Brukertips i Visma eAccounting Payroll og Expense

Hvordan administrere firma, brukere og kunder som regnskapsfører i Visma eAccounting Payroll? Visma eAccounting Payroll ligger på Visma.net Plattformen og benytter da modulen Visma.net Admin for å håndtere og administrere bruker, firma og kunder.   Vi begynner med å beskrive noen begrep som er viktig for å forstå hvorda Visma Admin er bygget opp.   Kundeforhold   Kundeforhold er et konsept som beskriver den overordnede eieren av firmadatabasene og brukerne tilknyttet denne kunden. Kunden er også gjerne fakturamottaker og definert generelt som eier av abonnementet. En bruker kan ha tilgang til mange kundeforhold, gitt de har rollen “Customer administrator” for det kundeforholdet.     Det kan være lett å blande kundeforhold med firma. For eAccounting er dette forholdet alltid en til en. I Visma eAccounting Payroll derimot kan man ha flere firma under ett kundeforhold. Firma   Firma er selve firmadatabasene som ligger under kundeforholdet. I de fleste tilfeller er dette forholdet en til en. Det er gjerne slik at kundeforholdet og firmaet er den samme juridiske enheten. I enkelte tilfeller vil det kunne ligge flere firma under et kundeforhold, men som regnskapsfører som bruker Payroll vil det normalt være kun ett firma under ett kundeforhold og det er slik vi anbefaler det. Merk at selv om en bruker har administratorrolle for et kundeforhold må de fortsatt ha riktige roller (tilgang) til selve firmaet.     Ved bruk av bestillingsveiviseren vil man få opprette ett kundeforhold, ett firma og tildeler automatisk rett tilgang til firmaet for brukeren lagt inn i veiviseren. Opprtettes et firma manuelt under et kundeforhold må alle tjenester aktiveres, og roller til firmaet delegeres til brukere manuelt.   Tjenester til et firma aktiveres enkelt dersom man ønsker å opprette et firma manuelt ved å sette status til “På”. Aktiver alle tjenester på selskapet man oppretter. Disse er bestemt av lisensen, der man eksempelvis i Smart versjonen har Expense, mens i Start har man ikke Expense.     Brukere og Roller   I oversikten over brukere ser du hvilke brukere er koblet til dette firmaet. Her ser man navn, e-post adresse koblet til brukeren og om kontoen er aktiv. En konto er aktivert når brukeren aktiverer kontoen sin via e-posten som sendes ut automatisk når en bruker legges til i listen, eller når man oppretter en ansatt i ansattregisteret og klikker knappen “Lag bruker”. Du ser i tillegg hvem som sist endret brukeren og når.        Å legge til brukere, og da i dette tilfellet gjerne andre fra byrået som skal jobbe med en kunde klikker vi “Legg til bruker” knappen.      Begynn med å fyll ut e-post. Dersom mailen eksisterer på Visma.net plattformen vil den automatisk fylle ut med informasjon. Dersom ikke legger du til navn, etternavn og språk.   Deretter må du gi brukeren tilgang. Du klikker i nedtrekksmenyen “Gi tilgang til….” og her kan du velge både Kundeforhold eller Firma. Det vises ved at det står enten (firma) eller (kunde) etter selskapsnavnet. På et Kundeforhold kan du delegere rollen “Company administrator” som da gir adgang til Admin for den brukeren på det kundeforholdet.    Videre er det disse rollene vi velger til en administrator som skal jobbe med lønn på et bestemt firma:   Approval Absence Approver Expense Approver System Administrator Timesheet Approver Autopay Autopay Administrator Autoreport Autoreport User Calendar Absence Administrator (Medium dersom man har Smart versjon) Employees Employee Management Administrator Expense Expense Company Administrator HRM Analytics User Payroll Visma.net Payroll Administrator Visma.net Time Time Administrator (Medium dersom man har Smart versjon)   Alle rollene beskrives i detalj ved å holde musepekeren over spørsmålstegnet ved siden av rollen i Admin. Vanlig stilte spørsmål:   Jeg har satt opp en kunde via bestillingsveiviseren, men jeg ser den ikke inne i Payroll?   Kontroller om kunden har godkjent TOS (Avtalevilkårene). Dette ser du ved å gå til bestillingsveiviseren og ved å klikke oppe til høyre og velge “Mine bestillinger”. Her kan du se status på kunden. Er TOS godkjent? Vis ja så skal man kunne aktivere selskapet herfra. Dersom man ikke ser kunden i det hele tatt kan det være at man har satt opp en annen e-post adresse til byrået i oppstartsveiviseren enn den brukeren man bruker. Hvordan legger jeg til en ny ansatt hos byrået som skal jobbe med et firma, men jeg vil ikke at de skal kunne endre brukere?   Gå til Visma Admin - søk opp kundeforholdet oppe til høyre og klikk brukere og roller. Klikk så legg til bruker og legg til den nye ansatte sin e-post. Deleger så roller på Firmanivå og ikke Kundenivå. Kan jeg gi noen hos min klient tilgang til å kjøre lønn, feks en daglig leder? Ja, når du registerer ansatte i ansattregisteret og klikker på knappen "lag bruker" vil denne brukeren finnes i Admin. Du kan nå velge den ansatte fra brukere i Admin, og under roller delegere roller med tilgang til Payroll og Employees.

Vi anbefaler i de fleste tilfellene å opprette nye lønnsarter, istedetfor å endre de eksisterende. I mange tilfeller er også en ny lønnsart den eneste måten å tilpasse lønnsarten slik du ønsker, fordi systemlønnsartene kun kan endres  til en viss  grad.

Dersom du har ansatte med firmabil, må du opprette bilen i et eget register før du kan knytte bilen til den enkelte ansatte. 

I Payroll er det mulig å importere transaksjoner fra en csv fil. Foreløpig så er det Visma Lønn formatet som støttes.

Når en   a nsatt   slutter skal sluttoppgjør og feriepenger utbetales, og denne artikkelen tar for seg hvordan du går fram i Payroll.

Ansatte som slutter etter utbetalingsmåneden for feriepenger og hvor det er gjort fullt ferietrekk, kan oppleve å sitte igjen med feriedager som ikke er avviklet når de slutter. De ubenyttede feriedagene skal da utbetales til den ansatte i forbindelse med sluttoppgjøret.

Denne artikkelen beskriver fremgangsmåten for hvordan du gjennomfører pensjonstrekk tilsvarende statlig/kommunal ordning, vanligvis 2% trekk. For å kunne gjennomføre pensjonstrekk med en bestemt %-sats må du opprette en ny lønnsart i Payroll. 

Vi lanserer nå en ny markedsplass for løsninger som er integrert med eAccounting Payroll.  På apps.visma.com har du mulighet til å se hvilke direkte integrasjoner som finnes mot Payroll og lese mer om disse. Det er her du går inn dersom du ønsker å ta i bruk en integrasjon mellom Payroll og et annet system du benytter deg av, eller for å se hvilke muligheter som finnes. Det er også her du aktiverer integrasjonen dersom du ønsker det. 

Som standard har alle ansatte mulighet til å registrere alle arbeidstidskodene som finnes i lønnsystemet. Du kan velge å endre på dette om ønskelig, slik at noen eller alle ansatte kun får opp enkelte arbeidstidskoder ved registrering i   Calendar.  

Feilmeldingen kommer fra Altinn og indikerer at en ansatt har positivt forskuddstrekk. Dette betyr at forskuddstrekket kommer som en utbetaling og ikke et trekk. Det er ikke tillatt at totalt forskuddstrekk for inntektsmottaker for måneden er positivt og må derfor korrigeres for å få godkjent a-meldingen.    

Når du er inne i mappen Åpne invitasjoner, kan du se en liste over alle dokumentene som ikke er signert ennå. I bedriftsvisning ser du dokumentene i mappene som brukeren har visningsrettigheter til. Dokumenter som ligger i mapper du ikke har tilgang til vil ikke vises her.

I henhold til ferieloven skal feriepenger utbetales i forbindelse med ferieavvikling. Det er imidlertid vanlig i mange bedrifter å utbetale feriepengene til fastlønnede en fast måned i året, for eksempel i juni. Dette fordi de fleste har sin hovedferie i løpet av sommermånedene. Når det gjelder utbetaling av feriepenger til timelønnede, anbefaler vi at man følger ferielovens regler og utbetaler når den ansatte avvikler ferie.   I denne artikkelen har vi samlet relevante brukertips i forbindelse med beregning og utbetaling av feriepenger i Payroll:  Ferieavtale - Endre i standard ferieavtale Ferieavtale - Opprette ny ferieavtale Knytte ferieavtalen til de ansatte Endre antall feriedager for ansatte i redusert stilling Endre antall feriedager for ansatte uten full opptjening Feriedager ved oppstart av Payroll i løpet av året Hva er forskjellen på betalte og ubetalte feriedager  Hvordan overføre feriedager til neste år manuelt Inngående saldo feriepenger Kontrollere feriepenger til utbetaling - Feriepengelisten Regler ved utbetaling av feriepenger til månedslønnede Utbetale feriepenger og trekk i lønn for ferie Utbetale feriepenger til ansatte som er permittert Utbetale sluttoppgjør Automatisk korrigering av ferietrekk for flere ansatte Bokføring arbeidsgiveravgift ved utbetaling av feriepenger   

Etter at den ansatte er lagret med påkrevde opplysninger rundt arbeidsforhold og stilling, vil du få opp en ny fane i bildet  Employees / Oversikt , på hver person. Under fanen  Transaksjoner  kan du registrere  Faste  og  Variable transaksjoner  på den ansatte, i tillegg til  Inngående saldo  eller Hittil-verdier.

eAccounting Payroll leveres med 2 standard ferieavtaler, Feriepenger 12% og Feriepenger 10,2%. Fra og med opptjeningsåret 2021 er det mulig å opprette en egen ferieavtale med annen feriepengeprosent. Er feriepengeprosenten over 12,34% vil overskytende del alltid være trekkpliktig. Dette håndteres automatisk i systemet.

Under Rapporter - Standardrapporter i eAccounting Payroll finner du rapporten Avstemming av A-melding mot regnskap. Rapporten viser kolonne over hva som er innrapportert og hva som er bokført for en eller flere måneder. Hvis det er avvik mellom hva som er innrapportert og hva som er bokført, vises tallene i rødt.

Dersom en bruker har aktivert totrinnskontroll, og enten har mistet telefonen, eller ønsker å deaktivere kontrollen, så må dette gjøres i samarbeid med oss på support.

I denne artikkelen kan du lese mer om hvordan du automatisk kan beregne firmaets andel, og trekke ansattes andel til pensjon.

Stortinget har vedtatt å innføre en ny kompensasjonsordning for arbeidstakere som ikke kommer seg på jobb i Norge på grunn av strenge innreiserestriksjoner. Det er arbeidsgiveren som har ansvaret for å forskuttere denne kompensasjonen til arbeidstaker. NAV vil deretter refundere beløpet til arbeidsgiver.

I henhold til ferieloven skal feriepenger først utbetales når ferien tas. Hvis det er fastsatt ferie i permitteringstiden har de ansatte krav på utbetaling av feriepenger. De ansatte må melde ifra på meldekortet sitt at de tar ut ferie. 

Visma eAccounting Payroll leveres med 2 standardavtaler for ferie, Feriepenger 12% og Feriepenger 10,2%. Dersom du ikke kan benytte disse standardavtalene må du opprette en ny ferieavtale. Under Calendar - Innstillinger - Selskapsinnstillinger  ligger ferieavtalen som er standard for ditt selskap, og er den som ble valgt under onboardingen av firmaet.