbake til 2020.

Det er 3 nye felter som skal rapporteres i a-meldingen fra 2021. De nye feltene er Ansettelsesform, Sluttårsak og Organisasjonsnummer på pensjonsselskap.

Fra 01.11.2020 er det endring i rutiner for betaling av skatter og avgifter til Skatteetaten. Oppgavene som er overført til Skatteetaten, er blant annet behandling av restskatt, skattepenger til gode, tilleggsforskudd, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift, motregning og utleggstrekk knyttet til skattekrav, skatteattester og konto-/saldoutskrift for skatt og avgift.   Tidligere betalte du til skatteoppkreveren i din kommune. Innbetaling av skatter og avgifter etter 01.11.2020 skal gjøres til et felles kontonummer. Dette felles kontonummeret erstatter de tidligere skatteoppkrevernes kontonumre. Det står mer om dette på Skatteetatens sider.   Det nye bankkontonummeret til Skatteetaten er:    6345.06.24804   Endring i Visma.net Payroll  Terminoppgjør Du trenger ikke gjøre noen endringer i innstillingene for kontonummer i Visma.net Employee. For betaling av terminoppgjør vil kontonummer bli oppdatert fra tilbakemelding på A-melding. Merk at dette vil gjelde på A-meldinger fra november 2020 slik at rapporten terminoppgjør for periode 5 ikke vil inneholde det nye kontonummeret. Utleggstrekk Skattetaten er lagt opp med riktig kontonummer i Employees - Innstillinger - Kreditorer . Ved valg av trekktype Utleggstrekk - skatt og avgift kan man nå kun velge Skatteetaten. Eksisterende utleggstrekk vil oppdatere seg automatisk. MERK! Betalte du 5.termin før 01.11.2020 trenger du ikke å foreta deg noe nå.   Spørsmål til support: - Jeg har allerede lagt betalingen i nettbanken med gammelt kontonummer, med forfall 15.11, hva skal jeg gjøre nå? Du trenger ikke å foreta deg noe om du allerede har lagt betalingen i nettbanken til gammelt kontonummer. Skatteetaten vil sende betalinger til gammelt kontotonummer videre til riktig kontonummer fra nå og 12 måneder frem i tid.   - Det nye kontonummeret ligger ikke i terminoppgjør for periode 5? Payroll mottar informasjon om det nye kontonummeret fra tilbakemelding på A-meldinger. Siden A-meldinger for september og oktober ble levert før nytt kontonummer var på plass vil terminoppgjør inneholde gammelt kontonummer. På A-meldinger og terminoppgjør fra november 2020 vil det nye kontonummeret være tilgjengelig. Du kan bruke samme KID nummer som du får frem på terminoppgjøret.

Når et nytt firma opprettes med lisens for eAccounting Payroll vil en standard godkjenningsflyt bli opprettet i Approval. Approval er tjenesten  hvor alt av reiseregninger, fraværsforespørsel og timelister skal godkjennes før det automatisk blir sendt over til Payroll.

Her finner du hjelp til hvordan du kan beregne halv skatt i november / desember, eller endre skattetrekksbeløp på en ansatt i Payroll.

Ved lønnsjustering tilbake i tid, vil Payroll automatisk etterbetale lønn for tidligere måneder på den ansatte når du endrer beløpet i feltet Månedslønn på den ansatte i Employees. Vi anbefaler at du benytter automatisk etterbetaling, men ser at det i noen tilfeller kan være ønskelig å registrere beløpet manuelt. 

Når en   a nsatt   slutter skal sluttoppgjør og feriepenger utbetales, og denne artikkelen tar for seg hvordan du går fram i Payroll.

Ansatte som slutter etter utbetalingsmåneden for feriepenger og hvor det er gjort fullt ferietrekk, kan oppleve å sitte igjen med feriedager som ikke er avviklet når de slutter. De ubenyttede feriedagene skal da utbetales til den ansatte i forbindelse med sluttoppgjøret.

 I Visma.net Payroll er feriepengefunksjonaliteten automatisert.  Dette medfører at i den måneden som er satt opp som feriemåned, vil Visma.net automatisk håndtere utbetaling av feriepenger og trekk i lønn for ferie. For at dette skal bli korrekt er det nødvendig å sjekke innstillinger og parametre som ble satt ved oppstart av programmet.